Leve seu departamento de RH ao próximo nível, rumo a transformação digital!
A tecnologia tem mudado a forma como diversas atividades e processos são realizados dentro das empresas, inclusive no setor Recursos Humanos que tem de lidar com uma grande quantidade de informações todos os dias. Veja como a digitalização de documentos no RH pode otimizar esses processos.
Independentemente do tamanho da empresa, o departamento de RH é responsável por gerar, organizar e armazenar muitos documentos, seja dos seus processos admissionais, avisos de férias, benefícios ofertados, contratos de trabalho, demissões etc.
É no setor de Recursos Humanos que ocorre toda a gestão do capital humano de uma empresa para que haja a condução correta de colaboradores com o objetivo de assegurar o seu bem-estar, como também atingir as metas estabelecidas por gestores.
Muitas empresas têm buscado métodos para otimizar os seus processos e garantir mais agilidade e economia. Sendo o RH um dos setores que vem ganhando diversas soluções inteligentes e mais assertivas.
A digitalização de documentos é uma dessas soluções que possibilita diversas melhorias nesse que é um dos departamentos mais importantes de um negócio.
Isso porque, a digitalização de documentos do RH é uma forma de automatizar as atividades e processos do setor através de softwares e aplicativos que permitem que os profissionais envolvidos nesse departamento trabalhem de maneira mais ágil e estratégica, ganhando mais tempo e recursos para utilizar sua expertise em outras atividades.
Quais os benefícios da digitalização de documentos no RH?
Menos custos com papéis e materiais
para impressão
O primeiro grande benefício que a digitalização traz para o RH de uma empresa é a redução do uso de papéis e materiais para impressão.
Acima de tudo, a natureza agradece, pois os documentos, quando manuseados fisicamente, demandam uma grande quantidade de papel utilizado diariamente.
Com a digitalização essa necessidade constante por papel é radicalmente reduzida, já que grande parte dos documentos gerados serão por meio digital, ficando apenas armazenados na nuvem e em computadores.
Ou seja, tudo isso gera uma economia bastante considerável para o orçamento mensal de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Armazenamento fácil e em nuvem
Outro benefício da digitalização de documentos no RH é que é possível ter um armazenamento facilitado com processos inteligentes e automatizados, como a notificação de solicitação de envio de documentos, enviada por um aplicativo de mensagens instantâneas, o whatsapp, por exemplo.
Além disso, esse armazenamento fácil possibilita um gerenciamento mais assertivo e integrado com todos os documentos e informações concentrados em um só lugar, um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) capaz organizá-los de acordo com as necessidades da empresa.
Também, a digitalização viabiliza o armazenamento em nuvem para garantir a segurança das informações e para que somente colaboradores autorizados possam acessar documentos importantes.
Integração com outros sistemas
E não para por aí.
A implementação de um sistema GED para onboarding, no processo de admissão digital, facilitado através da digitalização de documentos, possibilita também a fácil integração via API com outros sistemas de automação já utilizados pelo RH.
Dessa forma, torna-se possível realizar buscas de dados e imagens de qualquer software de folha (e-Social), recrutamento e seleção, dentro de um único sistema, totalmente integrado.
Busca rápida
O processo de busca por documentos importantes centralizado em um único sistema, facilita o dia a dia, fazendo com que arquivos sejam localizados com poucos cliques.
Evitando, inclusive, atrasos na localização de documentos para casos de auditoria e processos trabalhistas.
Já parou para pensar o quanto de tempo é perdido por colaboradores procurando documentos físicos?
Essa facilidade que a digitalização de documentos permite, além de economizar tempo de trabalho, também aumenta a produtividade dos recrutadores e agiliza a aprovação e a contratação efetiva dos candidatos.
Automação do processo de recrutamento e admissão
Esse é outro benefício bastante importante que a digitalização de documentos no RH proporciona.
Através de softwares torna-se possível estabelecer critérios para facilitar a forma como uma empresa irá escolher seu próximo colaborador em um processo seletivo.
Esses critérios podem ser através de filtros pré-determinados, como por exemplo: nível de escolaridade, pontuação em testes aplicados, domínio de ferramentas específicas, nível de conhecimento linguístico, cursos complementares, experiências etc.
O mesmo processo de automação também é possível de ser realizado na admissão dos colaboradores selecionados, fazendo com que todo o processo admissional passe a ser digital.
Ou seja, o colaborador, após ser selecionado, recebe uma notificação por meio de Inteligência Artificial no WhatsApp, com um link para acessar um portal web responsivo de Admissão Digital, com orientações para o envio dos documentos obrigatórios para à contratação.
Viu só como a digitalização de documentos no RH abre diversas possibilidades para otimizar os processos cotidianos das empresas?
Com Easy Doc RH, nossa solução de Onboarding e Admissão Digital, você tem uma plataforma para automatizar a comunicação, captura e análise automática de documentos indispensáveis em um processo digital de contratação de novos colaboradores.
Como também, digitalizar prontuários existentes (ativos e inativos), reduzindo a papelada com assinatura eletrônica dos formulários de benefícios e contrato de trabalho ou a manutenção de um prontuário, tudo centralizado em um só lugar.
Além disso, a Easy Doc oferece, opcionalmente, o serviço de BPO para empresas que preferem terceirizar esta demanda – recebemos os documentos para serem digitalizados em nossas instalações.
O Easy Doc RH já se tornou indispensável para as empresas, pois garante a admissão digital 100% automatizada, com total segurança e de acordo diretrizes da lei geral de proteção de dados (LGPD).
