Canhoto Digital:
Uma Revolução nas Operações Logísticas

Canhoto Digital
Maximizando Eficiência e Sustentabilidade: O Poder do Canhoto Digital em Empresas de Transporte

No cenário empresarial moderno, a busca incessante por eficiência operacional, agilidade e sustentabilidade tem levado as empresas de transporte a adotar soluções inovadoras que revolucionam suas práticas tradicionais. Uma dessas soluções é o “canhoto digital”, uma tecnologia que vai muito além de uma simples substituição do comprovante de entrega em papel.

Neste artigo, mergulharemos profundamente no conceito de canhoto digital, explorando seu funcionamento e, mais importante ainda, demonstrando as inúmeras vantagens que ele oferece para as embarcadores e transportadoras quando integrado aos modernos aplicativos de gestão de entrega e coleta.

Entendendo o Canhoto Digital

O canhoto digital não é apenas uma evolução tecnológica; é uma revolução nos processos logísticos tradicionais.

Em vez de aguardar o retorno do motorista – à transportadora ou embarcador para entregar os canhotos das notas fiscais – e isso pode levar dias ou até semanas – essas empresas estão adotando o formato digital, ou seja, o canhoto digitalizado no ato da entrega, que simplifica a gestão e melhora consideravelmente todos os aspectos do ciclo de entrega, o lead time.

O que é o Canhoto Digital?

O canhoto digital é a versão “eletrônica” do comprovante de entrega, “substituindo” o processo moroso e dispendioso de canhotos em papel por uma solução digitalizada.

Ele é geralmente implementado por meio de aplicativos móveis ou softwares de gestão, permitindo que os motoristas registrem, por meio de fotos, as entregas e as coletas de forma eletrônica e em tempo real.

Funcionamento do Canhoto Digital

O processo de canhoto digital é um exemplo perfeito de como a tecnologia pode otimizar processos. Vamos analisar cada etapa de seu funcionamento:

Registro Eletrônico: Quando um motorista recebe os detalhes de uma entrega ou coleta em seu aplicativo de gestão, ele registra todas as informações pertinentes eletronicamente. Isso inclui a data, hora, geolocalização e detalhes específicos da entrega.

Confirmação do Recebimento em Tempo Real: No momento da entrega, o destinatário confirma o recebimento da mercadoria por meio de data e uma assinatura, em seguida, o motorista tira a foto do comprovante obrigatório.

Foto APROVADA por IA e RPA do Comprovante de Entrega: Canhoto da Nota Fiscal

Esses dados são capturados, analisados e feita a validação automática das fotos por meio de Inteligência Artificial e RPA, em tempo real, comparando se a foto é o documento obrigatório, por exemplo, se a Foto do Canhoto corresponde com a Nota Fiscal.

Sincronização e Visibilidade em Tempo Real: As informações são sincronizadas em tempo real com o sistema de gestão centralizado e integrado com o TMS, ERP e outros sistemas.

Easy Doc Cloud (Torre de Controle)

Isso permite que a equipe de logística e os clientes acompanhem o status das entregas e coletas em tempo real, resultando em um fluxo de informações muito mais ágil e transparente.

Vantagens do Canhoto Digital

Redução de atraso de pagamento: a garantia de rastreabilidade dos comprovantes de entrega até o retorno a transportadora ou embarcador, evita dores de cabeça como: atraso no pagamento, títulos postergados, multas, ineficiência operacional, entre outros problemas comuns com a falta do comprovante.

Aumento da Eficiência: o processo do canhoto digital é mais rápido e preciso do que o método manual de ter que aguardar o retorno do motorista para entregar o comprovante, permitindo que a área responsável pelos comprovantes, possa validar, auditar e reprovar, os comprovantes em tempo real.

Visibilidade Aprimorada: Os aplicativos de gestão permitem o monitoramento em tempo real do progresso das entregas, garantindo uma maior visibilidade para a equipe logística e os clientes.

Integração Completa: O canhoto digital pode ser facilmente integrado aos sistemas de gestão existentes: TMS, ERP, entre outros, melhorando a eficácia geral dos processos.

Sustentabilidade Ambiental: A adoção do canhoto digital contribui para a redução do consumo de papel e impacto ambiental, alinhando-se com as metas de responsabilidade social corporativa e sustentabilidade, já que, uma vez digitalizado, o canhoto em papel pode ser descartado, pois tem validade jurídica.

Comprovantes digitalizados têm valor legal: esta é uma grande preocupação de quem ainda tem dúvida, pois, é de extrema importância que todos os documentos digitalizados tenham valor jurídico.

Atualmente, no mercado, a maioria das ferramentas digitaliza documentos, mas nem todas oferecem valor legal, mas é importante você atentar-se ao escolher, para saber se o aplicativo de gestão de coleta e entrega oferece essa segurança fiscal.

Além disso, a segurança legal para os documentos digitalizados, deve estar baseada na nova legislação brasileira publicada em 2019, com regulamentação específica em 2020, decreto 10.278.

Portanto, esse processo dá valor jurídico aos documentos digitalizados que estiverem adequadamente armazenados, assinados e “lacrados” digitalmente. (ver a solução Comprovante Legal)

Conclusão

A adoção do canhoto digital por meio de aplicativos de gestão de entrega e coleta é muito mais do que uma simples modernização; é uma transformação digital completa da forma como as empresas de transporte operam. Ao “embarcar” nessa mudança, as empresas estão demonstrando compromisso com a eficiência, a inovação e a sustentabilidade.

O canhoto digital não é apenas uma ferramenta, é um estímulo para um futuro mais ágil, responsável e tecnologicamente avançado no setor de logística e transporte.

Em resumo, a transformação digital por meio de aplicativos de gestão de entrega e coleta é uma mudança positiva para embarcadores e transportadoras que pode trazer eficiência, sustentabilidade e satisfação do cliente.

