Descubra quais são os principais benefícios da admissão digital para o seu negócio

Easy Doc RH - Admissão Digital
Foto de documento para onboarding

Vamos falar nesse artigo sobre os principais benefícios da admissão digital para o seu negócio. Continue lendo para saber mais!

Estamos em uma era em que simples aplicativos para telefone oferecem soluções para problemas do dia a dia. Tudo isso com apenas alguns cliques. Isso é uma consequência da transformação digital, que vinha, desde o começo de 2020, demonstrando ser a mais nova tendência corporativa ao redor do mundo.

Com a propagação do coronavírus e medidas de isolamento social, empresas tiveram que deixar seus escritórios e migrar suas reuniões e outros processos para dentro do ambiente online. A admissão digital, por exemplo, revolucionou os setores de RH e departamento pessoal, e possibilitou que novos colaboradores fossem contratados de maneira 100% remota.

Graças a isso, agora um documento pode ser compartilhado em questão de segundos com outras pessoas, com muito mais eficiência e segurança. E, opcionalmente, o contrato de trabalho e formulários podem ser assinados de forma digital, sem a necessidade de um encontro presencial. Imagine administrar as contratações da sua empresa onde quer esteja. É o sonho de todo RH, não é mesmo?

Os 5 principais benefícios da admissão digital

Admissão Digital

1. Eliminação das tarefas repetitivas

Uma das principais vantagens da admissão digital é o fim das tarefas repetitivas no dia a dia. Agora, com plataformas de gestão de RH e departamento pessoal, tudo é feito de maneira automatizada, com mais eficiência e agilidade.

Nesse sentido, informações essenciais para contratação de novos funcionários ficam reunidas em um só lugar — armazenadas em nuvem — e podem ser encontradas a qualquer momento. Portanto, os dados são obtidos de forma precisa, segura e rápida.

2. Processos mais ágeis

É fato que usar tecnologias na hora de selecionar os candidatos às vagas de emprego da sua empresa traz mais agilidade para os processos.

Diante disso, os recrutadores conseguem encontrar profissionais mais adequados ao fit cultural desejado. A consequência dessa seleção mais otimizada é a ampliação da competitividade e mais valor agregado à imagem do seu negócio enquanto empregador.

3. Economia de tempo para focar na estratégia

Aquela premissa clichê “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira.

A automação dos processos seletivos aumenta a produtividade e permite que a equipe de RH ou departamento financeiro elaborem estratégias para fortalecer a imagem da empresa interna e externamente como um bom local de trabalho. Com isso, é possível atrair os melhores especialistas em cada área para o seu time de colaboradores.

4. Relacionamentos mais próximos

Aderir à admissão digital, traz o candidato, desde o primeiro momento, para mais perto da sua empresa. Trabalha com fluidez para proporcionar uma relação mais próxima antes mesmo da contratação.

Com um sistema de gestão admissional, detalhes sobre a cultura organizacional, responsabilidades do cargo e demais informações ficam claras para quem decide tentar uma oportunidade de emprego.

5. Garantia de mais segurança

A admissão digital oferece mais segurança no armazenamento de dados dos seus colaboradores e candidatos. A nuvem permite, por exemplo, que isso seja compartilhado de modo confiável e prático com vários outros departamentos.

Outro ponto benéfico é a integração com o eSocial, que assegura que a empresa está agindo conforme a legislação trabalhista na contratação, caso o regime seja CLT.

Automação para conectar a sua empresa com novos colaboradores

Que tal conhecer o Easy Doc RH e agilizar a captura dos documentos e informações?

Essa plataforma descomplica a comunicação entre o RH e colaborador, e automatiza a solicitação e envio dos documentos no processo de admissão. Quando alguém é aprovado, ela envia mensagens para o WhatsApp, Telegram ou email dos candidatos parabenizando pela conquista e um link de acesso a uma página web, que pode ser acessada pelo celular ou computador. Em seguida, já na primeira tela, encontra as orientações que facilitam o onboarding, solicitando o envio das informações e fotos de todos os documentos exigidos para ser contratado.

O Easy Doc RH conta com inteligência artificial que, aliada à humana, analisa toda a documentação enviada e gerencia a documentação e informações pendentes. Uma solução projetada para atender às necessidades do seu negócio de forma personalizada, podendo ser configurada de acordo com o fluxo do seu RH e regras para a captura de diferentes tipos de documentos.

Evite erros, extravios, tarefas repetitivas e pendências, e reduza custos, permitindo que a sua equipe tenha mais performance para atingir metas e ter um olhar mais estratégico para o RH da empresa, sem se prender ao operacional.

Mude seus processos de admissão com o Easy Doc RH, um sistema de gestão de processos, com suporte e especialistas em tecnologia e RH, que estão há mais de 20 anos no segmento.

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O que é admissão digital de pessoal e como ajuda o seu RH?

Admissão Digital
Digitalização de documento para admissão digital com o aplicativo WhatsApp: fácil, rápido e eficiente.

Entenda porque a admissão digital de pessoal já é considerada uma das melhores soluções da atualidade para o RH das empresas.

A transformação digital já era uma grande tendência para empresas de todos os setores no início de 2020, antes mesmo da pandemia causada pelo novo Coronavírus trazer mudanças radicais no universo corporativo e na sociedade como um todo.

Com a necessidade de isolamento social, a transformação digital foi acelerada. Passou a ser uma necessidade não só para a continuidade do funcionamento da economia em um contexto tão adverso, mas também como forma de prevenção e combate à pandemia.

