Gestão de Comprovantes de Entrega
Sua empresa lida corretamente com o preenchimento e armazenamento dos canhotos que comprovam a entrega?
Comprovantes de entrega e de qualquer espécie, em acordos de qualquer natureza, são essenciais enquanto aparato para garantir a transparência e a segurança para a concretização da negociação em conformidade com tudo o que foi proposto desde o início. Infelizmente, é bastante comum que muitas empresas não deem a devida atenção para estas pequenas garantias e abram brechas para sofrer sanções e prejuízos absolutamente desnecessários.
Preenchimento correto dos canhotos de entrega
O que deve conter nos canhotos de entrega para garantir a sua validade legal? Quem deve preenchê-los? Como armazená-los corretamente para que sejam encontrados sem perda de tempo? Responder a todas essas perguntas e encontrar uma forma ideal de Gestão de Comprovante é um grande desafio para várias empresas.
Em primeiro lugar, é importante esclarecer que: de acordo com a legislação brasileira, o canhoto (comprovante de entrega) precisa conter as seguintes informações: a declaração de recebimento da mercadoria, com a razão social do remetente, a data do recebimento das mercadorias, a identificação e assinatura do receptor e a expressão “nota fiscal”, com seu devido número de ordem.
Os canhotos devidamente preenchidos representam para o vendedor, a prova de que a entrega das mercadorias foi efetivada, pois ele contém a declaração expressa de que o adquirente recebeu as mercadorias constantes daquela Nota Fiscal e a sua assinatura confirma, de forma irretratável, o recebimento.
Armazenamento dos Comprovantes de Entrega
Além disso, os canhotos devem ser armazenados de forma a estarem disponíveis sempre que necessário, seja para a confirmação da efetivação da entrega, do tempo gasto ou qualquer outro dado requerido.
Solução
Devido à existência desta demanda, a Easy Doc desenvolveu uma Plataforma de Gestão Documental com soluções exclusivas para a Gestão de Comprovantes de entrega não somente para transportadores e embarcadores mas, para qualquer empresa ou tipo de documental, visando principalmente a redução de custos, melhoria dos processos e mais segurança, especialmente para contratempos judiciais.
Essa plataforma é completa e permite por meio de diversas soluções, gerir comprovantes e documentos de forma fácil, rápida e segura, na qual você pode acessar os seus canhotos dentro de um software de captura inteligente e intuitivo. Scanners customizados fazem a digitalização automática de até 2000 canhotos em uma hora! Um aplicativo, solução mobile, faz a digitalização do comprovante na ponta, ou seja, no ato da entrega, logo após que o adquirente recebe a mercadoria e assina o canhoto.
Esta estratégia de operacionalização poupa tempo da equipe e evita erros ocasionados por tarefas repetitivas. A plataforma Easy Doc garante a qualidade da imagem, valor legal e segurança em caso de extravio.
Vale salientar que o acompanhamento e a gestão dos documentos referentes às entregas, que, corretamente preenchidos, também fornecem informações relevantes para melhoria de processos e para a segurança da empresa. Afinal, a segunda via do Conhecimento de Transporte Eletrônico e os canhotos de entrega devem ser armazenados por um tempo mínimo de 5 anos, principalmente para consultas fiscais e a eliminação da possibilidade de penalidades como multas.
Volume
O enorme volume destes documentos, especialmente enquanto ainda estão em seu formato físico, quando mal geridos, possuem mais uma desvantagem: expõem dados importantes da empresa e de clientes ao acesso aleatório e, relembrando aqui, o grave risco de extravio, que afeta duramente a reputação de todo o negócio.
Por isso a Easy Doc a partir de um profundo conhecimento de mais de 12 anos em Gestão Eletrônica de Documentos e sobre o dia a dia das transportadoras e suas principais dores, traz para o mercado soluções que trazem mais produtividade, segurança e agilidade para sua operação.
Para conhecer melhor essas incríveis soluções para a Gestão de Comprovantes de Entrega, clique aqui, assista ao vídeo e veja na prática o funcionamento da plataforma, do app mobile e o dos scanners customizados.