Ao eliminar o papel, reduzir erros e oferecer visibilidade em tempo real, essa tecnologia está redefinindo como as operações logísticas são conduzidas.

Aqueles que adotam o canhoto digital, estão se posicionando para liderar a inovação digital, preparando-se para um futuro mais eficiente e responsável.

Por isso, oferecemos soluções sob medida para o seu negócio!

Nossa tecnologia, com inteligência artificial e RPA, fazem toda a diferença na hora de capturar, analisar e validar seus comprovantes digitalizados no ato da entrega ou coleta.

Não deixe de explorar as opções de captura multicanais disponíveis no nosso site, encontre as soluções que atendam às necessidades específicas da sua empresa.

Oferecemos diversas soluções para facilitar a captura, validação e gerenciamento das entregas e dos Comprovantes de Entrega, por meio de produtos e serviços como:

Aplicativos Mobile para Gestão de Coleta e Entrega
Easy Doc Tracking
(Gestão de Coletas e Entregas)

Aplicativos Mobile e BOT para Gestão de Coleta e Entrega
Easy Doc BOT
(Chat BOT via WhatsApp ou página responsiva)

Easy Doc APP
(Captura inteligente de documentos)

Easy Doc Capture Desktop e Locação de Scanners Customizados

Certamente, ao adotar uma dessas soluções, sua empresa estará em vantagem competitiva, oferecendo um serviço de maior qualidade, transparência e segurança para seus clientes.

Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma demonstração!

Como os aplicativos mobile podem otimizar a gestão de coleta e entrega com IA para validar fotos dos comprovantes

Aplicativos Mobile para Gestão de Coleta e Entrega
Aplicativos Mobile para Gestão de Coleta e Entrega

A gestão de coleta e entrega é uma etapa crítica para empresas que buscam um fluxo de logística eficiente. Nesse sentido, a tecnologia desempenha um papel fundamental na otimização e rastreabilidade desse processo.

Uma ferramenta cada vez mais utilizada é o aplicativo mobile, que permite realizar a gestão de coleta e entrega de maneira, fácil, descomplicada e segura, incluindo a captura de fotos dos comprovantes de coleta e entrega.

Neste artigo, exploraremos como essa funcionalidade pode trazer benefícios significativos para a sua empresa. Confira!

Agilidade e precisão com Inteligência Artificial

A captura de fotos dos comprovantes de coleta e entrega por meio de aplicativos mobile elimina a necessidade de documentos físicos, como canhotos de notas fiscais, Dacte’s, recibos, entre outros.

Com essa funcionalidade, motoristas (autônomos, frota própria ou transportadores) podem tirar fotos dos comprovantes e, em tempo real, a imagem é conferida por IA, garantindo a documentação correta da entrega, ou seja, verificando se o número da nota/canhoto ou DACTE, confere com a entrega realizada.

Consequentemente, isso reduz bloqueios e atrasos de pagamentos, devido à contestação de entregas por comprovantes pendentes, ilegíveis ou divergentes, agiliza o fluxo de informações, conciliação de faturas e a performance de prestadores.

Monitoramento em tempo real

Ao utilizar um aplicativo mobile para a gestão de coleta e entrega flexível para Embarcador e Transportador você facilita a captura e acesso a informações em tempo real.

As fotos capturadas são enviadas instantaneamente para um sistema em nuvem, permitindo que você monitore o status das entregas e tenha visibilidade completa do processo, inclusive informações de performance por motorista e transportadora por meio de relatórios e dashboards personalizados.

Easy Doc Cloud (Torre de Controle)

Isso facilita o acompanhamento e a identificação de possíveis problemas, como ocorrências, devoluções e a tomada de decisões muito mais rápidas.

Prova de coleta e entrega e rastreabilidade

As fotos dos comprovantes de coleta e entrega funcionam como uma prova visual de que a entrega foi realizada conforme o esperado.

Além disso, é possível rastrear e auditar a localização, a condição e a integridade dos itens transportados mediante fotos tiradas na coleta ou entrega.

Caso haja algum problema ou reclamação por parte do cliente, a empresa pode consultar as fotos para comprovar a entrega de forma adequada, evitando disputas desnecessárias e, em muitos casos, até judiciais.

Melhoria na comunicação e colaboração

Os aplicativos mobile para gestão de coleta e entrega permitem uma comunicação mais eficiente e colaborativa entre o motorista e a empresa.

As fotos dos comprovantes, integradas ao TMS (software de gestão de transportes) e/ou ERP (software de gestão empresarial), podem ser visualizadas instantaneamente com outros setores da empresa, como o atendimento ao cliente, o departamento financeiro ou a área de logística.

Como resultado, isso proporciona uma troca de informações mais ágil e evita bloqueios, atrasos ou perda de receita por falta de comprovação de entrega decorrentes de comunicação falha.

Armazenamento e organização de dados

A captura de fotos de comprovantes de coleta e entrega por meio de aplicativos mobile também oferece a vantagem de armazenamento e organização de dados de forma digital.

Essas imagens (fotos dos comprovantes) podem ser facilmente acessadas e arquivadas em um sistema em nuvem integrado, tornando a gestão desses documentos mais eficiente e segura.

Além disso, a possibilidade de realizar buscas pelo número da nota/canhoto agiliza a recuperação de informações importantes para comprovar a entrega quando necessário.

Conclusão

Concluindo, os aplicativos mobile para gestão de coleta e entrega, com a IA para validar automaticamente as fotos de comprovantes, têm o potencial de revolucionar a forma como as empresas lidam com a gestão de entregas, coletas e comprovantes.

Ao utilizar essa tecnologia, sua empresa poderá desfrutar de uma gestão mais ágil, precisa e eficiente, reduzindo erros, melhorando a comunicação e otimizando o fluxo de informações.

