Aluminorte explica como a gestão de entregas e comprovantes ficou mais rápida e eficaz com Easy Doc Tracking

Acompanhamento em tempo real, via dashboard, na nossa plataforma web: Easy Doc Cloud

A Aluminorte, uma das maiores revendedoras de perfis de alumínio e acessórios do país, explica como seu processo de gestão de entregas e comprovantes ficou mais rápida e eficaz a partir da implementação da solução Easy Doc Tracking.

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Como melhorar a gestão de coletas e entregas com aplicativo?

Gestão de Coletas e Entregas com o aplicativo Easy Doc Tracking

6 motivos para você adotar um aplicativo de gestão de coletas e entregas agora mesmo

Que a tecnologia faz parte da maioria das empresas nós já sabemos, mas que ainda existem muitos processos que não foram digitalizados e precisam dessa transformação agora mesmo, muitos não querem assumir.

Mas, qual seria o problema? Algumas pessoas têm medo de possíveis invasões, outras pensam que esses tipos de serviços podem estourar seu orçamento. Algumas empresas não contratam, porque acreditam que sua equipe pode não aceitar esses tipos de ferramenta, por medo de demissão e tantos outros fatores. 

Porém, sabemos que qualquer empresa, empresário e colaborador só tem a ganhar ao digitalizar todos os seus processos. Principalmente ao optar por um aplicativo de gestão de coletas e entregas, algo que muitos ainda desconhecem, ou não acreditam no potencial.

Você pensa em trazer para sua empresa um app de gestão de coletas e entregas, mas ainda está com dúvidas? Acompanhe o nosso post, pois vamos listar 6 motivos para você aderir agora mesmo!

1 – Comprovantes digitalizados têm valor legal

Esta é uma grande preocupação de quem ainda tem dúvida, pois, é de extrema importância que todos os documentos digitalizados tenham valor jurídico. 

Atualmente, no mercado, a maior parte das ferramentas digitalizam documentos, mas nem todas oferecem valor legal, mas é importante você atentar-se ao escolher, para saber se o aplicativo de gestão de coleta está de acordo com as regras e respeita a legislação fiscal. 

Além disso, toda a segurança legal do processo deve estar baseada na nova legislação brasileira que garante através da Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 e pela regulamentação específica de 2020. 

2 – Tenha mais agilidade e praticidade na rotina das suas coletas e entregas

Quantas vezes alguns processos de pagamento de frete dentro da sua empresa ficaram parados, pois não encontravam algum comprovante? Ou até mesmo ficou difícil organizá-los na medida que ela ia aumentando? 

Quando você opta por um aplicativo de gestão de coleta e entrega, seus comprovantes estarão todos armazenados em um só lugar e você poderá encontrá-los em alguns cliques. Ou seja, nada de perder horas e horas atrás de algum canhoto que alguém não armazenou da forma correta ou acabou perdendo. 

Além disso, você poderá ter informações em tempo real, com previsão de entrega, ocorrências e fotos dos comprovantes para a comprovação on-line das entregas realizadas. Desta forma, tudo estará muito mais organizado e seus colaboradores terão muito mais tempo para realizar operações do dia a dia com qualidade. 

3 – Torne a logística mais sustentável

Ao reduzir a quantidade de papéis da sua empresa, você já estará fazendo a diferença para o meio-ambiente. Isso pode até parecer pouca coisa, mas esse tipo de atitude só tende a ser positivo para o mercado.

Ou seja, você estará contribuindo para uma causa maior e ainda chamará a atenção de seus clientes de forma positiva!

4 – Rastreie as coletas e as entregas

Quantas vezes você se perguntou qual era o motorista responsável por uma coleta determinada? Às vezes pode ficar a dúvida de qual ponto da rota esse motorista está.

Agora, você decide que chegou o momento de adotar um aplicativo de gestão de coletas e entregas, você saberá exatamente onde o seu motorista está e em qual ponto da rota ele se encontra. 

Sem contar que você sempre terá informações precisas como a data, hora e geolocalização de cada entrega, qual motorista responsável e qual transportadora, mesmo sem roteirização. 

5 – Tenha indicadores e sempre melhore a qualidade de suas entregas

Uma das partes mais positivas de se digitalizar processos, é você possuir, de forma fácil, dados de como estão as suas coletas. Além disso, você pode acompanhar a performance do motorista ou transportador.

Assim, fica muito mais fácil analisar dados e evitar ações reativas.

6 – Seus dados 100% seguros

Ao digitalizar processos, uma das maiores preocupações é sobre a segurança dos dados, não é mesmo?

Quanto a isso, não precisa se preocupar, empresas sérias protegerão seus dados com criptografia de ponta a ponta.

Conclusão

Às vezes, digitalizar seus processos e optar por um aplicativo de gestão de coleta e entrega pode parecer algo muito distante, mas não é! Você pode começar essa transformação hoje e ver as mudanças acontecendo rapidamente. Este é o tipo de investimento que vai impactar positivamente o seu negócio.

Se você ficou convencido com as dicas que nós passamos aqui, agora, chegou a hora de convidarmos você a conhecer nosso aplicativo Easy Doc Tracking, que foi feito para a gestão das suas coletas, entregas e comprovantes de maneira, fácil segura e descomplicada.

As fotos dos documentos capturados têm o mesmo valor legal que o documento em papel, com o módulo Comprovante LEGAL, para dar valor jurídico aos documentos digitalizados e, por exemplo, as evidências da sua entrega.

O Easy Doc Tracking chegou para revolucionar a sua gestão de coletas e entregas, pois é um aplicativo fácil de usar, leve e inteligente!

Reduza ocorrências e reentregas, melhorando o nível de serviço com informações e comprovações em tempo real, sobre o andamento e baixa das entregas. Acabe com a gestão dos comprovantes em papel.

Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma demonstração!

Benefícios da digitalização de documentos no RH

Digitalização de documentos no RH
Digitalização de documentos no RH.
Leve seu departamento de RH ao próximo nível, rumo a transformação digital!

