Transportadoras: a importância de gerenciar os comprovantes de entrega

Sua empresa lida corretamente com o preenchimento e armazenamento dos canhotos que comprovam a entrega?

Comprovantes de qualquer espécie, em acordos de qualquer natureza, são essenciais enquanto aparato para garantir a transparência e a segurança para a concretização da negociação em conformidade com tudo o que foi proposto desde o início. Infelizmente, é bastante comum que muitas empresas não deem a devida atenção para estas pequenas garantias e abram brechas para sofrer sanções e prejuízos absolutamente desnecessários.

Preenchimento correto dos canhotos de entrega

O que deve conter nos canhotos de entrega para garantir a sua validade legal? Quem deve preenchê-los? Como armazená-los corretamente para que sejam encontrados sem perda de tempo? Responder a todas essas perguntas e encontrar uma forma ideal de Gestão de Comprovante é um grande desafio para várias empresas.

Em primeiro lugar, é importante esclarecer que: de acordo com a legislação brasileira, o canhoto (comprovante de entrega) precisa conter as seguintes informações: a declaração de recebimento da mercadoria, com a razão social do remetente, a data do recebimento das mercadorias, a identificação e assinatura do receptor e a expressão “nota fiscal”, com seu devido número de ordem.

Os canhotos devidamente preenchidos representam para o vendedor, a prova de que a entrega das mercadorias foi efetivada, pois ele contém a declaração expressa de que o adquirente recebeu as mercadorias constantes daquela Nota Fiscal e a sua assinatura confirma, de forma irretratável, o recebimento.

Armazenamento

Além disso, os canhotos devem ser armazenados de forma a estarem disponíveis sempre que necessário, seja para a confirmação da efetivação da entrega, do tempo gasto ou qualquer outro dado requerido.

Solução

Devido à existência desta demanda, a Easy Doc desenvolveu uma Plataforma de Gestão Documental com soluções exclusivas para a Gestão de Comprovantes não somente para transportadores e embarcadores mas, para qualquer empresa ou tipo de documental, visando principalmente a redução de custos, melhoria dos processos e mais segurança, especialmente para contratempos judiciais.

Menos tempo e muito mais eficiência para efetuar o gerenciamento dos seus canhotos de entrega

Essa plataforma é completa e permite por meio de diversas soluções, gerir comprovantes e documentos de forma fácil, rápida e segura, na qual você pode acessar os seus canhotos dentro de um software de captura inteligente e intuitivo. Scanners customizados fazem a digitalização automática de até 2000 canhotos em uma hora! Um aplicativo, solução mobile, faz a digitalização do comprovante na ponta, ou seja, no ato da entrega, logo após que o adquirente recebe a mercadoria e assina o canhoto.

Esta estratégia de operacionalização poupa tempo da equipe e evita erros ocasionados por tarefas repetitivas. A plataforma Easy Doc garante a qualidade da imagem, valor legal e segurança em caso de extravio.

Vale salientar que o acompanhamento e a gestão dos documentos referentes às entregas, que, corretamente preenchidos, também fornecem informações relevantes para melhoria de processos e para a segurança da empresa. Afinal, a segunda via do Conhecimento de Transporte Eletrônico e os canhotos de entrega devem ser armazenados por um tempo mínimo de 5 anos, principalmente para consultas fiscais e a eliminação da possibilidade de penalidades como multas.

Volume

O enorme volume destes documentos, especialmente enquanto ainda estão em seu formato físico, quando mal geridos, possuem mais uma desvantagem: expõem dados importantes da empresa e de clientes ao acesso aleatório e, relembrando aqui, o grave risco de extravio, que afeta duramente a reputação de todo o negócio.

Por isso a Easy Doc a partir de um profundo conhecimento de mais de 12 anos em Gestão Eletrônica de Documentos e sobre o dia a dia das transportadoras e suas principais dores, traz para o mercado soluções que trazem mais produtividade, segurança e agilidade para sua operação.

Para conhecer melhor essas incríveis soluções para a Gestão de Comprovantes de Entrega, clique aqui, assista ao vídeo e veja na prática o funcionamento da plataforma, do app mobile e o dos scanners customizados.

Digitalizar Comprovantes de Entrega é a forma mais eficaz de melhorar a Gestão de Canhotos e a Gestão de Entregas

Digitalizar Comprovantes de Entrega
Scanners Customizados

Entenda como o processo pode ser feito de maneira simples e eficiente, melhorando a produtividade da sua empresa e a satisfação de seus clientes

Se em pleno 2020 sua empresa ainda trabalha no modo analógico, você precisa saber que está perdendo tempo e dinheiro em processos que já podem ser feitos em plataformas digitais, garantindo muito mais praticidade, segurança e agilidade às suas rotinas.

Uma dessas práticas é a gestão de canhotos. Você não precisa gerar gabaritos para digitalizar estes documentos, ou ainda, depender de processos lentos para a gestão de entregas de forma eficiente. Até porque, muitas vezes, no meio de todo o processo de retorno do comprovante de entrega, transporte e entrega de mercadorias, estes papéis acabam se perdendo.