O RH é um dos setores das empresas que mais gera volume de documentos físicos e digitais, desde a admissão de um novo colaborador até a rescisão de seu contrato.

Tudo isso exige uma gestão eficiente, pois sem um controle adequado, a área de seleção não fecha as vagas no prazo definido, colaboradores podem ser admitidos com a documentação irregular e o RH perde muita produtividade, além de poder acarretar problemas com a segurança de dados dos colaboradores e até da empresa.

Com o isolamento social, grande maioria das empresas passou, ao máximo possível, a atuar digitalmente. Com colaboradores em casa sempre que possível, o processo de admissão do RH também passou a ser online por questões de segurança.

Vagas já eram anunciadas em meio digital e currículos já eram recebidos digitalmente desde a década de 2000. Porém, as entrevistas passaram a ser online, assim como todo o processo de admissão de um novo colaborador, seu registro e tudo o que diz respeito ao seu novo vínculo na empresa.

Garantindo a eficiência da admissão digital de pessoal

Embora pareça simples, sem metodologias de gestão ou soluções tecnológicas, o processo de admissão, mesmo digital, pode se tornar um grande problema.

A nova Lei Geral de Proteção de Dados está mais exigente o que obriga as empresas a pensarem em ter muito mais rigor para a proteção dos dados dos clientes, dos colaboradores e também da própria empresa.

Tudo isso vem acontecendo porque, à medida que as informações migram para o mundo digital, elas precisam ser acompanhadas de total segurança. Ou seja, o investimento em tecnologia deve ser assegurado por segurança proporcional dos dados manipulados.

Quanto mais você investe na eficiência dos processos e na segurança e transformação digital de todo o seu sistema de admissão, mais produtivo o seu RH se torna.

Por isso, a Easy Doc criou uma solução que já se tornou indispensável para as empresas que a aplicaram no RH: o Easy Doc Bot, que garante um processo automático de conferência de documentos admissionais para RH, totalmente personalizada e com total segurança.

O que é e como funciona o Easy Doc Bot?

O Easy Doc Bot é uma plataforma para simplificar a comunicação da seleção com o colaborador e automatizar a solicitação e envio dos documentos do processo admissional.

Para o departamento de seleção de pessoal, o Easy Doc Bot envia mensagens para o WhatsApp ou email dos candidatos aprovados e facilita, para o novo colaborador, a digitalização de toda documentação obrigatória à contratação (Onboarding). Por inteligência artificial e humana, identifica e confere toda documentação enviada e, caso falte alguma informação ou documento para a admissão, via chat bot, em tempo real, automatiza a cobrança e alertas sobre os documentos pendentes, evitando erros e perda de tempo.

A análise dos documentos é extremamente precisa e a plataforma consegue fazer a leitura e extração dos dados mais importantes da foto de cada documento enviado (o Easy Doc Bot também analisa a qualidade da captura da foto). A solução foi desenvolvida e idealizada para se encaixar no seu negócio de forma personalizada, sendo configurada de acordo com o fluxo do seu RH e para diferentes tipos de documentos.

O sistema oferece ainda assinatura eletrônica do contrato de trabalho ou formulários de benefícios e outros documentos que exijam a assinatura do colaborador.

Opcionalmente a solução conta ainda com API para consultas cadastrais em bases públicas, facilitando o enriquecimento e atualização de dados sensíveis para o onboarding dos colaboradores. Os dados capturados nos documentos são facilmente integrados com qualquer sistema, como de Recrutamento e Seleção, sistemas de Folha de Pagamento e o eSocial.

Contratações 100% automatizadas

Soluções como o Easy Doc Bot permitem que, após subir o documento na plataforma, uma série de funções de conferência, análise, e cobrança de documentos pendentes que deveria caber ao time de seleção, fica completamente automatizada.

Isso evita erros, extravios, tarefas repetitivas, pendências, reduz custos e permite que a equipe ganhe performance para atingir metas e ter um olhar mais estratégico para o RH da empresa, sem se prender ao operacional.

Além disso, a plataforma garante mais segurança para os documentos e informações, uma vez que centraliza e controla o seu acesso apenas para as pessoas autorizadas.

O Easy Doc Bot é oferecido junto a expertise e consultoria de especialistas em tecnologia e RH, com mais de 20 anos de atuação neste segmento.

Preservamos as normas, cultura e processos auditáveis dos nossos clientes, nossa solução está em plena conformidade com a LGPD, o que garante, segurança, eficiência e velocidade para uma atuação impecável do RH.

Transforme sua área de admissão mais estratégica, integrada e mais ágil com o Easy Doc RH – Admissão Digital.

Easy Doc Bot e Easy Doc Mobile: ferramentas a serviço da gestão de entrega e da transformação digital do seu negócio

Ferramentas a serviço da Gestão de Entrega e da Transformação Digital
O que pode parecer um desafio pode ser resolvido com uma solução que está na palma da mão.

Fazer a gestão de entrega e a transformação digital é um desafio para a sua empresa?

Se você trabalha com logística, sabe que um dos melhores termômetros para avaliar se o seu negócio vai bem é a satisfação do seu cliente. Estes, por sua vez, não pensam duas vezes antes de reclamar nas mais diversas plataformas disponíveis na internet, por onde outros potenciais compradores passarão, avaliando se vale a pena ou não contar com seus serviços.

Mas, como solucionar esta dor?