A tecnologia tem mudado a forma como diversas atividades e processos são realizados dentro das empresas, inclusive no setor Recursos Humanos que tem de lidar com uma grande quantidade de informações todos os dias. Veja como a digitalização de documentos no RH pode otimizar esses processos.

Independentemente do tamanho da empresa, o departamento de RH é responsável por gerar, organizar e armazenar muitos documentos, seja dos seus processos admissionais, avisos de férias, benefícios ofertados, contratos de trabalho, demissões etc.

É no setor de Recursos Humanos que ocorre toda a gestão do capital humano de uma empresa para que haja a condução correta de colaboradores com o objetivo de assegurar o seu bem-estar, como também atingir as metas estabelecidas por gestores.

Muitas empresas têm buscado métodos para otimizar os seus processos e garantir mais agilidade e economia. Sendo o RH um dos setores que vem ganhando diversas soluções inteligentes e mais assertivas.

A digitalização de documentos é uma dessas soluções que possibilita diversas melhorias nesse que é um dos departamentos mais importantes de um negócio.

Isso porque, a digitalização de documentos do RH é uma forma de automatizar as atividades e processos do setor através de softwares e aplicativos que permitem que os profissionais envolvidos nesse departamento trabalhem de maneira mais ágil e estratégica, ganhando mais tempo e recursos para utilizar sua expertise em outras atividades.

Quais os benefícios da digitalização de documentos no RH?

Menos custos com papéis e materiais
para impressão

O primeiro grande benefício que a digitalização traz para o RH de uma empresa é a redução do uso de papéis e materiais para impressão.

Acima de tudo, a natureza agradece, pois os documentos, quando manuseados fisicamente, demandam uma grande quantidade de papel utilizado diariamente.

Com a digitalização essa necessidade constante por papel é radicalmente reduzida, já que grande parte dos documentos gerados serão por meio digital, ficando apenas armazenados na nuvem e em computadores.

Ou seja, tudo isso gera uma economia bastante considerável para o orçamento mensal de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Armazenamento fácil e em nuvem

Outro benefício da digitalização de documentos no RH é que é possível ter um armazenamento facilitado com processos inteligentes e automatizados, como a notificação de solicitação de envio de documentos, enviada por um aplicativo de mensagens instantâneas, o whatsapp, por exemplo.

Além disso, esse armazenamento fácil possibilita um gerenciamento mais assertivo e integrado com todos os documentos e informações concentrados em um só lugar, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) capaz organizá-los de acordo com as necessidades da empresa.

Também, a digitalização viabiliza o armazenamento em nuvem para garantir a segurança das informações e para que somente colaboradores autorizados possam acessar documentos importantes.

Integração com outros sistemas

E não para por aí.

A implementação de um sistema GED para onboarding, no processo de admissão digital, facilitado através da digitalização de documentos, possibilita também a fácil integração via API com outros sistemas de automação já utilizados pelo RH.

Dessa forma, torna-se possível realizar buscas de dados e imagens de qualquer software de folha (e-Social), recrutamento e seleção, dentro de um único sistema, totalmente integrado.

Busca rápida

O processo de busca por documentos importantes centralizado em um único sistema, facilita o dia a dia, fazendo com que arquivos sejam localizados com poucos cliques.

Evitando, inclusive, atrasos na localização de documentos para casos de auditoria e processos trabalhistas.

Já parou para pensar o quanto de tempo é perdido por colaboradores procurando documentos físicos?

Essa facilidade que a digitalização de documentos permite, além de economizar tempo de trabalho, também aumenta a produtividade dos recrutadores e agiliza a aprovação e a contratação efetiva dos candidatos.

Automação do processo de recrutamento e admissão

Esse é outro benefício bastante importante que a digitalização de documentos no RH proporciona.

Através de softwares torna-se possível estabelecer critérios para facilitar a forma como uma empresa irá escolher seu próximo colaborador em um processo seletivo.

Esses critérios podem ser através de filtros pré-determinados, como por exemplo: nível de escolaridade, pontuação em testes aplicados, domínio de ferramentas específicas, nível de conhecimento linguístico, cursos complementares, experiências etc.

O mesmo processo de automação também é possível de ser realizado na admissão dos colaboradores selecionados, fazendo com que todo o processo admissional passe a ser digital.

Ou seja, o colaborador, após ser selecionado, recebe uma notificação por meio de Inteligência Artificial no WhatsApp, com um link para acessar um portal web responsivo de Admissão Digital, com orientações para o envio dos documentos obrigatórios para à contratação.

Viu só como a digitalização de documentos no RH abre diversas possibilidades para otimizar os processos cotidianos das empresas?

Com Easy Doc RH, nossa solução de Onboarding e Admissão Digital, você tem uma plataforma para automatizar a comunicação, captura e análise automática de documentos indispensáveis em um processo digital de contratação de novos colaboradores.

Como também, digitalizar prontuários existentes (ativos e inativos), reduzindo a papelada com assinatura eletrônica dos formulários de benefícios e contrato de trabalho ou a manutenção de um prontuário, tudo centralizado em um só lugar.

Além disso, a Easy Doc oferece, opcionalmente, o serviço de BPO para empresas que preferem terceirizar esta demanda – recebemos os documentos para serem digitalizados em nossas instalações.

O Easy Doc RH já se tornou indispensável para as empresas, pois garante a admissão digital 100% automatizada, com total segurança e de acordo diretrizes da lei geral de proteção de dados (LGPD).

Entre em contato com nossos especialistas e leve para o RH da sua empresa a transformação digital com as soluções híbridas da Easy Doc.

Como a captura inteligente de documentos pode ajudar sua empresa?

Captura inteligente de documentos e informações
Captura inteligente de documentos e informações.
Leve a sua empresa para o próximo nível, rumo a transformação digital!

Digitalizar e gerenciar documentos no seu negócio é uma forma de evitar fraudes, erros e garantir mais produtividade e segurança.

