Sistema integra as equipes, torna as decisões mais ágeis e assertivas, otimizando as operações
Para falar da importância do workflow para o gerenciamento das operações do seu negócio é fundamental contextualizar o que é exatamente esse conceito.
O workflow é uma sequência de passos necessários para automatizar processos, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra, integrando departamentos que passam a “falar a mesma língua”.
Com esse procedimento, documentos, informações ou tarefas são passadas de um integrante ao outro que vão executando suas ações, segundo um conjunto de regras pré-definidos.
Esse sistema de automação do processo possibilita a identificação de diversas atividades dentro do negócio, estabelecendo regras de procedimento e controle de dados associados. São ações fundamentais para o perfeito gerenciamento do workflow, que representa uma relação entre tecnologia e processos de negócio, onde cada um induz uma relação com o outro.
É essa tecnologia que implementa a ligação entre a unidade de produção e o escritório, ou da tecnologia à cultura organizacional, e acaba conectando pessoas a processos na organização. Essa integração além de beneficiar a operação, também aproxima as pessoas que veem a sequência de seus trabalhos e se colocam como protagonistas no resultado final.
A Easy Doc, empresa de tecnologia com foco em desenvolver soluções personalizadas para captura e gerenciamento de informações, disponibiliza produtos que facilitam a digitalização distribuída, a implementação de OCR Inteligente, o workflow e a integração com ERP, TMS e outros sistemas.
Como funciona o workflow?
O sistema funciona por meio de um software, que define e gerencia o fluxo de trabalho organizacional. O grande diferencial desse sistema é que a sua automação é relacionada à comunicação e à troca de dados entre os diferentes setores da empresa.
Assim é possível garantir que todas as atividades desse processo sejam seguidas por uma hierarquia pré-definida. Como resultado prático, as tarefas passam a ser executadas de forma coordenada, onde cada colaborador envolvido seja informado, em tempo real, que existe uma atividade a ser realizada. Assim, controla-se de forma otimizada e ágil o tempo de execução das tarefas, o gerenciamento da sequência de diversas atividades, simplificando o fluxo de informações, analisando de forma mais abrangente os documentos da empresa e tomando decisões mais assertivas.
O sistema de workflow da Easy Doc é comprovadamente essencial para a gestão de sua equipe. A solução proporciona um processo manual simples, onde os itens podem ser movidos ou alterados, de acordo com as regras e procedimentos, de forma integrada, conforme necessidade durante a operação. Além do mais, abrange os processos mais burocráticos, que coordenam as demais tarefas e podem ser simplificados por meio do software, possibilitando a organização das informações.
O sistema de workflow da Easy Doc pode ser empregado em processos com intervenção humana ou não. Por meio dele, todos os procedimentos que envolvem trabalho cooperativo, realizado por diferentes departamentos com objetivos comuns, são integrados. Mesmo que sejam processos de trabalho em que as tarefas são efetivadas de forma conjunta, mas em unidades diferentes, garantindo a confiabilidade e a exatidão de sua aplicação.
Como implementar o sistema de workflow na minha empresa?
Primeiramente é imprescindível a identificação dos processos que serão adaptados, para diminuir a possibilidade de ocorrência de erros. Empresas que possuem um sistema de workflow têm seus processos realizados de forma mais assertiva, verificam atividades de maneira mais eficiente e geram resultados mais concisos, permitindo que ofereçam serviços com qualidade e padronizado.
Recomenda-se que as atividades sejam delimitadas, com participantes e objetivos bem especificados para conquistar agilidade nos processos. Com um planejamento bem executado haverá a redução do tempo de processo, assim como a verificação e a aprovação de tarefas com a eliminação do excesso de documentos e burocracia. Isso ocorre principalmente nos procedimentos que demandam atenção de diversos setores. Assim, as informações são mais organizadas e o fluxo de trabalho automático.