Felizmente já contamos com ferramentas digitais que ajudam na gestão das entregas, tornando o processo logístico muito mais assertivo e definido. As empresas que contam com este recurso, têm total visibilidade da entrega, desde o embarque à última milha.

Isso não quer dizer que o processo de entrega vá acontecer sem nenhum imprevisto, afinal, existem fatores humanos e da natureza que influenciam neste trabalho, mas te dá um suporte excelente para que você se comunique com o consumidor final, alertando sobre possíveis alterações de prazo, por exemplo.

Um pacote de soluções para a
gestão de entrega e transformação digital
ofertado para sua empresa:

A Easy Doc tem um leque de soluções que ajudam a sua empresa a sair do analógico e entrar de vez no mundo digital, entre elas o Easy Doc Mobile e o Easy Doc Bot, que atendem de forma inovadora a gestão de documentos e entregas.

Essas duas soluções permitem a captura de documentos com resolução perfeita da imagem do comprovante fotografado e, antes que o motorista retorne à base, as fotos já ficam disponíveis na plataforma Easy Doc Cloud para consulta e controle.

Mas se a sua operação não é aderente ao uso de novos aplicativos, os dados dos comprovantes podem ser capturados e enviados via whatsapp ou telegram, que já são aplicativos amplamente utilizados por motoristas, a imagem e os dados são validados automaticamente pela inteligência artificial do robô Easy Doc Bot!

O recurso é bom, mas e a usabilidade?

Uma das maiores questões para quem trabalha pelas estradas do Brasil é a falta de internet, afinal, este recurso nem sempre está disponível. Pensando nisso, essas duas soluções foram desenvolvidas para funcionar mesmo sem internet, ainda que com algumas limitações.

O Easy Doc Mobile armazena as fotos mesmo operando em modo offline e, quando a internet volta, os dados e imagens são enviados. No caso do Easy Doc Bot, a tecnologia segue os padrões do whatsapp e telegram: enquanto não há internet as informações ficam numa fila de espera e, quando o motorista tiver internet, esses dados serão carregados e enviados.

Aplicabilidade em diferentes áreas:
Easy Doc na Transformação Digital

A pandemia exigiu mudanças de comportamento em todos os âmbitos das nossas vidas e, quando falamos de mercado de trabalho, várias tendências tecnológicas foram antecipadas e massivamente implantadas.

Ou seja, quem conseguiu, ou tem conseguido, implantar novas ferramentas de gestão e metodologias mais modernas com eficácia está um passo à frente das empresas que insistem em permanecer no modo analógico.

Vale lembrar que a Transformação Digital não foi iniciada durante a pandemia e que vários processos já eram totalmente automatizados mesmo antes dessa necessidade mais latente, mas muitas empresas estavam deixando para implementar essas mudanças “depois”.

Vendas online durante
a pandemia

Segundo um relatório da Conferência da Organização das Nações Unidas (ONU) sobre Comércio e Desenvolvimento divulgado no início de maio deste ano, o percentual de vendas online aumentou de 16% para 19% em 2020, impactando os setores de logística e transportes, que precisaram – e ainda precisam – contratar mais, gerando mais trabalho para os departamentos de Recursos Humanos.

O trabalho do RH

O aumento repentino no fluxo de compras trouxe a necessidade de novas contratações no setor de transportes e logística e muitas empresas não estavam preparadas internamente para lidar com tantos papéis, solicitações e dados chegando e saindo a todo momento.

Se antes o RH dedicava mais tempo a trabalhar com documentos do que com estratégias, esse problema se agravou ainda mais de março do ano passado para cá.

Mas, como facilitar os processos de contratação, minimizando os erros e deixando o RH tomar conta de decisões mais importantes?

A resposta é simples: através de ferramentas de automação, gestão e transformação digital.

Muitas formas de aproveitar a
usabilidade do Easy Doc Bot

O Easy Doc Bot “conversa” com os candidatos selecionados, solicitando, identificando, analisando e cobrando os documentos necessários para a contratação. Ele ainda conta com recurso de assinatura eletrônica para o contrato de trabalho, formulários de benefícios e demais documentos que requerem assinatura, atendendo à contratações individuais ou em lote.

Além disso, outra vantagem do Easy Doc Bot é que ele é completamente integrado com qualquer sistema, como de Recrutamento e Seleção, sistemas de Folha de Pagamento e o eSocial. Opcionalmente a solução conta ainda com API para consultas cadastrais em bases públicas, facilitando o enriquecimento e atualização de dados sensíveis para o onboarding dos colaboradores.

Os dados de (PF, PJ, VEÍCULOS), são conferidos automaticamente, reduzindo o tempo da análise dos documentos e informações neles coletadas. Após os dados serem validados, pode ser iniciado etapas de workflow para acompanhamento das aprovações e atualização de dashboards de monitoramento em tempo real, tudo personalizado a cada projeto. Os documentos necessários do prontuário, também são armazenados dentro da mesma plataforma, Easy Doc Cloud, que centraliza os documentos de admissão e os documentos recorrentes do ciclo de vida dos colaboradores.

Em outras palavras, um pacote de soluções completas!

Gostou? entre em contato conosco e conheça essas e demais soluções Easy Doc.

Como ter uma gestão de entregas mais ágil e eficiente

Digitalização de Dacte com o celular, utilizando o Easy Doc Bot ou Easy Doc Mobile.
O que pode parecer uma dor de cabeça pode ser resolvido com uma solução que está na palma da mão.

O crescimento do e-commerce e do mercado digital como um todo tem levado as transportadoras (e outras empresas especializadas na gestão de entregas de produtos) a lidar com grandes desafios trazidos pelo alto volume de pedidos.