Automatizar o processo de captura de documentos é algo que está cada vez mais presente na rotina de empresas que procuram meios mais rápidos e sustentáveis para a transformação digital, que inclui a estratégia de captura, armazenamento e gerenciamento das informações.

Isso porque, além de ser um processo que dispensa a consulta e a guarda física do papel, também diminui o trabalho manual e, consequentemente, aumenta a produtividade dos seus colaboradores, elimina as chances de erros, retrabalhos e vários outros benefícios para sua empresa.

Mas, o que muita gente ainda não sabe é o quanto a tecnologia evoluiu com a oferta de soluções para facilitar a transformação digital com a captura inteligente de documentos.

São algoritmos e scanners que simplificam muito esse processo, fornecendo um ambiente automatizado para que exista a captura de informações em tempo real, integrando sistemas e aperfeiçoando a análise das informações contidas nos documentos impressos ou em arquivos digitais.

A seguir vamos te explicar como essa captura inteligente funciona:

1º – Captura

O primeiro passo é a análise da imagem classificando o tipo de documento capturado.

2º – Extração de dados

Após a captura e identificação do tipo documental, chega o momento de o software, por meio da inteligência artificial, extrair os dados e validar, instantaneamente, informações obrigatórias, como CPF, nome, data de nascimento, RG, para um processo de admissão digital por exemplo.

3º – Validação das informações capturadas

Depois da extração, chega a hora de checar às informações. Para garantir maior segurança, automação e legitimidade no processo, o software faz uma busca por meio das fontes de dados que sua empresa optar. Por exemplo, através da leitura do CPF, busca o nome, data de nascimento, entre outros dados disponíveis em fontes públicas e/ou privadas.

4º – Armazenamento, consulta e gestão

Em tempo real, sua empresa recebe as informações checadas e agora consegue disponibilizar os documentos e dados de acordo com os critérios estabelecidos.

Em resumo, a captura inteligente de documentos reconhece os dados rapidamente e realiza a validação das informações recebidas na mesma hora, para reduzir o tempo de espera e garantir a autenticidade e confiabilidade do processo, diminuindo o risco de erros e fraudes que acontecem com processos manuais.

Essas tecnologias são capazes de levar sua empresa para o próximo nível, rumo a transformação digital e trazem diversas vantagens para o seu ambiente de trabalho. Listamos algumas delas:

  • Mais automação, menos erros: por ser uma atividade digital, a captura inteligente elimina os erros gerados por processos manuais.
  • Integração com outros sistemas: é possível realizar a integração com os sistemas (ERP, TMS, entre outros) já utilizados pela sua empresa para garantir ainda mais agilidade.
  • Resultados rápidos: com mais agilidade e redução do tempo para a captura e análise de documentos é possível acelerar os ganhos para o seu negócio.
  • Priorize e direcione (workflow): crie filas para atendimentos específicos e consiga dar foco apenas nos processos que apresentam riscos.
  • Processo inteligente: use a Inteligência Artificial (AI e RPA) para garantir maior qualidade na captura e validação dos documentos e informações que sua empresa recebe.
  • Centralização: consiga reunir todos os documentos e informações capturadas em um único lugar para facilitar os processos de controle, auditoria e tomada de decisões.

Exemplo de aplicação

Com o Easy Doc Mobile e Easy Doc BOT, nossas ferramentas para captura inteligente de documentos e informações, sua empresa consegue fazer fotos de documentos contando com a Inteligência Artificial para garantir a qualidade da imagem e a extração automática de dados.

Além da captura inteligente dos documentos e informações, nosso app pode ser configurado para o gerenciamento de entregas de mercadoria em tempo real.

As fotos dos documentos capturados têm o mesmo valor legal que o documento em papel, com o módulo Comprovante LEGAL, para dar valor jurídico aos documentos digitalizados e, por exemplo, as evidências da sua entrega.

Outra facilidade do Easy Doc BOT é a utilização por motoristas diretos e indiretos para fazer a foto de comprovantes de entrega, via WhatsApp, com validação instantânea para garantir a qualidade da informação capturada e a finalização da entrega com data e hora.

Viu como a captura inteligente de documentos pode ajudar a sua empresa a alavancar a produtividade de forma mais fácil, segura e rápida?

São muitas funcionalidades que só trazem benefícios e praticidade para os processos do seu negócio.

Entre em contato com nossos especialistas e saiba como garantir mais agilidade e segurança para a gestão documental da sua empresa.

Easy Doc Cloud: o gerenciador de conteúdo corporativo para o seu negócio

Easy Doc Cloud
Easy Doc Cloud, um gerenciador de conteúdo corporativo

Por meio de novas demandas e expectativas do mercado vão surgindo tecnologias que transformam a forma como atividades rotineiras são realizadas, tornando-as mais práticas e vantajosas.

Uma dessas tecnologias é o Easy Doc Cloud, um gerenciador de conteúdo corporativo, criado para controlar documentos físicos ou eletrônicos de forma mais fácil, rápida e segura, permitindo uma transformação digital dos processos.

É uma forma bastante interessante que promete trazer inúmeros benefícios, ainda mais pensando que a praticidade e a necessidade de gerenciar conteúdo corporativo de forma eletrônica são tendências que devem permanecer por muito tempo.

Continue lendo e descubra mais sobre essa forma inteligente e moderna que vai transformar a rotina do seu negócio.

Como o Easy Doc Cloud funciona?

Instalado em nuvem AWS (Amazon Web Services), o Easy Doc disponibiliza as empresas recursos de um gerenciador de conteúdo corporativo, com o poder e as funcionalidades da computação em nuvem.

Isso possibilita que o usuário acesse a plataforma de forma remota, bastando conexão com a internet. Ou seja, arquivos dos mais diversos formatos agora não precisam mais ser armazenados em computadores e outros equipamentos físicos como HD externo ou pen drive, por exemplo.

