Digitalização, gestão de documentos e transformação digital são termos, processos e fenômenos que têm ganhado bastante espaço dentro das empresas. Não é novidade que a inserção do digital nos processos contábeis, financeiros, jurídicos e corporativos de um modo geral conseguem trazer significativo ganho de produtividade, mas eles vão além disso: trazem um potencial competitivo tão grande que a concorrência não vê escolha senão adaptar-se o mais rápido possível às soluções digitais, sob o risco de não sobreviverem no mercado.
O grande diferencial das soluções tecnológicas e digitais nos tempos recentes é que elas têm vindo cada vez mais específicas para cada tipo de negócio. Neste artigo, abordaremos sobre soluções para a gestão documental de transportadoras, que têm como desafio a comprovação da entrega e a disponibilização dos documentos para consulta fiscal por, pelo menos, 5 anos.
O aumento do volume de entregas causado pela pandemia
Segundo o Mastercard Pulse, um indicador de vendas no varejo que atua com base em dados de pagamento, em 2020 o Brasil teve um crescimento de 75% no e-commerce em comparação ao ano anterior. Com a necessidade do isolamento social, a expectativa é de que esse número se mantenha alto no ano de 2021. Mais pedidos pela internet significa um aumento no volume de entregas para as transportadoras, o que é excelente. Mas, ao mesmo tempo, também significa um aumento considerável no volume de documentos para se controlar, o que pode se tornar um problema sem a gestão correta!
Com tantas entregas, é preciso ter atenção especial primeiramente para manter em ordem os documentos exigidos por lei, que são a segunda via do documento de transporte (que pode servir como comprovante de entrega) e o canhoto da nota fiscal. Portanto, ambos devem ser datados e assinados pelos responsáveis (o primeiro, pelo destinatário e, o segundo, pela pessoa que o recebeu. Esses são os documentos que devem ser armazenados por cinco anos, no mínimo, já que possuem validade jurídica e fiscal. Pensando em um alto volume de entregas e documentos, é preciso ter também alternativas para sua conferência, armazenamento e consulta.
Os desafios
Um dos principais problemas enfrentados com os documentos físicos é a necessidade de consulta em tempo real (seja por solicitação do cliente ou do gestor) quando esses documentos estão em outra localização e precisam ser enviados por terceiros. Considerando o deslocamento da frota, é difícil ter controle do deslocamento de cada veículo para identificar a chegada dos comprovantes solicitados. Em muitos casos, por exemplo, essa solicitação é baseada em simples conferência, para o devido pagamento do frete. Com o atraso, o recebimento do frete também é atrasado, podendo gerar problemas no fluxo de caixa e, daí por diante, uma reação em cadeia em outros setores da empresa.
Pagamentos de frete indevido, inadimplência, negligência na gestão manual dos documentos e falta de evidência da entrega, são mais problemas que aparecem a partir de uma gestão de comprovantes falha. Além disso, afetam o fluxo de caixa, a rentabilidade da empresa e sua reputação no mercado. Por essa razão, para as transportadoras, uma gestão de comprovantes eficiente é assunto muito sério. É peça-chave não só para evitar perdas graves, mas também para se equiparar ao potencial competitivo de empresas que usam soluções inteligentes para a gestão de comprovantes, como Danone, Piracanjuba, Yoki, Luft Logistics, Termaco Logística, Bomi Group e outras de grande prestígio dentro e fora do Brasil.
As soluções
Enquanto especialistas, gostamos de ressaltar sobre como as nossas soluções ajudam os nossos clientes e geram cases de sucesso todos os anos. A Easy Doc é uma empresa que desenvolveu soluções tecnológicas para gestão documental de empresas, criando algumas específicas para as transportadoras: Easy Doc Mobile e o Easy Doc Bot.
Easy Doc Mobile
O Easy Doc Mobile é um aplicativo desenvolvido especialmente para a gestão de documentos das transportadoras e embarcadores.
Permite a captura, o gerenciamento em tempo real de documentos como o DANFE, DACTE, canhotos, minutas e outras evidências de que a mercadoria foi entregue, bem como informações de tracking, acompanhamento operacional, registros de ocorrências, visibilidade da entrega, relatórios e dashboards.
As informações são gerenciadas no portal Easy Doc Cloud ou na Torre de Controle do cliente.
Valor legal
O Easy Doc Mobile é capaz de validar as imagens dos documentos automaticamente, extraindo os dados mais importantes de forma precisa e minimizando o risco da falta de informações.
O mais interessante do Mobile é que os documentos inseridos no aplicativo podem adquirir o mesmo valor legal do documento físico, servindo para qualquer tipo de consulta.
Este app também permite o rastreamento do veículo e a integração com o seu TMS e ERP.
Easy Doc Bot
O Easy Doc Bot é um excelente aliado da sua empresa, do seu motorista, do seu cliente e do seu gestor! Com ele, é possível fazer o envio das fotos dos documentos pelo WhatsApp ou Telegram.
Além disso, este robô funciona por Inteligência Artificial e assegura que o motorista faça captura da foto, nítida, legível e do documento da entrega, evita a necessidade de digitalização dos comprovantes somente quando o motorista retorna das entregas.
Soluções inovadoras e patenteadas
A Easy Doc cria soluções em gestão documental para empresas de diversos setores, dando enfoque para a transformação digital, a otimização de processos e o aumento da produtividade das empresas, ajudando a conduzi-las a um patamar superior de atuação.
Transportadoras e clientes da Easy Doc também pode contar com scanners de digitalização automática de canhotos de entrega, evitando que o processo seja manual.
Os scanners podem chegar à digitalização de até 2000 canhotos de nota fiscal por hora, ganhando tempo e garantindo que os colaboradores foquem no que realmente importa: o crescimento da empresa.
Gostou? entre em contato conosco e conheça as soluções que vão mudar a sua forma de lidar com a gestão de documentos na sua empresa.