Não há outra saída: é preciso acompanhar a demanda do consumidor para abocanhar fatias maiores do mercado ou esperar que o seu negócio seja esmagado por uma concorrência faminta por crescimento.

A reputação das empresas de entregas, fretes e transportes, certamente depende muito da satisfação dos clientes, sejam eles empresas ou mesmo o consumidor final. Ou seja, se o produto não for entregue no tempo devido, uma enxurrada de avaliações negativas colocará a atuação daquela empresa em cheque.

Por essa razão, definir uma gestão eficiente de entregas, cumprir com os prazos, disponibilizar os comprovantes exigidos por lei (e pelo cliente) e fornecer um rastreio preciso, constroem a confiança e abrem portas para a ampliação da carteira de clientes.

É preciso não só estabelecer processos que sigam um fluxo eficiente e acelerado, mas investir em tecnologia e sistemas de gestão que facilitem esses processos, de modo a evitar gargalos e os famosos “pequenos incêndios”, que levam os colaboradores à loucura e resultam em falhas graves.

Ter um sistema que forneça indicadores, relatórios, datas e comprovantes em tempo real vai fazer com que a sua empresa elimine gastos desnecessários e, acima de tudo, tenha uma boa reputação, pare de perder clientes e adote um fluxo de processos que funcione adequadamente.

As soluções Easy Doc para uma gestão de entregas eficiente

A Easy Doc oferece duas soluções muito interessantes, desenvolvidas especialmente para empresas especializadas em entregas: o Easy Doc Bot e o Easy Doc Mobile. Ambas funcionam com tecnologias de ponta, feitas para se integrar perfeitamente a qualquer sistema de gestão. A seguir, você saberá mais detalhadamente como cada uma delas ajuda a sua empresa.

Easy Doc Bot

O Easy Doc Bot é uma plataforma para automatizar a comunicação, análise e captura de documentos e evidenciar processos. O robô atua por meio de inteligência artificial e utiliza os dois aplicativos de mensagens instantâneas mais utilizados no Brasil e por motoristas: o Whatsapp e o Telegram.

A Easy Doc fornece um número para ser adicionado no smartphone e, a partir dele, você inicia a comunicação com o robô e passa a receber interações personalizadas com instruções diretas. Por exemplo, para fazer a captura correta de um canhoto de nota fiscal ou DACTE, pela câmera do seu celular.

O Bot também é capaz de cobrar automaticamente documentos pendentes e permite a automatização de toda a comunicação entre diferentes áreas da empresa e em tempo real.

Os motoristas conseguem fazer o envio dos documentos fotografados no ato da entrega, diretamente para a plataforma, com todos os dados importantes à disposição imediata do gestor, dos clientes e de possíveis fiscalizações. Ou seja, com o Easy Doc Bot se tem a garantia de fotos legíveis, em tempo real, para comprovar as entregas e dar valor jurídico a essas imagens.

Easy Doc Mobile

O Easy Doc Mobile é um aplicativo, compatível com Android 4.2 ou superior e IOS 5S ou superior que também funciona via inteligência artificial e que permite, de forma intuitiva, a captura correta de documentos por celular (como o Easy Doc Bot).

A indexação do comprovante é automática, feita por inteligência artificial é conferido o número do documento, podendo ser um canhoto de nota fiscal ou DACTE, o que garante confiabilidade para baixa do comprovante.

O aplicativo pode ser usado em modo off-line, ou seja, sem conexão com a internet e não demanda muito consumo de dados para fazer os envios diretamente para a plataforma de gestão de entregas (Easy Doc Cloud) ou na Torre de Controle do cliente.

O app permite o rastreamento das entregas por placa, nota ou destinatário, disponibilizando no ato da entrega os comprovantes para consulta dos clientes, transportadoras e áreas de negócio do embarcador, com qualidade perfeita de imagem e baixa da entrega com a geolocalização, ocorrência, data e hora.

Acima de tudo, autenticidade para validade jurídica das imagens e, para maior segurança, criptografia dos dados pessoais.

Gestão de entregas munidas de tecnologia

Automatização da gestão de entregas é a nova palavra de ordem para processos em tempos de transformação digital. Com as soluções Easy Doc, a sua gestão de entregas é precisa, eficiente e evita problemas como:

  • reentregas
  • extravio de documentos
  • inadimplência,
  • demora no pagamento dos fretes e/ou mercadoria
  • pagamento indevido
  • falta de evidência de entrega e
  • gestão manual dos documentos e dados.

Em outras palavras, é uma poderosa ferramenta competitiva que toda empresa que visa um crescimento sólido considera indispensável.

A sua empresa merece soluções completas!

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A transformação digital que as transportadoras precisam começa na gestão documental

A transformação digital que as transportadoras precisam começa na gestão documental
Aplicativos, scanners para canhotos de entrega e Inteligência Artificial são tendências de alto potencial competitivo

Digitalização, gestão de documentos e transformação digital são termos, processos e fenômenos que têm ganhado bastante espaço dentro das empresas. Não é novidade que a inserção do digital nos processos contábeis, financeiros, jurídicos e corporativos de um modo geral conseguem trazer significativo ganho de produtividade, mas eles vão além disso: trazem um potencial competitivo tão grande que a concorrência não vê escolha senão adaptar-se o mais rápido possível às soluções digitais, sob o risco de não sobreviverem no mercado.