Certamente, ao adotar essa solução, sua empresa estará em vantagem competitiva, oferecendo um serviço de maior qualidade, transparência e segurança para seus clientes.

Não deixe de explorar as opções de aplicativos mobile disponíveis no nosso site, encontre as soluções que atendam às necessidades específicas da sua empresa.

Aplicativos Mobile para Gestão de Coleta e Entrega
Easy Doc Tracking
(Gestão de Coletas e Entregas)

Aplicativos Mobile e BOT para Gestão de Coleta e Entrega
Easy Doc BOT
(Capture via Chat do WhatsApp)

Lembre-se de realizar testes para garantir que sua equipe esteja familiarizada com o uso dessas ferramentas e aproveite ao máximo os benefícios que elas oferecem.

Em um mundo cada vez mais digital, a gestão de coleta e entrega com captura de fotos dos comprovantes é uma tendência que está se consolidando.

Aproveite essa oportunidade e transforme a forma como sua empresa lida com esse importante processo logístico.

Digitalize canhotos de notas fiscais, DACTE’s e outros documentos com a Easy Doc e melhore a sua operação logística hoje mesmo.

Aumente a eficiência, a qualidade e a satisfação dos seus clientes, consolidando sua marca como referência em gestão de coleta e entrega com as soluções mobile da Easy Doc:
Easy Doc Tracking, Easy Doc Capture App e Easy Doc BOT.

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Lead Time na logística

Lead Time na logística: o que é e porque é tão importante?
Lead Time na logística: o que é e, por que é tão importante?

Lead Time na logística:
o que é e, por que é tão importante?

O Lead Time é um termo essencial na gestão de processos empresariais, especialmente na logística. Ele se refere ao tempo que leva desde o início de um processo até a sua conclusão, incluindo todas as etapas necessárias para atender às expectativas dos clientes.

Sabemos que todas empresas buscam atender as expectativas dos clientes, não é mesmo? E, para isso acontecer, é importante pensar muito além da qualidade dos produtos e serviços.

Para uma empresa, é fundamental ter o Lead Time otimizado para garantir a satisfação do cliente, a eficiência nos processos e a redução de custos. Isso pode ser alcançado por meio da melhoria contínua dos processos e do uso de tecnologias modernas.

Na logística, o Lead Time é um fator determinante para o sucesso de uma empresa. Cumprir prazos, realizar entregas com qualidade e segurança são aspectos essenciais para garantir a fidelidade dos clientes e o crescimento do negócio.

É, sem dúvidas, o ponto diferencial de uma empresa.

Para entender mais sobre Lead Time, acompanhe nosso post e conheça o significado e a importância deste indicador para seu negócio!

Mas afinal, o que é Lead Time?

Se formos traduzir literalmente, o termo Lead Time significa “tempo de espera”. E, na prática, isso acaba tornando-se verdade. Pois, de forma direta, este conceito acaba representando o período necessário para que um produto seja fabricado até a sua entrega e, querendo ou não, o cliente vive esse tempo de espera.

Por exemplo, ter informações precisas como a data, hora e geolocalização de cada entrega, qual o motorista responsável pela entrega e qual transportadora, mesmo sem roteirização. 

Vale ressaltar que, na maioria das vezes, o cliente acaba enxergando apenas o pedido e o recebimento do produto, enquanto a empresa está medindo e controlando o tempo e diversos processos durante todo o ciclo do pedido, porém, o esse ciclo precisa sim ser bem elaborado, para que tudo ocorra conforme o planejado.

Outro ponto importante é que todo time esteja engajado para que o ciclo do Lead Time seja otimizado.

Além disso, a redução do tempo que será gasto nas etapas de trabalho irá proporcionar inúmeros benefícios para o seu negócio, entre eles está a diminuição dos custos, a agilidade de entrega dos seus produtos e, claro, a maior satisfação dos seus clientes.

Qual a importância do Lead Time na Logística?

O Lead Time é um conceito crucial na logística, pois é o tempo que leva desde que um pedido é feito até que o produto ou serviço é entregue ao cliente. Quanto menor o Lead Time, mais rápido o cliente recebe sua encomenda e mais satisfeito ele tende a ficar.

Além disso, medir o Lead Time também pode trazer benefícios como aumento da eficiência operacional, redução de custos e melhoria da qualidade do atendimento ao cliente.

Uma maneira de medir o Lead Time é através da digitalização de comprovantes de entregas, como canhoto de nota fiscal, DACTE e outros documentos que comprovam a entrega de mercadorias.

Chega de colar canhotos em livros fiscais

Chega de colar canhotos em livros fiscais!

Atualmente, muitas empresas ainda utilizam o processo tradicional de armazenamento de canhotos em papel, colados em livros fiscais, o que pode causar atrasos e dificuldades no processamento de pedidos.

Ainda, o armazenamento em papel também pode levar a problemas de perda de documentos ou dificuldades na recuperação de informações como a comprovação de uma entrega e, consequentemente, o pagamento do frete.

Ao digitalizar canhotos de notas fiscais, é possível armazenar esses documentos eletronicamente, o que facilita a recuperação de informações e acelera o processamento de pedidos.

A digitalização também pode melhorar a precisão dos dados, pois é possível utilizar tecnologias como OCR e IA para extrair informações automaticamente.

Além disso, a digitalização de canhotos de notas fiscais também pode trazer benefícios adicionais, como a redução de custos com armazenamento e transporte de documentos, melhoria da segurança das informações e aumento da eficiência operacional.

É importante mencionar que a implementação da digitalização de canhotos de notas fiscais pode ser complexa, sendo aconselhável contar com a ajuda de especialistas.

