Diariamente as empresas realizam entregas de produtos a seus clientes gerando uma quantidade significativa de documentos, notas fiscais e canhotos. Mas, controlar todo esse volume pode virar uma dor de cabeça para qualquer empresário se não pensar na digitalização de documentos.
Esses papéis viram pilhas nos escritórios, se acumulam ao longo do tempo e ocupam grandes espaços. Sem contar as inúmeras vezes que são perdidos ou extraviados, o que pode gerar problemas na hora de comprovar a entrega de um produto, por exemplo.
Problemas como este, oriundos de uma má gestão dos comprovantes podem trazer contratempos judiciais, atrasos em pagamentos e divergências temporais, abrindo brecha para falhas nos processos, relatórios e na tomada de decisões.
Surge então a necessidade de buscar soluções para digitalizar todo esse volume de documentos e até para evitar ações judiciais por eventuais falta de comprovação legal.
Sua empresa segura e ambientalmente responsável com a digitalização de documentos
É verdade, já é possível ter uma empresa com acervo documental 100% digitalizado sem prejuízos com a legislação. Isso garante segurança, agilidade e mais eficiência para lidar com dados – sensíveis ou não – da sua empresa, de fornecedores e clientes.
No entanto, antes de adotar o processo de digitalização em sua empresa, você precisa entender que esta técnica vai além de “converter” os documentos do formato físico para o formato digital.
Para esclarecer, basicamente, o serviço se divide em etapas importantes que são executadas de acordo com os objetivos e necessidades do cliente, levando em consideração as tecnologias embarcadas e dimensões do projeto.
Etapas do processo de digitalização de documentos:
- Triagem: consiste na análise do acervo para separar documentos que ainda têm validade legal e precisam ser digitalizados e os que podem ser descartados de forma segura. Nesta etapa também se faz o tratamento dos documentos físicos, como retirada de grampos e eliminação de poeira, por exemplo.
- Separação: é fundamental para um bom desempenho e organização dos documentos digitalizados. Nesta etapa os documentos são divididos em categorias pré-definidas de acordo com o projeto e é a “base” da Gestão Documental.
- Digitalização: é a conversão do documento físico em documento digital que aqui vamos dividir em duas partes:
- Em primeiro lugar, este processo pode ser realizado por meio de scanners de alta performance, de forma centralizada ou decentralizada;
- Em segundo lugar, por aplicações mobile com inteligência artificial e chat bot que utiliza apps de mercado como WhatsApp ou Telegram, capazes de garantir a integridade das informações coletadas de qualquer documento.
Depois desses processos básicos para realizar a digitalização propriamente dita, vêm as etapas de armazenamento em nuvem e gestão eletrônica dos documentos capturados (GED/ECM). Mas, este serviço varia de acordo com cada projeto.
Os benefícios para sua empresa – investimento x retorno
A digitalização entra em sua empresa como um investimento, pois através deste processo você vai potencializar questões fundamentais para a confiança dos seus colaboradores, investidores e parceiros, bem como garantir:
- Segurança de dados;
- Preservação do acervo;
- Agilidade no uso de documentos;
- Liberação de espaço físico;
- Economia de recursos financeiros;
- Aumento da produtividade;
- Acesso remoto a qualquer tipo de documento;
- Mais agilidade e segurança para fechar negócios.
Easy Doc Comprovante Legal!
A Easy Doc, em parceria com a Vinco Tecnologia desenvolveu a solução Comprovante Legal onde é possível transformar qualquer documento em papel em uma imagem digital com validade legal.
O Comprovante Legal recebe imagens de várias origens ou captura registros através de câmeras, celulares ou scanners, aplica um “lacre digital” com validade legal, armazena em ambiente seguro e permite a gestão completa do documento.
Ou seja, o Comprovante Legal pode substituir o uso do papel em várias operações da sua empresa, seja na gestão, transporte, entregas, documentos fiscais, não fiscais e muito mais.
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