O grande diferencial das soluções tecnológicas e digitais nos tempos recentes é que elas têm vindo cada vez mais específicas para cada tipo de negócio. Neste artigo, abordaremos sobre soluções para a gestão documental de transportadoras, que têm como desafio a comprovação da entrega e a disponibilização dos documentos para consulta fiscal por, pelo menos, 5 anos.

O aumento do volume de entregas causado pela pandemia

Segundo o Mastercard Pulse, um indicador de vendas no varejo que atua com base em dados de pagamento, em 2020 o Brasil teve um crescimento de 75% no e-commerce em comparação ao ano anterior. Com a necessidade do isolamento social, a expectativa é de que esse número se mantenha alto no ano de 2021. Mais pedidos pela internet significa um aumento no volume de entregas para as transportadoras, o que é excelente. Mas, ao mesmo tempo, também significa um aumento considerável no volume de documentos para se controlar, o que pode se tornar um problema sem a gestão correta!

Com tantas entregas, é preciso ter atenção especial primeiramente para manter em ordem os documentos exigidos por lei, que são a segunda via do documento de transporte (que pode servir como comprovante de entrega) e o canhoto da nota fiscal. Portanto, ambos devem ser datados e assinados pelos responsáveis (o primeiro, pelo destinatário e, o segundo, pela pessoa que o recebeu. Esses são os documentos que devem ser armazenados por cinco anos, no mínimo, já que possuem validade jurídica e fiscal. Pensando em um alto volume de entregas e documentos, é preciso ter também alternativas para sua conferência, armazenamento e consulta.

Os desafios

Um dos principais problemas enfrentados com os documentos físicos é a necessidade de consulta em tempo real (seja por solicitação do cliente ou do gestor) quando esses documentos estão em outra localização e precisam ser enviados por terceiros. Considerando o deslocamento da frota, é difícil ter controle do deslocamento de cada veículo para identificar a chegada dos comprovantes solicitados. Em muitos casos, por exemplo, essa solicitação é baseada em simples conferência, para o devido pagamento do frete. Com o atraso, o recebimento do frete também é atrasado, podendo gerar problemas no fluxo de caixa e, daí por diante, uma reação em cadeia em outros setores da empresa.

Pagamentos de frete indevido, inadimplência, negligência na gestão manual dos documentos e falta de evidência da entrega, são mais problemas que aparecem a partir de uma gestão de comprovantes falha. Além disso, afetam o fluxo de caixa, a rentabilidade da empresa e sua reputação no mercado. Por essa razão, para as transportadoras, uma gestão de comprovantes eficiente é assunto muito sério. É peça-chave não só para evitar perdas graves, mas também para se equiparar ao potencial competitivo de empresas que usam soluções inteligentes para a gestão de comprovantes, como Danone, Piracanjuba, Yoki, Luft Logistics, Termaco Logística, Bomi Group e outras de grande prestígio dentro e fora do Brasil.

As soluções

Enquanto especialistas, gostamos de ressaltar sobre como as nossas soluções ajudam os nossos clientes e geram cases de sucesso todos os anos. A Easy Doc é uma empresa que desenvolveu soluções tecnológicas para gestão documental de empresas, criando algumas específicas para as transportadoras: Easy Doc Mobile e o Easy Doc Bot.

Easy Doc Mobile

O Easy Doc Mobile é um aplicativo desenvolvido especialmente para a gestão de documentos das transportadoras e embarcadores.

Permite a captura, o gerenciamento em tempo real de documentos como o DANFE, DACTE, canhotos, minutas e outras evidências de que a mercadoria foi entregue, bem como informações de tracking, acompanhamento operacional, registros de ocorrências, visibilidade da entrega, relatórios e dashboards.

As informações são gerenciadas no portal Easy Doc Cloud ou na Torre de Controle do cliente.

Valor legal

O Easy Doc Mobile é capaz de validar as imagens dos documentos automaticamente, extraindo os dados mais importantes de forma precisa e minimizando o risco da falta de informações.

O mais interessante do Mobile é que os documentos inseridos no aplicativo podem adquirir o mesmo valor legal do documento físico, servindo para qualquer tipo de consulta.

Este app também permite o rastreamento do veículo e a integração com o seu TMS e ERP.

Easy Doc Bot

O Easy Doc Bot é um excelente aliado da sua empresa, do seu motorista, do seu cliente e do seu gestor! Com ele, é possível fazer o envio das fotos dos documentos pelo WhatsApp ou Telegram.

Além disso, este robô funciona por Inteligência Artificial e assegura que o motorista faça captura da foto, nítida, legível e do documento da entrega, evita a necessidade de digitalização dos comprovantes somente quando o motorista retorna das entregas.

Soluções inovadoras e patenteadas

A Easy Doc cria soluções em gestão documental para empresas de diversos setores, dando enfoque para a transformação digital, a otimização de processos e o aumento da produtividade das empresas, ajudando a conduzi-las a um patamar superior de atuação.

Transportadoras e clientes da Easy Doc também pode contar com scanners de digitalização automática de canhotos de entrega, evitando que o processo seja manual.

Os scanners podem chegar à digitalização de até 2000 canhotos de nota fiscal por hora, ganhando tempo e garantindo que os colaboradores foquem no que realmente importa: o crescimento da empresa.

Gostou? entre em contato conosco e conheça as soluções que vão mudar a sua forma de lidar com a gestão de documentos na sua empresa.