A Easy Doc oferece serviços de digitalização em diversos formatos de captura, armazenamento eletrônico de documentos, além de oferecer suporte e orientação durante todo o processo.

Easy Doc Tracking
(Gestão de Coletas e Entregas)

Easy Doc BOT
(Captura via Chat do WhatsApp)

Em resumo, a digitalização de canhotos de notas fiscais pode ser uma ferramenta valiosa para medir o Lead Time e melhorar a eficiência operacional na logística. Além disso, ela também pode trazer benefícios adicionais como redução de custos e melhoria da segurança da informação.

Conclusão

Para concluir, é importante destacar que medir e reduzir do Lead Time é crucial para garantir a satisfação dos clientes e melhorar a competitividade das empresas no mercado.

A digitalização de canhotos de notas fiscais pode ser uma excelente maneira de alcançar essa redução, trazendo benefícios como aumento da eficiência operacional, redução de custos e melhoria da qualidade do atendimento ao cliente.

Quando você se planeja, a operação da sua empresa pode se tornar muito mais eficiente.

Você pode evitar ações reativas e ter dados do desempenho do motorista ou transportador por meio de relatórios e dashboards personalizados.

Easy Doc Cloud (Torre de Controle)

Se você deseja explorar essa oportunidade e alcançar os benefícios da digitalização comprovantes de entrega, não hesite em falar com os especialistas da Easy Doc.

Com sua experiência e conhecimento, eles podem guiá-lo pelo processo e ajudá-lo a alcançar a medição do Lead Time que você precisa para melhorar sua logística e aumentar a satisfação dos clientes.

Não perca mais tempo e aproveite as oportunidades, digitalize canhotos de notas fiscais, DACTE’s e outros documentos com a Easy Doc e melhore a sua operação logística hoje mesmo.

Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma demonstração!

Como a Souza Cruz (BAT Brasil) eliminou a guarda de canhotos em papel com a Easy Doc

Chega de colar canhotos em livros fiscais!

Souza Cruz (BAT Brasil): uma parceria que zerou a contestação de entrega e ainda eliminou a guarda de canhoto em papel com a solução Comprovante Legal!

Continue lendo “Como a Souza Cruz (BAT Brasil) eliminou a guarda de canhotos em papel com a Easy Doc”

4 formas de ter um processo de gestão de coletas e entregas inteligente

Gestão de Coletas e Entregas Inteligente e Eficiente com Easy Doc
Gestão de Coletas e Entregas Inteligente e Eficiente com Easy Doc

Toda empresa visa ter processos mais inteligentes, não é mesmo? E todo processo eficiente está ligado à agilidade. Para que você tenha um processo de gestão de coletas e entregas inteligente e eficiente na sua empresa, é necessário que várias etapas funcionem perfeitamente, além disso, é importante ter informações exatas de alguns procedimentos.

No entanto, na maioria das vezes, a quantia imensa de papéis, notas fiscais, canhotos, DACTEs, falta de informações em tempo real e tantos outros “empecilhos”, acabam afetando a eficiência de uma coleta e/ou entrega e, consequentemente, a sua operação. 

Neste artigo, vamos apresentar para você, formas de driblar os desafios que impedem sua empresa de ter um processo de gestão de coletas e entregas mais inteligente e eficiente. Vamos lá?

1. Monitore suas entregas e coletas

Certamente, um dos fatores que mais impactam na eficácia da gestão de coletas e entregas da sua empresa é poder ter controle e gestão dos comprovantes de entrega.

Por exemplo, ter informações precisas como a data, hora e geolocalização de cada entrega, qual o motorista responsável pela entrega e qual transportadora, mesmo sem roteirização. 

Estes tipos de informações auxiliam você a detectar anormalidades na rota, ocorrências e atrasos, ou, ainda, imprevistos, previsão e efetivação da entrega.

Por isso, sua operação precisa imediatamente de uma solução robusta com tecnologias inteligentes para operar de forma mais eficiente e segura.

2. Organize seus comprovantes

Inegavelmente, saber onde seus comprovantes, notas fiscais, canhotos e DACTEs estão e conseguir encontrá-los de forma muito mais rápida, vai fazer com que o processo seja muito menos moroso. Além disso, a melhor forma de organizar suas informações é organizando tudo em um só lugar, para poder encontrá-las com poucos cliques.

Com isso, você unifica informações e agiliza processos!

3. Utilize dados ao seu favor

Inquestionavelmente, quando você utiliza soluções inteligentes, como a Inteligência Artificial e RPA, por exemplo em seus processos, é possível extrair diversos dados e, com isso, sua equipe conseguir monitorar e criar estratégias que gerem resultados positivos para a sua empresa.

Além disso, é possível entender o que pode ser melhorado, o que pode ser mantido e o que deve ser retirado dessa rotina.

Quando você se planeja, a operação da sua empresa pode se tornar muito mais eficiente. Além do mais, você pode evitar ações reativas e ter dados da performance do motorista ou transportador por meio de relatórios e dashboards personalizados.

Easy Doc Cloud (Torre de Controle)

4. Automatize seus processos

Quando a rotina é agitada, muitas vezes, o profissional não se dá conta da importância de automatizar processos. 

Os benefícios são muitos, pois além de representar uma melhora na gestão de processos, a automatização permite que seus colaboradores possam exercer funções mais estratégicas.

A melhora da experiência do cliente, com entregas cada vez mais rápidas é uma delas!

Sem contar que fica muito mais fácil de se obter informações reais e confiáveis, além de e reduzir o Lead time consideravelmente.

Quer um exemplo prático?

Quando um motorista precisa comprovar a entrega e digitaliza os comprovantes apenas no fim dia ou quando, obrigatoriamente, tem que retornar a transportadora/empresa, para entregar esses comprovantes, ele e a empresa perdem tempo e dinheiro.