Além disso, digitalizar os comprovantes de entrega é a forma mais eficiente e segura de garantir que toda a documentação não se perca, mas é preciso contar com a ferramenta certa para que o processo seja verdadeiramente eficaz.

Como fazer

A solução em digitalização de canhotos escolhida deve contemplar desde pequenos, até grandes volumes, oferecendo a possibilidade de serem digitalizados em lotes ou individualmente, de forma centralizada ou decentralizada em filiais, centro de distribuição, transportadoras e possuir recursos como: indexação automática, manual, validação nas bases de dados e integração com sistemas TMS, ERP entre outros, para automatizar a baixa de entrega.

Easy Doc Capture

A Easy Doc possui diversas ferramentas para garantir agilidade, segurança e eficiência em todo o processo de entrega, assegurando que os canhotos e outros documentos ficarão salvos em uma plataforma completamente segura: Easy Doc Capture, nosso software que pode ser configurado para digitalização de qualquer tipo de documento ou processo.

Benefícios

Torna todo o processo de gestão e controle de documentos e canhotos mais fácil, rápido e seguro, proporcionando maior produtividade. Digitalize de 500 à 2.000 canhotos por hora, redução de custos operacionais e, consequentemente, ganhos financeiros.

Como usar

Você pode fazer a captura de documentos em papel para a plataforma digital de diversas formas: diretamente pelo aplicativo Easy Doc Mobile (App de captura e indexação de documentos por smartphones, com rastreabilidade de todo o processo em tempo real), por meio de scanners customizados (a Easy Doc possui um exclusivo e patenteado adaptador de canhotos) ou integrar outros sistemas ao Easy Doc, criando um HUB para capturar seus comprovantes de entrega automaticamente.

Segurança e Autenticidade

Os comprovantes digitalizados pelo Easy Doc Mobile ou Easy Doc Capture, são autenticados para dar valor jurídico ao documento digital. Após a digitalização o sistema gera automaticamente um protocolo com a relação dos documentos, indicando o lote e caixa que foram armazenados, permitindo a rastreabilidade e, caso necessário, a localização física dos documentos. Processos manuais, prejuízos com extravio e retrabalho são desnecessários com o uso do Easy Doc Capture.

Como a gestão eficiente de comprovantes de entrega otimiza o trabalho e as rotinas administrativas das empresas

Processos digitais oferecem mais agilidade e segurança para empresas e clientes.

Para que sua a empresa cresça, se desenvolva e tenha o menor número de problemas fiscais e judiciais possível é preciso estar em dia com as obrigações financeiras. Fazer uma boa gestão dos comprovantes – de todos os tipos – é fundamental para garantir que esse processo aconteça de maneira efetiva.

Quanto maior o porte da sua empresa, quando se trata de rotinas diárias como transporte, compras, pagamentos, emissões e recebimento de mercadoria etc. maior é o volume de registros (comprovantes) gerados.

Precisamos levar em consideração que guardar esses comprovantes não é suficiente. É preciso também manter uma organização que seja prática, eficiente e permita que você localize o que for preciso de forma fácil, rápida, quando e onde quiser.

Por isso, manter esses documentos apenas no acervo físico pode impactar diretamente a qualidade e até a possibilidade do trabalho, especialmente se você, por qualquer emergência que seja, precise atuar de forma remota.

Uma forma eficiente, prática e responsiva para gerenciar os comprovantes é através da digitalização. Esse processo pode ser na ponta, ou seja, no ato da entrega com um aplicativo ou por scanners customizados, centralizado ou descentralizado em filiais, centros de distribuição, transportadoras ou ainda nos agentes.

Esse trabalho de forma geral vai acompanhado de outras tantas tecnologias e funcionalidades que otimizam não apenas a gestão dos comprovantes, mas o tempo empregado com essa atividade que, nos moldes tradicionais podem ser extraviados e gerar encargos em processos judiciais ou administrativos.

As soluções mais completas oferecem a integração desses comprovantes com softwares de inteligência artificial, capazes de tipificar e extrair, automaticamente, os dados de notas fiscais, canhotos, Dacte’s. Personalizado às regras de negócio de cada operação, facilitando a gestão de processos, acompanhamento em tempo real do status das entregas e dos comprovantes, backup, comprovação legal, armazenamento em nuvem e auditorias. Para obter todas essas facilidades e evitar todos os problemas que a falta de gestão de comprovantes pode causar, você pode contar com um parceiro terceirizado. A Easy Doc oferece várias soluções integradas que garantem a gestão não apenas dos comprovantes, mas de todo o processo de entrega.

Alpargatas: case da Easy Doc é matéria da Information Management

Especializada em informações sobre novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo, a Revista Information Management publicou uma excelente matéria a respeito de um grande case de sucesso da Easy Doc: a Alpargatas, maior fabricante brasileira de calçados da América Latina.

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