Easy Doc Mobile: a melhor ferramenta de gestão de documentos para sua transportadora

Easy Doc Mobile: a melhor ferramenta de gestão de documentos para sua transportadora
Easy Doc Mobile: a melhor ferramenta de gestão de documentos para sua transportadora

Em vários setores do mercado a realidade se repete: baixas, perdas e dificuldades. 2020 foi um ano de desafios e 2021 tem sido, pelo menos por enquanto, um ano de reestruturação e de preparação para mudanças que podem ser definitivas. Por exemplo, a transformação digital.

De acordo com o relatório da Mastercard SpendingPulseTM, um indicador de vendas no varejo, que inclui pagamentos de todos os tipos em uma série de mercados globais, o e-commerce brasileiro apresentou um crescimento de 75% em 2020 se comparado ao ano anterior, isso se deu, sobretudo, após o início do isolamento social.

O estudo destaca que os setores que mais venderam em comparação a 2019 foram hobby e livrarias, com aumento de 110%, seguido de drogaria, com alta de 88,7%.

Diante de um cenário de aumento constante e previsível no volume de vendas on-line, como sua empresa tem se comportado?

Do ponto de vista legal, você consegue dar vazão, administrar e organizar todos os documentos, canhotos e notas referentes às vendas on-line? Acima de tudo, consegue comprovar a entrega de todas as suas mercadorias de forma fácil, rápida e segura?

Easy Doc Mobile

Um recurso que permite que você faça fotos do DACTE, DANFE, Canhotos, Minutas e outras evidências da entrega em tempo real, com Inteligência Artificial que garante a qualidade da foto e a extração automática dos dados. Assim, é possível gerenciar todas as entregas em tempo real, com autenticação digital e valor jurídico aos documentos.

A quem ajuda?

Uma solução criada para motoristas, diretos e indiretos, e base das transportadoras que fazem fotos de comprovantes de entrega e precisam de validação instantânea, garantindo a qualidade da informação e a baixa da entrega com geolocalização, data e hora. As ocorrências são personalizadas para cada cliente.

  • Arquivos em papel ou digital;
  • Captura de Imagens e Dados;
  • Captura personalizada para diferentes tipos de documentos;
  • Indexação do comprovante por seleção de lista de entrega, leitura de código de barras, QR code ou digitação manual com validação entre chaves nº nota, série e CNPJ;
  • Conversão da imagem para P&B no portal Easy Doc.

E quais as vantagens do
Easy Doc Mobile?

  • Integração com qualquer sistema;
  • Licenciamento ilimitado;
  • Baixo consumo de Internet, com compressão das Imagens e Dados;
  • Utilização do aplicativo sem internet disponível;
  • Integração com a plataforma Easy Doc ECM, TMS e ERP;
  • Geo Localização com atribuição do endereço;
  • Dados Pessoais Criptografados;
  • Suporte Exclusivo para captura dos comprovantes Canhoto ou DACTE (alta produtividade e qualidade de imagem);
  • Processo simples e eficiente para que motoristas façam as fotos dos comprovantes com qualidade perfeita.

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Comprovante Legal: tire sua empresa do analógico digitalizando todos os seus documentos com valor jurídico

Easy Doc Comprovante Legal: digitalizando todos os seus documentos com valor jurídico
Comprovante Legal: digitalizando todos os seus documentos com valor jurídico

Como tirar a minha empresa do analógico digitalizando todos os meus documentos?

Um dos passos fundamentais para que a Transformação Digital seja implantada em sua empresa é mudar a forma que você lida com seus documentos, saindo do analógico e migrando para o digital.

Para que isso seja possível, você precisa contar com soluções que agilizem o dia a dia e deem o respaldo legal necessário, para evitar prejuízos em auditorias e processos.

Com o objetivo de abranger todas essas necessidades, a Easy Doc, em parceria com a Vinco, criou a solução Comprovante Legal, que permite fazer o armazenamento de qualquer arquivo, seja imagem ou vídeo, no formato digital, atribuindo a validade legal necessária para eles.

Em resumo, o Comprovante Legal é uma solução que permite capturar, tratar, validar, armazenar, gerenciar e consultar imagens de forma fácil, rápida, segura, legal e digital.

Como funciona o Comprovante Legal?

O funcionamento do Comprovante Legal é bem simples, seguindo apenas quatro etapas:

Primeiro, os arquivos são recebidos em diversos formatos (vídeos, arquivo PDF, imagens JPG, PNG, TIFF) e de diferentes origens (documentos já existentes em pastas, API, web services, FTP entre outros).

Após isso, é aplicado o chamado “lacre digital com validade legal” nos documentos necessários.

Ou seja, sua empresa se torna 100% digital, com segurança de ponta a ponta.

Depois disso, os arquivos são armazenados em um ambiente seguro.

A partir de então os arquivos são disponibilizados para gestão e consultas, via portal ou API e, com isso, oferece recursos acessórios como filtros, relatórios, gráficos e downloads.

Toda a segurança legal está baseada na legislação brasileira e garantida através da Lei nº 13.874, Lei nº 12.682 e pela regulamentação específica de 2020. Solicite mais detalhes!

Onde utilizar o Comprovante Legal?

O Comprovante Legal pode ser utilizado em qualquer operação que possa substituir o papel, por um arquivo digital, preservando seu valor legal. De forma prática, você pode usar o Comprovante Legal em:

  • Arquivos em papel ou digital;
  • Comprovantes de entrega;
  • Despesas e reembolsos;
  • Documentos fiscais;
  • Formulários;
  • Prontuários médicos;
  • Vídeos e fotografias.