Pelo fato de ser, um repositório de conteúdo, o Easy Doc Cloud proporciona às empresas um nível elevado de flexibilidade e agilidade na gestão de documentos, sejam eles eletrônicos ou físicos.

E o melhor: a personalização é um dos grandes diferenciais da nossa plataforma que permite que todos os documentos e processos sejam configurados de acordo com regras estabelecidas pelo cliente.

Além disso, nosso sistema conta com integração a bases de dados de qualquer origem, como o (ERP) utilizado pela empresa ou outros sistemas, como gestão de pessoas ou gestão de fretes, por exemplo, tornando-se uma solução integrada às necessidades do seu negócio.

Quais as vantagens do Easy Doc Cloud?

A implantação de soluções em nuvem, trazem benefícios significativos para sua empresa, já que a principal função desse serviço é a otimização dos processos de negócio da empresa.

Outro fator é a redução de gastos com mão de obra e compras de material de escritório, como papel, tinta para impressão e pastas de arquivamento. Além dos dispositivos de armazenamento computacionais físicos, como hardwares e redes.

Além disso, há o aumento da segurança da informação, já que os ataques cibernéticos estão cada vez mais comuns no mundo corporativo, tornando fundamental a preocupação com a segurança dos dados da empresa.

O Easy Doc Cloud, utiliza padrões internacionais de proteção, como SSL/TLS, PCI, Firewall e WAF, criptografias avançadas que possibilitam medidas eficazes contra a invasão de hackers e a contaminação de vírus digitais.

Alta disponibilidade: armazenamento (storage) na Amazon Webservice com servidores, auto balanceáveis, escaláveis, comunicação contingenciada, monitoramento/alertas e backup automático dos dados.

Também é possível a execução de backups programados para assegurar o acesso e existência de todos os arquivos armazenados na plataforma.

Ainda mais funcionalidades:

E achou que parava por aí? Aderente a documentos, regras e processos de diversas áreas, o Easy Doc Cloud tem ainda mais funcionalidades para facilitar e gerenciar os processos de negócio da sua empresa.

Entre elas está a integração com WhatsApp, personalizamos nosso chat bot para capturar informações e fotos de documentos, de processos como gestão de entrega de mercadorias, gestão de coletas, admissão de colaboradores entre outros.

As etapas do fluxo de solicitação de documentos e informações, são parametrizadas de acordo com as regras de cada processo.

Os documentos fotografados e dados extraídos, ficam armazenados para consulta, gerenciamento e auditoria no Easy Doc Cloud.

Entre já em contato com os nossos consultores e solicite uma demonstração do Easy Doc Cloud para transformar a forma como o conteúdo corporativo do seu negócio é gerenciado.

Descubra quais são os principais benefícios da admissão digital para o seu negócio

Easy Doc RH - Admissão Digital
Foto de documento para onboarding

Vamos falar nesse artigo sobre os principais benefícios da admissão digital para o seu negócio. Continue lendo para saber mais!

Estamos em uma era em que simples aplicativos para telefone oferecem soluções para problemas do dia a dia. Tudo isso com apenas alguns cliques. Isso é uma consequência da transformação digital, que vinha, desde o começo de 2020, demonstrando ser a mais nova tendência corporativa ao redor do mundo.

Com a propagação do coronavírus e medidas de isolamento social, empresas tiveram que deixar seus escritórios e migrar suas reuniões e outros processos para dentro do ambiente online. A admissão digital, por exemplo, revolucionou os setores de RH e departamento pessoal, e possibilitou que novos colaboradores fossem contratados de maneira 100% remota.

Graças a isso, agora um documento pode ser compartilhado em questão de segundos com outras pessoas, com muito mais eficiência e segurança. E, opcionalmente, o contrato de trabalho e formulários podem ser assinados de forma digital, sem a necessidade de um encontro presencial. Imagine administrar as contratações da sua empresa onde quer esteja. É o sonho de todo RH, não é mesmo?

Os 5 principais benefícios da admissão digital

Admissão Digital

1. Eliminação das tarefas repetitivas

Uma das principais vantagens da admissão digital é o fim das tarefas repetitivas no dia a dia. Agora, com plataformas de gestão de RH e departamento pessoal, tudo é feito de maneira automatizada, com mais eficiência e agilidade.

Nesse sentido, informações essenciais para contratação de novos funcionários ficam reunidas em um só lugar — armazenadas em nuvem — e podem ser encontradas a qualquer momento. Portanto, os dados são obtidos de forma precisa, segura e rápida.

2. Processos mais ágeis

É fato que usar tecnologias na hora de selecionar os candidatos às vagas de emprego da sua empresa traz mais agilidade para os processos.

Diante disso, os recrutadores conseguem encontrar profissionais mais adequados ao fit cultural desejado. A consequência dessa seleção mais otimizada é a ampliação da competitividade e mais valor agregado à imagem do seu negócio enquanto empregador.

3. Economia de tempo para focar na estratégia

Aquela premissa clichê “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira.

A automação dos processos seletivos aumenta a produtividade e permite que a equipe de RH ou departamento financeiro elaborem estratégias para fortalecer a imagem da empresa interna e externamente como um bom local de trabalho. Com isso, é possível atrair os melhores especialistas em cada área para o seu time de colaboradores.

4. Relacionamentos mais próximos

Aderir à admissão digital, traz o candidato, desde o primeiro momento, para mais perto da sua empresa. Trabalha com fluidez para proporcionar uma relação mais próxima antes mesmo da contratação.

Com um sistema de gestão admissional, detalhes sobre a cultura organizacional, responsabilidades do cargo e demais informações ficam claras para quem decide tentar uma oportunidade de emprego.

5. Garantia de mais segurança

A admissão digital oferece mais segurança no armazenamento de dados dos seus colaboradores e candidatos. A nuvem permite, por exemplo, que isso seja compartilhado de modo confiável e prático com vários outros departamentos.

Outro ponto benéfico é a integração com o eSocial, que assegura que a empresa está agindo conforme a legislação trabalhista na contratação, caso o regime seja CLT.

