Desde janeiro, a empresa alimentícia investe em solução de digitalização e gestão de documentos fiscais para agilizar processos. Parceria reduziu tempo para obter documentos e agregou mais confiabilidade às informações.
Predilecta Alimentos, uma das principais indústrias de alimentos no Brasil, visava automatizar o processo de baixa das entregas de suas mercadorias. Assim, no início do ano, a empresa buscou o apoio da EasyDoc, assessoria e consultoria especializada em soluções personalizadas de gestão de documentos, com a parceria da Fujitsu, empresa japonesa líder em tecnologia da informação e da comunicação, para o fornecimento de digitalização e gerenciamento dos canhotos fiscais. Ainda, o projeto também incluiu o controle de pagamento de fretes com efetivação da entrega baseada na imagem dos comprovantes.
Para colaborar com o objetivo da Predilecta, a EasyDoc implementou uma solução para gestão dos comprovantes de entrega, que consistiu na instalação de scanners Fujitsu em vinte e cinco transportadoras que operam com o embarcador. O scanner Fujitsu foi selecionado por ser capaz de processar centenas de canhotos por hora, além de produzir imagens perfeitas para processamento no EasyDoc Capture – que faz a indexação automática de cada canhoto -. Uma vez capturados, os documentos passaram a ser processados na plataforma EasyDoc Capture e EasyDoc ECM – softwares para captura e gerenciamento de documentos e processos –. Imediatamente após a implantação, que foi feita de forma rápida, a Predilecta passou a contar com a equipe de BPO da EasyDoc para fazer a inteligência de cada documento escaneado a partir dos scanners da Fujitsu, complementando as informações dos canhotos – como data de entrega e recebedor – quando necessário, além do módulo de OCR para automatizar o reconhecimento do número das notas, série e fábrica e realizar a baixa automática no TMS (Transportation Management System).
Com isso, a empresa identificou que a disponibilização dos canhotos passou a acontecer em um prazo menor do que 24 horas ou até mesmo em tempo real, enquanto anteriormente era necessário aguardar que os documentos chegassem à transportadora e passassem pelo fluxo de cobrança, para só então serem entregues à empresa. Adicionalmente, a EasyDoc realiza a cobrança automática dos comprovantes não digitalizados por transportador, gerando relatórios analíticos e dashboards para acompanhamento da aderência do processo, o que garante identificar qual o comprovante ainda não foi disponibilizado pela transportadora de forma proativa e não reativa.
De acordo com Fernando Passos, gerente de logística da Predilecta, “a solução da EasyDoc em parceria com a Fujitsu trouxe maior confiabilidade e agilidade às informações, reduzindo tempo e auxiliando o departamento de logística na baixa do canhoto. Com isso, o projeto atendeu aos colaboradores no controle das entregas das mercadorias e no pagamento do frete – como o departamento de contas a receber, disponibilizando a imagem do documento no sistema”.
Para André Nyilas, sócio e executivo da EasyDoc, as empresas têm buscado soluções que simplifiquem os processos burocráticos sem afetar o compliance da companhia. “A escolha dos scanners da Fujitsu nas soluções da EasyDoc se deu pelo alto nível de qualidade dos produtos que a empresa oferece. Temos uma parceria sólida que permite oferecer serviços escaláveis e de alta performance. Para a Predilecta, criamos um projeto que, além de ser ajustável à área de Supply Chain, atendeu também aos transportadores, facilitando o processo de digitalização e a busca por documentos, garantindo que todos os processos da empresa sejam realizados de maneira completa e segura”, comenta.
Edson Siqueira, Vice-Presidente de Vendas da Fujitsu do Brasil, completa: “Ficamos muito satisfeitos em poder contribuir com o desenvolvimento dos negócios dos nossos parceiros e de poder fornecer soluções que agreguem benefícios aos clientes”.