Além disso, ele ainda pode ser utilizado para NF-e e CT-e, atendendo todos os requisitos da legislação fiscal referente ao evento CE-e (Comprovante de Entrega Eletrônico).

  • Executa todas as operações e eventos necessários ao EMBARCADOR e TRANSPORTADOR
  • Faz a execução de todas as autorizações e consultas na SEFAZ
  • Integra com os sistemas das SOFTWARE HOUSES: TMS e ERP

Viu como o Comprovante Legal tira a sua empresa do analógico e transforma em uma empresa digital?

Aproveite e entre em contato conosco e conheça a solução que vai mudar a sua forma de lidar com documentos digitalizados e com valor jurídico

Os benefícios da digitalização de documentos em sua empresa

Sua empresa segura e ambientalmente responsável com a digitalização de documentos
Sua empresa segura e ambientalmente responsável com a digitalização de documentos

Diariamente as empresas realizam entregas de produtos a seus clientes gerando uma quantidade significativa de documentos, notas fiscais e canhotos. Mas, controlar todo esse volume pode virar uma dor de cabeça para qualquer empresário se não pensar na digitalização de documentos.

Esses papéis viram pilhas nos escritórios, se acumulam ao longo do tempo e ocupam grandes espaços. Sem contar as inúmeras vezes que são perdidos ou extraviados, o que pode gerar problemas na hora de comprovar a entrega de um produto, por exemplo.

Problemas como este, oriundos de uma má gestão dos comprovantes podem trazer contratempos judiciais, atrasos em pagamentos e divergências temporais, abrindo brecha para falhas nos processos, relatórios e na tomada de decisões.

Surge então a necessidade de buscar soluções para digitalizar todo esse volume de documentos e até para evitar ações judiciais por eventuais falta de comprovação legal.

Sua empresa segura e ambientalmente responsável com a digitalização de documentos

É verdade, já é possível ter uma empresa com acervo documental 100% digitalizado sem prejuízos com a legislação. Isso garante segurança, agilidade e mais eficiência para lidar com dados – sensíveis ou não – da sua empresa, de fornecedores e clientes.

No entanto, antes de adotar o processo de digitalização em sua empresa, você precisa entender que esta técnica vai além de “converter” os documentos do formato físico para o formato digital.

Para esclarecer, basicamente, o serviço se divide em etapas importantes que são executadas de acordo com os objetivos e necessidades do cliente, levando em consideração as tecnologias embarcadas e dimensões do projeto.

Etapas do processo de digitalização de documentos:

  • Triagem: consiste na análise do acervo para separar documentos que ainda têm validade legal e precisam ser digitalizados e os que podem ser descartados de forma segura. Nesta etapa também se faz o tratamento dos documentos físicos, como retirada de grampos e eliminação de poeira, por exemplo.
  • Separação: é fundamental para um bom desempenho e organização dos documentos digitalizados. Nesta etapa os documentos são divididos em categorias pré-definidas de acordo com o projeto e é a “base” da Gestão Documental.
  • Digitalização: é a conversão do documento físico em documento digital que aqui vamos dividir em duas partes:
  1. Em primeiro lugar, este processo pode ser realizado por meio de scanners de alta performance, de forma centralizada ou decentralizada;
  2. Em segundo lugar, por aplicações mobile com inteligência artificial e chat bot que utiliza apps de mercado como WhatsApp ou Telegram, capazes de garantir a integridade das informações coletadas de qualquer documento.

Depois desses processos básicos para realizar a digitalização propriamente dita, vêm as etapas de armazenamento em nuvem e gestão eletrônica dos documentos capturados (GED/ECM). Mas, este serviço varia de acordo com cada projeto.

Os benefícios para sua empresa – investimento x retorno

A digitalização entra em sua empresa como um investimento, pois através deste processo você vai potencializar questões fundamentais para a confiança dos seus colaboradores, investidores e parceiros, bem como garantir:

  • Segurança de dados;
  • Preservação do acervo;
  • Agilidade no uso de documentos;
  • Liberação de espaço físico;
  • Economia de recursos financeiros;
  • Aumento da produtividade;
  • Acesso remoto a qualquer tipo de documento;
  • Mais agilidade e segurança para fechar negócios.

Easy Doc Comprovante Legal!

A Easy Doc, em parceria com a Vinco Tecnologia desenvolveu a solução Comprovante Legal onde é possível transformar qualquer documento em papel em uma imagem digital com validade legal.

O Comprovante Legal recebe imagens de várias origens ou captura registros através de câmeras, celulares ou scanners, aplica um “lacre digital” com validade legal, armazena em ambiente seguro e permite a gestão completa do documento.

Ou seja, o Comprovante Legal pode substituir o uso do papel em várias operações da sua empresa, seja na gestão, transporte, entregas, documentos fiscais, não fiscais e muito mais.

Gostou? Entre em contato e conheça as soluções Easy Doc que vão mudar a sua forma de lidar com documentos digitais!

Admissão Digital se torna uma necessidade para as empresas

Admissão Digital
Admissão Digital Easy Doc – Transforme seu RH em um setor digital, integrado e inteligente!

A pandemia trouxe mudanças no mundo corporativo e a adoção parcial ou total do regime home office é uma delas. Esse formato, comumente utilizado principalmente pelas empresas de tecnologia, foi a saída para muitas empresas continuarem atuando no mercado.

Algumas começaram a enxergar a possibilidade de contratar pessoas residentes em outras cidades ou até mesmo em outros países, mas sem exigir a necessidade da presença física, já que todo o trabalho seria realizado à distância.