Automação para conectar a sua empresa com novos colaboradores

Que tal conhecer o Easy Doc RH e agilizar a captura dos documentos e informações?

Essa plataforma descomplica a comunicação entre o RH e colaborador, e automatiza a solicitação e envio dos documentos no processo de admissão. Quando alguém é aprovado, ela envia mensagens para o WhatsApp, Telegram ou email dos candidatos parabenizando pela conquista e um link de acesso a uma página web, que pode ser acessada pelo celular ou computador. Em seguida, já na primeira tela, encontra as orientações que facilitam o onboarding, solicitando o envio das informações e fotos de todos os documentos exigidos para ser contratado.

O Easy Doc RH conta com inteligência artificial que, aliada à humana, analisa toda a documentação enviada e gerencia a documentação e informações pendentes. Uma solução projetada para atender às necessidades do seu negócio de forma personalizada, podendo ser configurada de acordo com o fluxo do seu RH e regras para a captura de diferentes tipos de documentos.

Evite erros, extravios, tarefas repetitivas e pendências, e reduza custos, permitindo que a sua equipe tenha mais performance para atingir metas e ter um olhar mais estratégico para o RH da empresa, sem se prender ao operacional.

Mude seus processos de admissão com o Easy Doc RH, um sistema de gestão de processos, com suporte e especialistas em tecnologia e RH, que estão há mais de 20 anos no segmento.

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O que é admissão digital de pessoal e como ajuda o seu RH?

Admissão Digital
Digitalização de documento para admissão digital com o aplicativo WhatsApp: fácil, rápido e eficiente.

Entenda porque a admissão digital de pessoal já é considerada uma das melhores soluções da atualidade para o RH das empresas.

A transformação digital já era uma grande tendência para empresas de todos os setores no início de 2020, antes mesmo da pandemia causada pelo novo Coronavírus trazer mudanças radicais no universo corporativo e na sociedade como um todo.

Com a necessidade de isolamento social, a transformação digital foi acelerada. Passou a ser uma necessidade não só para a continuidade do funcionamento da economia em um contexto tão adverso, mas também como forma de prevenção e combate à pandemia.

O RH é um dos setores das empresas que mais gera volume de documentos físicos e digitais, desde a admissão de um novo colaborador até a rescisão de seu contrato.

Tudo isso exige uma gestão eficiente, pois sem um controle adequado, a área de seleção não fecha as vagas no prazo definido, colaboradores podem ser admitidos com a documentação irregular e o RH perde muita produtividade, além de poder acarretar problemas com a segurança de dados dos colaboradores e até da empresa.

Com o isolamento social, grande maioria das empresas passou, ao máximo possível, a atuar digitalmente. Com colaboradores em casa sempre que possível, o processo de admissão do RH também passou a ser online por questões de segurança.

Vagas já eram anunciadas em meio digital e currículos já eram recebidos digitalmente desde a década de 2000. Porém, as entrevistas passaram a ser online, assim como todo o processo de admissão de um novo colaborador, seu registro e tudo o que diz respeito ao seu novo vínculo na empresa.

Garantindo a eficiência da admissão digital de pessoal

Embora pareça simples, sem metodologias de gestão ou soluções tecnológicas, o processo de admissão, mesmo digital, pode se tornar um grande problema.

A nova Lei Geral de Proteção de Dados está mais exigente o que obriga as empresas a pensarem em ter muito mais rigor para a proteção dos dados dos clientes, dos colaboradores e também da própria empresa.

Tudo isso vem acontecendo porque, à medida que as informações migram para o mundo digital, elas precisam ser acompanhadas de total segurança. Ou seja, o investimento em tecnologia deve ser assegurado por segurança proporcional dos dados manipulados.

Quanto mais você investe na eficiência dos processos e na segurança e transformação digital de todo o seu sistema de admissão, mais produtivo o seu RH se torna.

Por isso, a Easy Doc criou uma solução que já se tornou indispensável para as empresas que a aplicaram no RH: o Easy Doc Bot, que garante um processo automático de conferência de documentos admissionais para RH, totalmente personalizada e com total segurança.

O que é e como funciona o Easy Doc Bot?

O Easy Doc Bot é uma plataforma para simplificar a comunicação da seleção com o colaborador e automatizar a solicitação e envio dos documentos do processo admissional.

Para o departamento de seleção de pessoal, o Easy Doc Bot envia mensagens para o WhatsApp ou email dos candidatos aprovados e facilita, para o novo colaborador, a digitalização de toda documentação obrigatória à contratação (Onboarding). Por inteligência artificial e humana, identifica e confere toda documentação enviada e, caso falte alguma informação ou documento para a admissão, via chat bot, em tempo real, automatiza a cobrança e alertas sobre os documentos pendentes, evitando erros e perda de tempo.

A análise dos documentos é extremamente precisa e a plataforma consegue fazer a leitura e extração dos dados mais importantes da foto de cada documento enviado (o Easy Doc Bot também analisa a qualidade da captura da foto). A solução foi desenvolvida e idealizada para se encaixar no seu negócio de forma personalizada, sendo configurada de acordo com o fluxo do seu RH e para diferentes tipos de documentos.

O sistema oferece ainda assinatura eletrônica do contrato de trabalho ou formulários de benefícios e outros documentos que exijam a assinatura do colaborador.

Opcionalmente a solução conta ainda com API para consultas cadastrais em bases públicas, facilitando o enriquecimento e atualização de dados sensíveis para o onboarding dos colaboradores. Os dados capturados nos documentos são facilmente integrados com qualquer sistema, como de Recrutamento e Seleção, sistemas de Folha de Pagamento e o eSocial.

Contratações 100% automatizadas

Soluções como o Easy Doc Bot permitem que, após subir o documento na plataforma, uma série de funções de conferência, análise, e cobrança de documentos pendentes que deveria caber ao time de seleção, fica completamente automatizada.