Porém, quando o processo é automatizado, com soluções inteligentes e que são capazes de digitalizar, de diversas formas, qualquer tipo de documento com qualidade e extrair dados, ele utiliza dessa comprovação digital, e as informações são enviadas, em tempo real, ao transportador. Ou seja, muito mais prático!

Conclusão

É importante reconhecer que a sua empresa necessita organizar sua forma de digitalizar documentos de comprovação e agilizar processos.

Ao ter essa percepção, você poderá dar o primeiro passo na transformação digital do seu negócio e tornar os processos de entregas e coletas muito mais inteligentes!

Contudo, ao escolher um software de qualidade, você estará tomando a melhor decisão para o seu negócio. 

Quer saber mais como obter um processo de gestão de coletas e entregas mais inteligente e eficiente?

Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma demonstração!

8 benefícios ao utilizar BOTs na automação de processos

O Benefícios ao utilizar o Easy Doc BOT na Automação de Processos
Os Benefícios ao utilizar o Easy Doc BOT na Automação de Processos

Em algum momento, você já ouviu falar em BOT (abreviação de robot, robô em inglês), não é mesmo? Ou, você até já utiliza alguns tipos de BOTs e nem se dá conta da existência dele na automação de processos no seu dia a dia.

Imagine esse cenário, você utilizando um BOT para agilizar tarefas rotineiras, como por exemplo, solicitar e receber documentos, com análise por RPA em tempo real, com as regras personalizadas e validação dos dados para sua empresa.

E isso, sem você ter nenhum tipo de esforço, basta contratar uma empresa especialista e o BOT customizado fará tudo por você.

Parece até coisa de outro mundo, né? Mas não! Isso já faz parte da rotina de muitas empresas!

Apostar em um BOT na automação de processos da sua empresa pode ser a resposta para sua pergunta, pois essa ferramenta pode auxiliar a entregar uma gestão mais eficiente dos documentos e informações para prestação de contas com clientes, medição de performance de seus fornecedores entre outros benefícios.

Neste post, vamos mostrar quais os principais benefícios em utilizar um BOT na automação de processos da rotina de sua empresa. Se você quer saber mais e entender como essa tecnologia pode fazer diferença para seu negócio, acompanhe nosso artigo!

Como um BOT pode ajudar na rotina de uma empresa?

As mudanças começaram a ocorrer principalmente na época da pandemia da COVID, pois com o isolamento, muitas pessoas passaram a comprar de forma online e, com isso, o setor de logística precisou garantir que as entregas na casa dos clientes fossem feitas de forma eficiente e dentro do prazo estabelecido.

Além disso, o trabalho remoto também passou a fazer parte da rotina dos brasileiros. Pessoas espalhadas pelo país inteiro trabalhando em qualquer canto do Brasil. Por isso, viu-se a necessidade de modernizar, também, o processo de contratação.

Sem contar outras rotinas que foram modificadas com a pandemia, que acabaram fazendo com que evoluíssemos tecnologicamente de forma muito mais rápida, impactando, principalmente, na introdução dos BOTs na rotina das empresas.

Mas, além dessas mudanças, existem muitos outros benefícios que os BOTs trouxeram para os negócios. Vamos conferir?

1. Atendimento mais ágil

Cumprir prazos é primordial para qualquer setor. Isso significa que sua empresa está oferecendo um serviço de excelência ao cliente. Quando você garante um atendimento mais rápido, para esclarecer dúvidas sobre status de uma entrega, por exemplo, você estará na frente de quem não oferece esse tipo de atendimento.

Ao utilizar um BOT, você pode atender clientes internos e externos muito mais rápido, evitando problemas futuros.

2. Integração com sistemas de gestão

Ao integrar o BOT a um sistema de gestão, como por exemplo: um TMS ou ERP, você consegue ter um amplo acesso a todos os dados importantes sobre sua empresa, seus clientes e fornecedores, assim, auxiliando na tomada de decisões de forma mais assertiva.

3. Disponibilidade 24h por dia, sete dias da semana

Imagina funcionar full time? Desta forma, assim que seu cliente ou seu colaborador precisar de qualquer informação mais básica vinda de você, ele terá a resposta o mais rápido possível.

4. Relatórios 100% personalizados

Ao ter uma ferramenta de chatbot que permite extrair e enviar dados, fica mais fácil gerar relatórios personalizados em tempo real! Desta forma, é possível que decisões estratégicas, baseadas em dados reais, sejam tomadas. Além disso, é possível identificar gargalos e pontos de melhorias nas operações.

Quando você integra o BOT ao seu sistema de gestão, os relatórios serão muito mais completos e você conseguirá criar um planejamento muito mais eficiente para o seu negócio.

5. Equipe mais produtiva

Ao agilizar processos, seu time tem tempo livre disponível. Quando sua empresa utiliza uma ferramenta que desafoga sua equipe, seus colaboradores podem se dedicar a pensar sobre estratégias para seus setores, podendo agregar muito mais valor para seu negócio.

6. Controle de processamento

Tudo que for solicitado, entregue, coletado, alterado ou cancelado, vai sendo encaminhado, em tempo real, para a nuvem, obtendo assim, informações, segurança no processo e automação do fluxo de trabalho da sua equipe. Desta forma, fica muito mais fácil ter controle do que acontece na sua operação.

7. Acompanhamento do andamento da entrega

Toda atualização que as entregas ou coletas tiverem, ou seja, o acompanhamento, você terá em suas mãos em tempo real. A melhor forma de poder ter o controle do que acontece e poder tomar decisões preditivas.

8. Agilidade nas contratações de colaboradores

Ao utilizar um chatbot no processo de contratação de colaboradores, você agiliza o envio de dezenas de fotos de documentos necessários a contratação em minutos, com isso, permite que sua equipe de Recursos Humanos atue de forma muito mais estratégica dentro da sua empresa.