Também é importante que sejam eliminados os obstáculos, reduzidos custos, taxas de desperdício e retrabalho. Com a demanda por menor volume de materiais e mão de obra, os custos operacionais são reduzidos, garantindo a eficácia da gestão. Quando somada a processos mais ágeis, organizados e com resultados de qualidade garantida, permite que os colaboradores possam desempenhar funções mais estratégicas, relacionadas ao core business da sua empresa, para o crescimento organizacional.
Para obter mais segurança nos processos de forma automatizada é importante que os dados corretos sejam transmitidos a quem realmente compete a sua visualização. Essa ação permite que atividades imprescindíveis não sejam perdidas, ou ainda impede o acesso inadequado de outros colaboradores às tarefas que não lhe dizem respeito.
A garantia de que com o sistema de workflow os processos da empresa estarão automatizados permite um maior controle e padronização das operações, o que melhora substancialmente a eficiência da sua empresa e seus resultados.
O workflow sem dúvida é um grande aliado para aumentar a qualidade dos processos internos da sua empresa. Por meio dele, mais do que controlar fluxos de trabalho, é possível desenhá-los. Além disso, a ferramenta propõe que sempre seja levado em conta o lado profissional de cada organização para uma correta estruturação. Esse mapeamento deve ser detalhado e sempre único.
Cada empresa deve traçar suas etapas antes de planejá-la e colocá-las em ação. Também é preciso que toda a equipe entenda a importância deste modelo para que tudo dê certo.
Implemente o sistema de workflow da Easy Doc na sua empresa e otimize as operações do seu negócio!
- Antecipar a demanda – realizar um planejamento prévio aumenta a possibilidade de eliminar os erros e reduzir ocorrências que possam significar atrasos nas entregas. Por isso, uma gestão de estoques baseada na provável demanda é bem providencial.
- Manter uma parceria amigável com o fornecedor – um setor só opera com qualidade quando existe um relacionamento de confiança com os fornecedores eficientes e transparentes. Essa relação de confiança pode ajudar o empresário a colocar em prática um novo plano caso haja alguma intercorrência.
- Montar uma estratégia de entrega – imprescindível para a obtenção de bons resultados. É imperativo que o gestor compreenda suas necessidades para planejar qual o processo de transporte é mais adequado.
- Monitoramento em tempo real – a tecnologia tem sido uma grande aliada no setor de logística. Inúmeros recursos e ferramentas foram incorporadas, o que tornou o trabalho mais ágil, seguro e eficiente. Foi uma revolução a possibilidade de acompanhar a localização da mercadoria e verificar se o percurso está sendo cumprido com segurança e dentro do prazo.
- Terceirizar para melhorar – tendência interessante e que transfere grandes responsabilidades para quem está preparado e treinado para isso, conferindo maior profissionalismo ao processo.
Gestão dos comprovantes de entrega
No fluxo de trabalho das transportadoras, o comprovante de entrega é fundamental para dar continuidade à gestão do serviço. Quando o processo depende de um comprovante impresso, pode levar muitos dias para que o documento seja entregue à administração, para só depois comunicar o cliente sobre a conclusão da entrega. Isso traz lentidão para concluir o processo e para recebimento do valor do frete.
Outra situação muito comum é quando o cliente da transportadora solicita a conferência do comprovante de entrega. Quando impressos, podem ser armazenados em outro lugar, diferente de onde o gestor está alocado.
Com a digitalização e gestão profissional desses documentos é possível o compartilhamento de informações em tempo real, além de integrar as atividades, aumentando a consciência e o controle sobre qualquer alteração na atividade.
A digitalização é uma realidade no ramo dos transportes, tanto de documentos, quanto de processos. As notas fiscais e os Conhecimentos de Transporte (CT-e) foram apenas os primeiros passos para que empresas e autônomos do setor se iniciem nos processos digitais.
Venha para essa nova realidade e eleve suas operações a um novo patamar de eficiência, transparência e lucratividade. Somos uma plataforma de gestão documental, com especialização em transporte.