Isso evita erros, extravios, tarefas repetitivas, pendências, reduz custos e permite que a equipe ganhe performance para atingir metas e ter um olhar mais estratégico para o RH da empresa, sem se prender ao operacional.

Além disso, a plataforma garante mais segurança para os documentos e informações, uma vez que centraliza e controla o seu acesso apenas para as pessoas autorizadas.

O Easy Doc Bot é oferecido junto a expertise e consultoria de especialistas em tecnologia e RH, com mais de 20 anos de atuação neste segmento.

Preservamos as normas, cultura e processos auditáveis dos nossos clientes, nossa solução está em plena conformidade com a LGPD, o que garante, segurança, eficiência e velocidade para uma atuação impecável do RH.

Transforme sua área de admissão mais estratégica, integrada e mais ágil com o Easy Doc RH – Admissão Digital.

Easy Doc Bot e Easy Doc Mobile: ferramentas a serviço da gestão de entrega e da transformação digital do seu negócio

Ferramentas a serviço da Gestão de Entrega e da Transformação Digital
O que pode parecer um desafio pode ser resolvido com uma solução que está na palma da mão.

Fazer a gestão de entrega e a transformação digital é um desafio para a sua empresa?

Se você trabalha com logística, sabe que um dos melhores termômetros para avaliar se o seu negócio vai bem é a satisfação do seu cliente. Estes, por sua vez, não pensam duas vezes antes de reclamar nas mais diversas plataformas disponíveis na internet, por onde outros potenciais compradores passarão, avaliando se vale a pena ou não contar com seus serviços.

Mas, como solucionar esta dor?

Felizmente já contamos com ferramentas digitais que ajudam na gestão das entregas, tornando o processo logístico muito mais assertivo e definido. As empresas que contam com este recurso, têm total visibilidade da entrega, desde o embarque à última milha.

Isso não quer dizer que o processo de entrega vá acontecer sem nenhum imprevisto, afinal, existem fatores humanos e da natureza que influenciam neste trabalho, mas te dá um suporte excelente para que você se comunique com o consumidor final, alertando sobre possíveis alterações de prazo, por exemplo.

Um pacote de soluções para a
gestão de entrega e transformação digital
ofertado para sua empresa:

A Easy Doc tem um leque de soluções que ajudam a sua empresa a sair do analógico e entrar de vez no mundo digital, entre elas o Easy Doc Mobile e o Easy Doc Bot, que atendem de forma inovadora a gestão de documentos e entregas.

Essas duas soluções permitem a captura de documentos com resolução perfeita da imagem do comprovante fotografado e, antes que o motorista retorne à base, as fotos já ficam disponíveis na plataforma Easy Doc Cloud para consulta e controle.

Mas se a sua operação não é aderente ao uso de novos aplicativos, os dados dos comprovantes podem ser capturados e enviados via whatsapp ou telegram, que já são aplicativos amplamente utilizados por motoristas, a imagem e os dados são validados automaticamente pela inteligência artificial do robô Easy Doc Bot!

O recurso é bom, mas e a usabilidade?

Uma das maiores questões para quem trabalha pelas estradas do Brasil é a falta de internet, afinal, este recurso nem sempre está disponível. Pensando nisso, essas duas soluções foram desenvolvidas para funcionar mesmo sem internet, ainda que com algumas limitações.

O Easy Doc Mobile armazena as fotos mesmo operando em modo offline e, quando a internet volta, os dados e imagens são enviados. No caso do Easy Doc Bot, a tecnologia segue os padrões do whatsapp e telegram: enquanto não há internet as informações ficam numa fila de espera e, quando o motorista tiver internet, esses dados serão carregados e enviados.

Aplicabilidade em diferentes áreas:
Easy Doc na Transformação Digital

A pandemia exigiu mudanças de comportamento em todos os âmbitos das nossas vidas e, quando falamos de mercado de trabalho, várias tendências tecnológicas foram antecipadas e massivamente implantadas.

Ou seja, quem conseguiu, ou tem conseguido, implantar novas ferramentas de gestão e metodologias mais modernas com eficácia está um passo à frente das empresas que insistem em permanecer no modo analógico.

Vale lembrar que a Transformação Digital não foi iniciada durante a pandemia e que vários processos já eram totalmente automatizados mesmo antes dessa necessidade mais latente, mas muitas empresas estavam deixando para implementar essas mudanças “depois”.

Vendas online durante
a pandemia

Segundo um relatório da Conferência da Organização das Nações Unidas (ONU) sobre Comércio e Desenvolvimento divulgado no início de maio deste ano, o percentual de vendas online aumentou de 16% para 19% em 2020, impactando os setores de logística e transportes, que precisaram – e ainda precisam – contratar mais, gerando mais trabalho para os departamentos de Recursos Humanos.

O trabalho do RH

O aumento repentino no fluxo de compras trouxe a necessidade de novas contratações no setor de transportes e logística e muitas empresas não estavam preparadas internamente para lidar com tantos papéis, solicitações e dados chegando e saindo a todo momento.

Se antes o RH dedicava mais tempo a trabalhar com documentos do que com estratégias, esse problema se agravou ainda mais de março do ano passado para cá.

Mas, como facilitar os processos de contratação, minimizando os erros e deixando o RH tomar conta de decisões mais importantes?

A resposta é simples: através de ferramentas de automação, gestão e transformação digital.

Muitas formas de aproveitar a
usabilidade do Easy Doc Bot

O Easy Doc Bot “conversa” com os candidatos selecionados, solicitando, identificando, analisando e cobrando os documentos necessários para a contratação. Ele ainda conta com recurso de assinatura eletrônica para o contrato de trabalho, formulários de benefícios e demais documentos que requerem assinatura, atendendo à contratações individuais ou em lote.

Além disso, outra vantagem do Easy Doc Bot é que ele é completamente integrado com qualquer sistema, como de Recrutamento e Seleção, sistemas de Folha de Pagamento e o eSocial. Opcionalmente a solução conta ainda com API para consultas cadastrais em bases públicas, facilitando o enriquecimento e atualização de dados sensíveis para o onboarding dos colaboradores.