Afinal, otimizar processos de contratação e diminuir a burocracia da entrega de documentos ajuda na chegada de novos colaboradores.

Por isso, adquirir uma solução para fazer a admissão digital é uma maneira de reduzir o excesso de papelada que o departamento pessoal ou Recursos Humanos acumula na empresa, além de tornar esse procedimento mais ágil.

Na Easy Doc, oferecemos o Easy Doc Bot, uma solução de On board automático completa para o RH da sua empresa fazer contratações 100% automatizadas.

O Easy Doc Bot é uma plataforma para Admissão Digital integrada ao WhatsApp ou Telegram que torna o processo de contratação totalmente digital e automatiza a comunicação entre o recrutador e o candidato selecionado.

A tecnologia utiliza um robô, via chatbot, com Inteligência Artificial para falar com candidatos selecionados, fazer a captura dos dados pessoais por meio da foto dos documentos, análise e validação automática dos dados extraídos através de reconhecimento inteligente e consegue até finalizar a contratação, tudo dentro da mesma plataforma e integrado ao sistema de folha e ERP.

Assim, seu time de Recursos Humanos ganha tempo para focar em boas estratégias.

Transforme seu RH em um setor digital, integrado e inteligente!

Principais benefícios do Easy Doc Bot para Admissão Digital:

  • Configuração personalizada para cada processo
  • Identifica os documentos enviados e cobra os documentos pendentes
  • Análise da imagem/documento (qualidade da foto)
  • Análise dos dados extraídos (IOCR)
  • Assinatura Eletrônica para documentos do RH
  • Integrado ao eSocial e sistema de folha
  • Integração com qualquer sistema
  • Workflow de aprovações
  • Dashboards

Além disso, não é necessário instalar nenhum aplicativo no smartphone do candidato selecionado, basta ter o WhatsApp ou Telegram.

E aí, está esperando o que para automatizar o seu RH? Fale conosco e realize contratações de forma fácil, rápida e digital.

2020: o ano que impulsionou a transformação digital

Transformação digital
O que era apenas uma tendência, virou necessidade no contexto de uma das piores crises sanitárias da história.

No início de 2020, a previsão de aderência das empresas à transformação digital já era bastante significativa. Investimentos em tecnologias como Cloud, Inteligência Artificial, BOT e digitalização de documentos vinham sendo impulsionados e já se tinha grandes perspectivas de crescimento para 2020 e 2021. Com a pandemia e a necessidade de isolamento social, essas soluções precisaram ser implantadas rapidamente, mesmo nas empresas mais resistentes, para que a máquina econômica não desmoronasse

As perspectivas para o mercado eram as piores. No entanto, uma pesquisa apresentada pelo canal de notícias Agência Sap Now apontou que “(…). Segundo a IDC, 58% das companhias criaram experiências pervasivas, 53% criaram modelos dinâmicos de trabalho e 48% garantiram serviços e experiências digitais confiáveis. ” Isso significa que muitos dos serviços digitais e das metodologias digitais de trabalho aplicados em 2020 prometem ser repetidos e até mesmo intensificados em 2021.

Ainda de acordo com a Sap Now, as empresas têm sido criteriosas na hora de escolher quais projetos de TI implantar em seus negócios, visto que se trata de investimentos altos, porém que são inevitáveis para garantir a sua sobrevivência no mercado.

Por apresentar múltiplos benefícios, a transformação digital eleva as empresas que começam o processo a um outro patamar, de modo que as concorrentes mais resistentes acabam por perder o seu potencial competitivo diante das rivais.

Além disso, é preciso lembrar que a transformação digital é um processo longo, exige planejamento, adaptação, maturidade e até mesmo uma mudança na cultura da empresa. Ou seja, trata-se de uma revolução completa em conceitos, princípios e da forma de olhar e viver o universo corporativo.

A Easy Doc e a transformação digital

A Easy Doc é uma empresa que trabalha com soluções digitais e integradas extremamente eficientes: plataforma de gestão documental com equipamentos e soluções para a digitalização rápida de documentos em larga escala de forma centralizada ou descentralizada, por meio de scanners customizados ou aplicativo.

A solução dá ao cliente o benefício da segurança de converter de forma eficiente e sem erros, os documentos físicos para o digital, o ganho de tempo no processo e principalmente o uso inteligente de todos os dados capturados digitalmente, que se tornam uma preciosa fonte estratégica.

Além da plataforma de gestão, a Easy Doc criou o Easy Doc Bot: um robô que faz a captura inteligente e automática de documentos enviados por foto via WhatsApp ou Telegram.

Por meio de uma conversa simples, o robô faz algumas perguntas, solicita os documentos, direciona o usuário e checa automaticamente via Inteligência Artificial todas as informações.

Simples, rápido e eficiente de verdade. Um excelente investimento para 2021 para áreas como: RH, Cadastro, Transporte, Logística, Cobrança, Fiscal, Financeiro entre outras, já que otimiza processos e reduz custos drasticamente.

Além disso, não é necessário instalar nenhum aplicativo, basta inserir o número do Easy Doc Bot no smartphone que já é possível fazer tudo isso pelo WhatsApp ou Telegram.

Ficou interessado? Conheça melhor esta solução e faça um teste gratuito agora mesmo!

Disponibilizamos um teste para a captura e leitura de um importante documento para área de logística, transporte, financeira e fiscal: o canhoto da nota fiscal. Faça o teste: https://bit.ly/38mNq8Q