Conclusão

Levando em conta todos esses benefícios, é possível concluir que outro grande benefício da utilização de BOTs é a diminuição de erros, a diminuição de retrabalho, além de poder trabalhar de forma preditiva.

Ao utilizar um sistema de automatização baseado em extração, captura de dados e inteligência artificial, como um BOT, é possível ter total controle das informações que tramitam em cada processo de uma operação. Sem contar que, caso ocorram erros, os BOTs podem ser uma fonte rápida de consulta para retomar a atividade rapidamente.

Resumindo, implementar um BOT na sua empresa trará muitos benefícios para você e seus colaboradores, aumentando a produtividade, diminuindo erros e reduzindo custos operacionais. Ou seja, você só tem a ganhar!

Quer saber mais sobre chatbot e conhecer seus benefícios na prática?

Conheça o Easy Doc BOT e a nossa solução de Automação de Processos RPA e BPO

Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma demonstração!

Caminhoneiros e aplicativos: muito além da praticidade

Caminhoneiros e Aplicativos para Gestão de Coletas e Entregas

Do modelo mais simples ao modelo mais completo, os smartphones oferecem diversas ferramentas para o dia a dia de qualquer usuário.

Para profissionais, então, os aplicativos são inúmeros. Seja para facilitar a rotina, ou para ter controle de demandas, os APPs se tornaram ferramentas indispensáveis de trabalho para todas as profissões.

Para os caminhoneiros não é diferente. O dia a dia, que normalmente é caótico, com trânsito movimentado, vias com velocidade reduzida, violência nas estradas, estradas esburacadas e tantos outros problemas, são apenas alguns dos empecilhos que os profissionais do setor de transporte e operadores logísticos enfrentam. Desta forma, os aplicativos para os transportadores e embarcadores servem como a melhor alternativa para a rotina das estradas.

E não é uma surpresa que o número de motoristas usando aplicativos aumenta a cada dia e, com isso, muitas empresas acabam adotando ferramentas de trabalho que funcionam através de APPs.

Um dos segmentos que adotou este tipo de ferramenta, é o de entregas e coletas de mercadorias que, ao utilizar a tecnologia como aliada, fez com que as ocorrências e reentregas diminuíssem e a economia tornou-se evidente desde o primeiro uso.

Quer saber como os aplicativos fazem toda a diferença na comunicação dos caminhoneiros (transportadores e embarcadores) com seus destinatários? Acompanhe o nosso post!

Por que aderir aos aplicativos?

Segundo a pesquisa CNT Perfil do Caminhoneiro 2019, da Confederação Nacional de Transporte, 87,8% dos caminhoneiros fazem uso de smartphones, tablets e notebooks para acessar informações importantes do seu trabalho. Ou seja, é praticamente unânime o uso de alguma ferramenta tecnológica na rotina de transportadores e embarcadores.

Vale ressaltar, também, que 98% destes profissionais utilizam de forma prioritária smartphones para acessar a internet e 90,6% a acessa diariamente.

Quais os principais benefícios dos aplicativos para os caminhoneiros?

Como é possível perceber, os aplicativos são muito úteis para todos os tipos de situações para a rotina dos motoristas. Um dos principais objetivos, nesse caso, é a facilidade de comunicação entre o profissional, seu contratante e o destinatário.

Outro benefício que causa impacto positivo na relação caminhoneiro x contratante x destinatário, é poder existir o compartilhamento da roteirização de coleta e entrega. Além disso, algumas ferramentas permitem que esse tipo compartilhamento seja feito em tempo real.

Vale ressaltar outro diferencial que só aplicativos que utilizam inteligência artificial podem oferecer, que é a captura de documentos, como foto de Notas Fiscais, Canhotos de Notas Fiscais,  DACTE’s, entre outros documentos, com leitura 100% efetiva, sem contar o armazenamento na nuvem. Onde o contratante pode acessar os documentos capturados a qualquer momento.

Economia de tempo de dinheiro

Não podemos esquecer de falar sobre um dos maiores benefícios, tanto para caminhoneiros, quanto para contratantes, que é a economia, seja ela de tempo ou dinheiro.

Ao ter acesso a informações, como previsão de entrega em tempo real, foto de documentos legíveis e validade jurídica dos comprovantes digitalizados, atraso ou perda de receita por falta de visibilidade e gestão na comprovação das entregas ou coletas, reduz drasticamente, potencializando a rentabilidade da parceria.

Conclusão

É possível perceber que quem adere à tecnologia e aplicativos só tem a ganhar, além de economizar tempo e dinheiro, pode conquistar grandes parcerias baseadas na confiança e na troca segura de informações. Por isso, convidamos você a conhecer nossas soluções Easy Doc Tracking, Easy Doc Capture App e Easy Doc BOT.

Às vezes, digitalizar seus processos e optar por um aplicativo de gestão de coleta e entrega pode parecer algo muito distante, mas não é! Você pode começar essa transformação hoje e ver as mudanças acontecendo rapidamente. Este é o tipo de investimento que vai impactar positivamente o seu negócio.

Reduza ocorrências e reentregas, melhorando o nível de serviço com informações e comprovações em tempo real, sobre o andamento e baixa das entregas. Acabe com a gestão dos comprovantes em papel.

Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma demonstração!

Aluminorte explica como a gestão de entregas e comprovantes ficou mais rápida e eficaz com Easy Doc Tracking

Acompanhamento em tempo real, via dashboard, na nossa plataforma web: Easy Doc Cloud

A Aluminorte, uma das maiores revendedoras de perfis de alumínio e acessórios do país, explica como seu processo de gestão de entregas e comprovantes ficou mais rápida e eficaz a partir da implementação da solução Easy Doc Tracking.