Os dados de (PF, PJ, VEÍCULOS), são conferidos automaticamente, reduzindo o tempo da análise dos documentos e informações neles coletadas. Após os dados serem validados, pode ser iniciado etapas de workflow para acompanhamento das aprovações e atualização de dashboards de monitoramento em tempo real, tudo personalizado a cada projeto. Os documentos necessários do prontuário, também são armazenados dentro da mesma plataforma, Easy Doc Cloud, que centraliza os documentos de admissão e os documentos recorrentes do ciclo de vida dos colaboradores.

Em outras palavras, um pacote de soluções completas!

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Como ter uma gestão de entregas mais ágil e eficiente

Digitalização de Dacte com o celular, utilizando o Easy Doc Bot ou Easy Doc Mobile.
O que pode parecer uma dor de cabeça pode ser resolvido com uma solução que está na palma da mão.

O crescimento do e-commerce e do mercado digital como um todo tem levado as transportadoras (e outras empresas especializadas na gestão de entregas de produtos) a lidar com grandes desafios trazidos pelo alto volume de pedidos.

Não há outra saída: é preciso acompanhar a demanda do consumidor para abocanhar fatias maiores do mercado ou esperar que o seu negócio seja esmagado por uma concorrência faminta por crescimento.

A reputação das empresas de entregas, fretes e transportes, certamente depende muito da satisfação dos clientes, sejam eles empresas ou mesmo o consumidor final. Ou seja, se o produto não for entregue no tempo devido, uma enxurrada de avaliações negativas colocará a atuação daquela empresa em cheque.

Por essa razão, definir uma gestão eficiente de entregas, cumprir com os prazos, disponibilizar os comprovantes exigidos por lei (e pelo cliente) e fornecer um rastreio preciso, constroem a confiança e abrem portas para a ampliação da carteira de clientes.

É preciso não só estabelecer processos que sigam um fluxo eficiente e acelerado, mas investir em tecnologia e sistemas de gestão que facilitem esses processos, de modo a evitar gargalos e os famosos “pequenos incêndios”, que levam os colaboradores à loucura e resultam em falhas graves.

Ter um sistema que forneça indicadores, relatórios, datas e comprovantes em tempo real vai fazer com que a sua empresa elimine gastos desnecessários e, acima de tudo, tenha uma boa reputação, pare de perder clientes e adote um fluxo de processos que funcione adequadamente.

As soluções Easy Doc para uma gestão de entregas eficiente

A Easy Doc oferece duas soluções muito interessantes, desenvolvidas especialmente para empresas especializadas em entregas: o Easy Doc Bot e o Easy Doc Mobile. Ambas funcionam com tecnologias de ponta, feitas para se integrar perfeitamente a qualquer sistema de gestão. A seguir, você saberá mais detalhadamente como cada uma delas ajuda a sua empresa.

Easy Doc Bot

O Easy Doc Bot é uma plataforma para automatizar a comunicação, análise e captura de documentos e evidenciar processos. O robô atua por meio de inteligência artificial e utiliza os dois aplicativos de mensagens instantâneas mais utilizados no Brasil e por motoristas: o Whatsapp e o Telegram.

A Easy Doc fornece um número para ser adicionado no smartphone e, a partir dele, você inicia a comunicação com o robô e passa a receber interações personalizadas com instruções diretas. Por exemplo, para fazer a captura correta de um canhoto de nota fiscal ou DACTE, pela câmera do seu celular.

O Bot também é capaz de cobrar automaticamente documentos pendentes e permite a automatização de toda a comunicação entre diferentes áreas da empresa e em tempo real.

Os motoristas conseguem fazer o envio dos documentos fotografados no ato da entrega, diretamente para a plataforma, com todos os dados importantes à disposição imediata do gestor, dos clientes e de possíveis fiscalizações. Ou seja, com o Easy Doc Bot se tem a garantia de fotos legíveis, em tempo real, para comprovar as entregas e dar valor jurídico a essas imagens.

Easy Doc Mobile

O Easy Doc Mobile é um aplicativo, compatível com Android 4.2 ou superior e IOS 5S ou superior que também funciona via inteligência artificial e que permite, de forma intuitiva, a captura correta de documentos por celular (como o Easy Doc Bot).

A indexação do comprovante é automática, feita por inteligência artificial é conferido o número do documento, podendo ser um canhoto de nota fiscal ou DACTE, o que garante confiabilidade para baixa do comprovante.

O aplicativo pode ser usado em modo off-line, ou seja, sem conexão com a internet e não demanda muito consumo de dados para fazer os envios diretamente para a plataforma de gestão de entregas (Easy Doc Cloud) ou na Torre de Controle do cliente.

O app permite o rastreamento das entregas por placa, nota ou destinatário, disponibilizando no ato da entrega os comprovantes para consulta dos clientes, transportadoras e áreas de negócio do embarcador, com qualidade perfeita de imagem e baixa da entrega com a geolocalização, ocorrência, data e hora.

Acima de tudo, autenticidade para validade jurídica das imagens e, para maior segurança, criptografia dos dados pessoais.

Gestão de entregas munidas de tecnologia

Automatização da gestão de entregas é a nova palavra de ordem para processos em tempos de transformação digital. Com as soluções Easy Doc, a sua gestão de entregas é precisa, eficiente e evita problemas como:

  • reentregas
  • extravio de documentos
  • inadimplência,
  • demora no pagamento dos fretes e/ou mercadoria
  • pagamento indevido
  • falta de evidência de entrega e
  • gestão manual dos documentos e dados.

Em outras palavras, é uma poderosa ferramenta competitiva que toda empresa que visa um crescimento sólido considera indispensável.

A sua empresa merece soluções completas!

