Solução beneficia empresas como a Bora Transportes e é a resposta para outras que tiveram prejuízos com a perda de comprovantes de entrega, afetando sua saúde financeira, eficiência operacional, conformidade legal e reputação no mercado
Os comprovantes de entrega desempenham um papel fundamental em várias situações, especialmente em contextos comerciais e logísticos. São essenciais para garantir a transparência, segurança e eficiência em uma variedade de transações comerciais e operações logísticas. Eles servem como um registro confiável e verificável de entrega, proporcionando tranquilidade e proteção para todas as partes envolvidas.
Um comprovante de entrega é uma prova tangível de que um item foi entregue com sucesso ao destinatário. Isso é crucial para garantir que as transações comerciais sejam concluídas de forma satisfatória e que todas as partes cumpram suas obrigações contratuais.
Em caso de disputas ou reclamações sobre a entrega de um produto, ou serviço, um comprovante de entrega pode servir como evidência concreta para resolver a questão. Ele documenta a data de entrega e recebedor da entrega e serviço, ajudando a esclarecer eventuais mal-entendidos ou divergências.
Esse documento ajuda a estabelecer responsabilidade, tanto para o remetente quanto para o destinatário, o que é essencial em casos de responsabilidade legal ou regulatória.
Em operações logísticas, os comprovantes de entrega são essenciais para registrar coletas, entregas e transferências. Também formalizam obrigações fiscais das empresas, atendendo áreas como auditoria, comercial, fiscal financeiro, entre outras.
Para empresas que fornecem serviços ou produtos, os comprovantes de entrega são uma parte importante do controle de qualidade. Eles permitem que a empresa monitore e avalie o desempenho de suas operações de entrega, identifique áreas de melhoria e mantenha altos padrões de serviço ao cliente.
São frequentemente usados para fins de faturamento e pagamento, e ajudam a garantir que as empresas sejam remuneradas pelos serviços ou produtos entregues, fornecendo uma documentação clara e irrefutável do serviço prestado ou produto entregue.
A perda desses documentos pode causar uma série de prejuízos graves para uma empresa, afetando sua saúde financeira, eficiência operacional, conformidade legal e reputação no mercado.
É nesse cenário que surge a Easy Doc, empresa especializada em desenvolver sistemas eficazes de digitalização e gestão de documentos para minimizar esses riscos.
Solução Easy Doc resolveu os problemas da Bora Transportes
A Bora Transportes é uma empresa com duas décadas de tradição e possui atualmente mais de 10 mil posições paletes, frota própria com mais de 340 veículos e 600 colaboradores e especializados em transporte, armazenamento e manuseio de alimentos perecíveis refrigerados, climatizados, secos e congelados.
O grupo conta com a matriz em São Paulo e 15 filiais em vários estados, para atender clientes na região Nordeste, Minas Gerais, Espírito Santo e parte do Norte do Brasil.
Antes de implementar o sistema da Easy Doc, a Bora Transportes utilizava um TMS para que os motoristas enviássemos dados da entrega, com data, hora e demais informações, todavia, as imagens dos canhotos, principal garantia de que a entrega tinha sido realizada, não eram legíveis. Os motoristas realizavam as entregas, mas as fotos não serviam como comprovação efetiva da entrega para os clientes, fator que também impactava todas as filiais, que não conseguiam ler os dados dos comprovantes.
Segundo Alan Araújo, gerente de desenvolvimento de sistemas da Bora Transportes, foi empregado um processo moroso, mas era a única forma, até então, de tornar os comprovantes legíveis.
“Para conseguirmos um pouco de qualidade nas imagens dos canhotos de entregas, eles eram digitalizados quando retornavam para as filiais. Perdíamos muito tempo com esse trabalho manual e não ganhávamos muito em termos de qualidade de imagem”, lembra o executivo. “Agora estamos colhendo os frutos com algumas indústrias que tínhamos faturas bloqueadas”
A empresa adotou então o sistema da Easy Doc a partir da matriz, e em apenas cinco meses ampliou a utilização para todas as filiais. “Pouco tempo depois de implantada na matriz, a solução já trouxe importante melhora na automação do processo, o que nos fez replicar o uso nas demais unidades, para termos ganho de escala. Agora estamos colhendo os frutos com algumas indústrias que tínhamos faturas bloqueadas”, disse Araujo.
“Com a melhoria da qualidade da digitalização dos canhotos, integrados no portal de cada cliente, nosso processo com o faturamento melhorou e os clientes aceitam o faturamento com base nos canhotos digitalizados, antes com o envio das fotos nós não conseguíamos receber os fretes”, enfatizou.
Ganho de produtividade e maior fluxo de caixa
Com a digitalização dos comprovantes o Grupo Bora Transportes ganhou produtividade, uma vez que a empresa pode focar seus esforços no seu core-Business.
O gerente de desenvolvimento de sistemas lembra que antes era perdido muito tempo tornando os canhotos um pouco mais legíveis. “Com a Easy Doc tivemos um grande ganho de produtividade. Já reduzimos pela metade essa perda e estamos em pleno processo de implantação em todas as filiais. Tenho certeza de que quando concluído, o resultado vai ser ainda mais surpreendente. Estamos identificando com a Easy Doc, os melhores recursos de digitalização, de acordo com as nossas necessidades, para ter ainda mais ganhos de produtividade e melhorar nosso fluxo de caixa”.
Alan afirma ainda que estão conquistando todos os objetivos iniciais, propostos pela parceria Easy Doc e Bora Transportes. “Nos propusemos a conquistar algumas metas e estamos efetivamente alcançando esses propósitos: a automatização do processo, maior ganho de tempo (já que não empregamos mais o processo manual) e melhoria na qualidade das informações fornecidas aos nossos clientes.”
“Dessa forma, evitamos o bloqueio de pagamento de faturas – devido a imagens ruins dos canhotos e melhor, conseguimos inclusive antecipar o recebimento das faturas. Hoje já disponibilizamos a consulta do comprovante de entrega com qualidade de imagem para todas as filiais e usuários envolvidos no processo de comprovação das entregas”, comemorou. “Hoje o cliente recebe pelo serviço que paga, o que já era bem feito, está sendo entregue com perfeição.”
A Bora Transportes já consegue receber algumas faturas que antes estavam bloqueadas: “Com a Easy Doc tivemos 100% recuperado de faturas que estavam em aberto. E ainda conquistamos maior transparência, uma vez que todas as informações ficam disponíveis em um portal. A qualidade da informação é certamente um ganho imensurável”, disse o executivo.
Para Alan Araújo, a Easy Doc ajudou a Bora Transportes imprimir perfeição aos seus processos. “Sempre entregamos um serviço de qualidade, mas não era entregue com perfeição, porque dependíamos do aceite do cliente, em aprovar o comprovante de entrega com baixa qualidade de imagem. Hoje ele recebe pelo serviço que paga. O que já era bem feito, está sendo entregue com perfeição”.
O gerente de desenvolvimento de sistemas conclui que a parceria trouxe outros importantes resultados: “Como a redução de contestações de entrega, os custos e de mais agilidade e melhoria no atendimento, e os clientes externos perceberam essas melhorias”, completou.
A Easy Doc desempenha um papel crucial ao trazer ganhos de tempo, agilizar o recebimento de faturas em aberto e aumentar a produtividade para as empresas, impactando diretamente no fluxo de caixa e na reputação construída junto aos seus clientes.
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