Continue lendo “Aluminorte explica como a gestão de entregas e comprovantes ficou mais rápida e eficaz com Easy Doc Tracking”

Como melhorar a gestão de coletas e entregas com aplicativo?

Gestão de Coletas e Entregas com o aplicativo Easy Doc Tracking

6 motivos para você adotar um aplicativo de gestão de coletas e entregas agora mesmo

Que a tecnologia faz parte da maioria das empresas nós já sabemos, mas que ainda existem muitos processos que não foram digitalizados e precisam dessa transformação agora mesmo, muitos não querem assumir.

Mas, qual seria o problema? Algumas pessoas têm medo de possíveis invasões, outras pensam que esses tipos de serviços podem estourar seu orçamento. Algumas empresas não contratam, porque acreditam que sua equipe pode não aceitar esses tipos de ferramenta, por medo de demissão e tantos outros fatores. 

Porém, sabemos que qualquer empresa, empresário e colaborador só tem a ganhar ao digitalizar todos os seus processos. Principalmente ao optar por um aplicativo de gestão de coletas e entregas, algo que muitos ainda desconhecem, ou não acreditam no potencial.

Você pensa em trazer para sua empresa um app de gestão de coletas e entregas, mas ainda está com dúvidas? Acompanhe o nosso post, pois vamos listar 6 motivos para você aderir agora mesmo!

1 – Comprovantes digitalizados têm valor legal

Esta é uma grande preocupação de quem ainda tem dúvida, pois, é de extrema importância que todos os documentos digitalizados tenham valor jurídico. 

Atualmente, no mercado, a maior parte das ferramentas digitalizam documentos, mas nem todas oferecem valor legal, mas é importante você atentar-se ao escolher, para saber se o aplicativo de gestão de coleta está de acordo com as regras e respeita a legislação fiscal. 

Além disso, toda a segurança legal do processo deve estar baseada na nova legislação brasileira que garante através da Lei nº 13.874 de 20 de setembro de 2019, da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 e pela regulamentação específica de 2020. 

2 – Tenha mais agilidade e praticidade na rotina das suas coletas e entregas

Quantas vezes alguns processos de pagamento de frete dentro da sua empresa ficaram parados, pois não encontravam algum comprovante? Ou até mesmo ficou difícil organizá-los na medida que ela ia aumentando? 

Quando você opta por um aplicativo de gestão de coleta e entrega, seus comprovantes estarão todos armazenados em um só lugar e você poderá encontrá-los em alguns cliques. Ou seja, nada de perder horas e horas atrás de algum canhoto que alguém não armazenou da forma correta ou acabou perdendo. 

Além disso, você poderá ter informações em tempo real, com previsão de entrega, ocorrências e fotos dos comprovantes para a comprovação on-line das entregas realizadas. Desta forma, tudo estará muito mais organizado e seus colaboradores terão muito mais tempo para realizar operações do dia a dia com qualidade. 

3 – Torne a logística mais sustentável

Ao reduzir a quantidade de papéis da sua empresa, você já estará fazendo a diferença para o meio-ambiente. Isso pode até parecer pouca coisa, mas esse tipo de atitude só tende a ser positivo para o mercado.

Ou seja, você estará contribuindo para uma causa maior e ainda chamará a atenção de seus clientes de forma positiva!

4 – Rastreie as coletas e as entregas

Quantas vezes você se perguntou qual era o motorista responsável por uma coleta determinada? Às vezes pode ficar a dúvida de qual ponto da rota esse motorista está.

Agora, você decide que chegou o momento de adotar um aplicativo de gestão de coletas e entregas, você saberá exatamente onde o seu motorista está e em qual ponto da rota ele se encontra. 

Sem contar que você sempre terá informações precisas como a data, hora e geolocalização de cada entrega, qual motorista responsável e qual transportadora, mesmo sem roteirização. 

5 – Tenha indicadores e sempre melhore a qualidade de suas entregas

Uma das partes mais positivas de se digitalizar processos, é você possuir, de forma fácil, dados de como estão as suas coletas. Além disso, você pode acompanhar a performance do motorista ou transportador.

Assim, fica muito mais fácil analisar dados e evitar ações reativas.

6 – Seus dados 100% seguros e com validação automática dos documentos

Ao digitalizar processos, uma das maiores preocupações é sobre a segurança dos dados, não é mesmo?

VOCÊ SABIA QUE 50% DAS FOTOS DE OUTROS APLICATIVOS PODEM ESTAR ILEGÍVEIS?

Quanto a isso, não precisa se preocupar, empresas sérias protegerão seus dados com criptografia de ponta a ponta.

Conclusão

Às vezes, digitalizar seus processos e optar por um aplicativo de gestão de coleta e entrega pode parecer algo muito distante, mas não é! Você pode começar essa transformação hoje e ver as mudanças acontecendo rapidamente. Este é o tipo de investimento que vai impactar positivamente o seu negócio.

Se você ficou convencido com as dicas que nós passamos aqui, agora, chegou a hora de convidarmos você a conhecer nosso aplicativo Easy Doc Tracking, que foi feito para a gestão das suas coletas, entregas e comprovantes de maneira, fácil segura e descomplicada.

As fotos dos documentos capturados têm o mesmo valor legal que o documento em papel, com o módulo Comprovante LEGAL, para dar valor jurídico aos documentos digitalizados e, por exemplo, as evidências da sua entrega.

O Easy Doc Tracking chegou para revolucionar a sua gestão de coletas e entregas, pois é um aplicativo fácil de usar, leve e inteligente!

Reduza ocorrências e reentregas, melhorando o nível de serviço com informações e comprovações em tempo real, sobre o andamento e baixa das entregas. Acabe com a gestão dos comprovantes em papel.

Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma demonstração!