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A transformação digital que as transportadoras precisam começa na gestão documental

A transformação digital que as transportadoras precisam começa na gestão documental
Aplicativos, scanners para canhotos de entrega e Inteligência Artificial são tendências de alto potencial competitivo

Digitalização, gestão de documentos e transformação digital são termos, processos e fenômenos que têm ganhado bastante espaço dentro das empresas. Não é novidade que a inserção do digital nos processos contábeis, financeiros, jurídicos e corporativos de um modo geral conseguem trazer significativo ganho de produtividade, mas eles vão além disso: trazem um potencial competitivo tão grande que a concorrência não vê escolha senão adaptar-se o mais rápido possível às soluções digitais, sob o risco de não sobreviverem no mercado.

O grande diferencial das soluções tecnológicas e digitais nos tempos recentes é que elas têm vindo cada vez mais específicas para cada tipo de negócio. Neste artigo, abordaremos sobre soluções para a gestão documental de transportadoras, que têm como desafio a comprovação da entrega e a disponibilização dos documentos para consulta fiscal por, pelo menos, 5 anos.

O aumento do volume de entregas causado pela pandemia

Segundo o Mastercard Pulse, um indicador de vendas no varejo que atua com base em dados de pagamento, em 2020 o Brasil teve um crescimento de 75% no e-commerce em comparação ao ano anterior. Com a necessidade do isolamento social, a expectativa é de que esse número se mantenha alto no ano de 2021. Mais pedidos pela internet significa um aumento no volume de entregas para as transportadoras, o que é excelente. Mas, ao mesmo tempo, também significa um aumento considerável no volume de documentos para se controlar, o que pode se tornar um problema sem a gestão correta!

Com tantas entregas, é preciso ter atenção especial primeiramente para manter em ordem os documentos exigidos por lei, que são a segunda via do documento de transporte (que pode servir como comprovante de entrega) e o canhoto da nota fiscal. Portanto, ambos devem ser datados e assinados pelos responsáveis (o primeiro, pelo destinatário e, o segundo, pela pessoa que o recebeu. Esses são os documentos que devem ser armazenados por cinco anos, no mínimo, já que possuem validade jurídica e fiscal. Pensando em um alto volume de entregas e documentos, é preciso ter também alternativas para sua conferência, armazenamento e consulta.

Os desafios

Um dos principais problemas enfrentados com os documentos físicos é a necessidade de consulta em tempo real (seja por solicitação do cliente ou do gestor) quando esses documentos estão em outra localização e precisam ser enviados por terceiros. Considerando o deslocamento da frota, é difícil ter controle do deslocamento de cada veículo para identificar a chegada dos comprovantes solicitados. Em muitos casos, por exemplo, essa solicitação é baseada em simples conferência, para o devido pagamento do frete. Com o atraso, o recebimento do frete também é atrasado, podendo gerar problemas no fluxo de caixa e, daí por diante, uma reação em cadeia em outros setores da empresa.

Pagamentos de frete indevido, inadimplência, negligência na gestão manual dos documentos e falta de evidência da entrega, são mais problemas que aparecem a partir de uma gestão de comprovantes falha. Além disso, afetam o fluxo de caixa, a rentabilidade da empresa e sua reputação no mercado. Por essa razão, para as transportadoras, uma gestão de comprovantes eficiente é assunto muito sério. É peça-chave não só para evitar perdas graves, mas também para se equiparar ao potencial competitivo de empresas que usam soluções inteligentes para a gestão de comprovantes, como Danone, Piracanjuba, Yoki, Luft Logistics, Termaco Logística, Bomi Group e outras de grande prestígio dentro e fora do Brasil.

As soluções

Enquanto especialistas, gostamos de ressaltar sobre como as nossas soluções ajudam os nossos clientes e geram cases de sucesso todos os anos. A Easy Doc é uma empresa que desenvolveu soluções tecnológicas para gestão documental de empresas, criando algumas específicas para as transportadoras: Easy Doc Mobile e o Easy Doc Bot.

Easy Doc Mobile

O Easy Doc Mobile é um aplicativo desenvolvido especialmente para a gestão de documentos das transportadoras e embarcadores.

Permite a captura, o gerenciamento em tempo real de documentos como o DANFE, DACTE, canhotos, minutas e outras evidências de que a mercadoria foi entregue, bem como informações de tracking, acompanhamento operacional, registros de ocorrências, visibilidade da entrega, relatórios e dashboards.

As informações são gerenciadas no portal Easy Doc Cloud ou na Torre de Controle do cliente.

Valor legal

O Easy Doc Mobile é capaz de validar as imagens dos documentos automaticamente, extraindo os dados mais importantes de forma precisa e minimizando o risco da falta de informações.

O mais interessante do Mobile é que os documentos inseridos no aplicativo podem adquirir o mesmo valor legal do documento físico, servindo para qualquer tipo de consulta.

Este app também permite o rastreamento do veículo e a integração com o seu TMS e ERP.

Easy Doc Bot

O Easy Doc Bot é um excelente aliado da sua empresa, do seu motorista, do seu cliente e do seu gestor! Com ele, é possível fazer o envio das fotos dos documentos pelo WhatsApp ou Telegram.

Além disso, este robô funciona por Inteligência Artificial e assegura que o motorista faça captura da foto, nítida, legível e do documento da entrega, evita a necessidade de digitalização dos comprovantes somente quando o motorista retorna das entregas.

Soluções inovadoras e patenteadas

A Easy Doc cria soluções em gestão documental para empresas de diversos setores, dando enfoque para a transformação digital, a otimização de processos e o aumento da produtividade das empresas, ajudando a conduzi-las a um patamar superior de atuação.

Transportadoras e clientes da Easy Doc também pode contar com scanners de digitalização automática de canhotos de entrega, evitando que o processo seja manual.

Os scanners podem chegar à digitalização de até 2000 canhotos de nota fiscal por hora, ganhando tempo e garantindo que os colaboradores foquem no que realmente importa: o crescimento da empresa.

Gostou? entre em contato conosco e conheça as soluções que vão mudar a sua forma de lidar com a gestão de documentos na sua empresa.