Benefícios da digitalização de documentos no RH

Digitalização de documentos no RH
Digitalização de documentos no RH.
Leve seu departamento de RH ao próximo nível, rumo a transformação digital!

A tecnologia tem mudado a forma como diversas atividades e processos são realizados dentro das empresas, inclusive no setor Recursos Humanos que tem de lidar com uma grande quantidade de informações todos os dias. Veja como a digitalização de documentos no RH pode otimizar esses processos.

Independentemente do tamanho da empresa, o departamento de RH é responsável por gerar, organizar e armazenar muitos documentos, seja dos seus processos admissionais, avisos de férias, benefícios ofertados, contratos de trabalho, demissões etc.

É no setor de Recursos Humanos que ocorre toda a gestão do capital humano de uma empresa para que haja a condução correta de colaboradores com o objetivo de assegurar o seu bem-estar, como também atingir as metas estabelecidas por gestores.

Muitas empresas têm buscado métodos para otimizar os seus processos e garantir mais agilidade e economia. Sendo o RH um dos setores que vem ganhando diversas soluções inteligentes e mais assertivas.

A digitalização de documentos é uma dessas soluções que possibilita diversas melhorias nesse que é um dos departamentos mais importantes de um negócio.

Isso porque, a digitalização de documentos do RH é uma forma de automatizar as atividades e processos do setor através de softwares e aplicativos que permitem que os profissionais envolvidos nesse departamento trabalhem de maneira mais ágil e estratégica, ganhando mais tempo e recursos para utilizar sua expertise em outras atividades.

Quais os benefícios da digitalização de documentos no RH?

Menos custos com papéis e materiais
para impressão

O primeiro grande benefício que a digitalização traz para o RH de uma empresa é a redução do uso de papéis e materiais para impressão.

Acima de tudo, a natureza agradece, pois os documentos, quando manuseados fisicamente, demandam uma grande quantidade de papel utilizado diariamente.

Com a digitalização essa necessidade constante por papel é radicalmente reduzida, já que grande parte dos documentos gerados serão por meio digital, ficando apenas armazenados na nuvem e em computadores.

Ou seja, tudo isso gera uma economia bastante considerável para o orçamento mensal de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Armazenamento fácil e em nuvem

Outro benefício da digitalização de documentos no RH é que é possível ter um armazenamento facilitado com processos inteligentes e automatizados, como a notificação de solicitação de envio de documentos, enviada por um aplicativo de mensagens instantâneas, o whatsapp, por exemplo.

Além disso, esse armazenamento fácil possibilita um gerenciamento mais assertivo e integrado com todos os documentos e informações concentrados em um só lugar, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) capaz organizá-los de acordo com as necessidades da empresa.

Também, a digitalização viabiliza o armazenamento em nuvem para garantir a segurança das informações e para que somente colaboradores autorizados possam acessar documentos importantes.

Integração com outros sistemas

E não para por aí.

A implementação de um sistema GED para onboarding, no processo de admissão digital, facilitado através da digitalização de documentos, possibilita também a fácil integração via API com outros sistemas de automação já utilizados pelo RH.

Dessa forma, torna-se possível realizar buscas de dados e imagens de qualquer software de folha (e-Social), recrutamento e seleção, dentro de um único sistema, totalmente integrado.

Busca rápida

O processo de busca por documentos importantes centralizado em um único sistema, facilita o dia a dia, fazendo com que arquivos sejam localizados com poucos cliques.

Evitando, inclusive, atrasos na localização de documentos para casos de auditoria e processos trabalhistas.

Já parou para pensar o quanto de tempo é perdido por colaboradores procurando documentos físicos?

Essa facilidade que a digitalização de documentos permite, além de economizar tempo de trabalho, também aumenta a produtividade dos recrutadores e agiliza a aprovação e a contratação efetiva dos candidatos.

Automação do processo de recrutamento e admissão

Esse é outro benefício bastante importante que a digitalização de documentos no RH proporciona.

Através de softwares torna-se possível estabelecer critérios para facilitar a forma como uma empresa irá escolher seu próximo colaborador em um processo seletivo.

Esses critérios podem ser através de filtros pré-determinados, como por exemplo: nível de escolaridade, pontuação em testes aplicados, domínio de ferramentas específicas, nível de conhecimento linguístico, cursos complementares, experiências etc.

O mesmo processo de automação também é possível de ser realizado na admissão dos colaboradores selecionados, fazendo com que todo o processo admissional passe a ser digital.

Ou seja, o colaborador, após ser selecionado, recebe uma notificação por meio de Inteligência Artificial no WhatsApp, com um link para acessar um portal web responsivo de Admissão Digital, com orientações para o envio dos documentos obrigatórios para à contratação.

Viu só como a digitalização de documentos no RH abre diversas possibilidades para otimizar os processos cotidianos das empresas?

Com Easy Doc RH, nossa solução de Onboarding e Admissão Digital, você tem uma plataforma para automatizar a comunicação, captura e análise automática de documentos indispensáveis em um processo digital de contratação de novos colaboradores.

Como também, digitalizar prontuários existentes (ativos e inativos), reduzindo a papelada com assinatura eletrônica dos formulários de benefícios e contrato de trabalho ou a manutenção de um prontuário, tudo centralizado em um só lugar.

Além disso, a Easy Doc oferece, opcionalmente, o serviço de BPO para empresas que preferem terceirizar esta demanda – recebemos os documentos para serem digitalizados em nossas instalações.

O Easy Doc RH já se tornou indispensável para as empresas, pois garante a admissão digital 100% automatizada, com total segurança e de acordo diretrizes da lei geral de proteção de dados (LGPD).

Entre em contato com nossos especialistas e leve para o RH da sua empresa a transformação digital com as soluções híbridas da Easy Doc.