Documentos digitalizados têm validade jurídica?

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Documentos digitalizados têm validade jurídica?

Enquanto falamos bastante sobre transformação digital e todos os impactos positivos que esse processo traz para as empresas, meio ambiente e para os consumidores, principalmente no que diz respeito à segurança da informação e privacidade, uma dúvida nos ocorre: qualquer documento digitalizado tem validade legal? E, ainda, posso descartar todo o meu acervo físico sem me preocupar com eventuais processos judiciais?

É indiscutível como a digitalização de documentos, seja por scanners ou por aplicativos, facilitou a rotina das empresas e dos colaboradores. Em um período de pandemia e necessidades emergenciais de isolamento como o que vivemos, ter acesso à documentação da empresa de forma remota foi e continua sendo imprescindível, mas não podemos deixar o aspecto legal de fora da lista das preocupações.

Se você pensa que a preocupação com a privacidade, segurança e valor legal dos documentos é recente, se enganou, as regulamentações em torno deste assunto existem desde 1995. Depois disso, até 2016, outras cinco leis e/ou medidas provisórias relacionadas foram criadas.

Mais recentemente a Lei da Liberdade Econômica, sancionada em 2019, além de elencar uma série de tópicos a fim de desburocratizar questões relacionadas às atividades econômicas do país, tratou de validar legalmente documentos digitalizados. Seis meses depois de sancionada a lei um decreto foi emitido complementando os requisitos técnicos para esta finalidade.

Ainda tratando de segurança da informação veio a Lei Geral de Proteção de Dados, aprovada em 2018. Após algumas reconsiderações, a LGPD foi sancionada e traz muitas resoluções necessárias em torno da privacidade de dados de empresas e clientes, principalmente no âmbito digital.

Valor legal de documentos digitais

A validade dos documentos digitais, também conhecidos como documentos nato-digitais, foi estabelecida a partir da Medida Provisória 2.200-02, de 24 de agosto de 2001, que já estabeleceu em seu 1º artigo:

Art. 1º Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Em 2012, a Lei 12.682 determinou que documentos digitalizados, armazenados em meio eletrônico passam a ter o mesmo reconhecimento legal que os em papel e manteve a obrigatoriedade do ICP-Brasil

Em 2019, a chamada MP da liberdade econômica (881/2019) – convertida na Lei 13.874/2019 -, estabeleceu o direito de arquivar qualquer documento por meio digital. O documento digital foi equiparado ao documento em meio físico, para todos efeitos legais.

Mas, quais os critérios estabelecidos para isso?

Todas essas Leis e Medidas Provisórias formam um conjunto de regras principais para garantir validade legal aos documentos digitalizados e podemos elencar que um critério principal de referência é perceber o valor histórico desses documentos.

Valor histórico é o que determina a necessidade da guarda também do documento físico, ou seja, o tempo que você precisa armazenar o documento em papel antes de descartá-lo e ficar apenas com o digital.

Mas, qual é esse tempo?

A resposta com certeza não é muito satisfatória, mas a verdade é que depende muito de que tipo de documento que estamos tratando. É por isso que existe a tabela de temporalidade, que determina a necessidade da apresentação física de cada tipo de documento.

Ressaltamos que existem documentos que não têm valor histórico, estes devem permanecer armazenados em meio digital, pelo menos, até o final do período de vigência, ou segundo o que estabelece a tabela de temporalidade.

O armazenamento dos documentos digitalizados

Sabemos que assim como a sala dos arquivos de muitos escritórios estão sujeitos a acidentes, invasões e furtos, a internet também oferece seus riscos, por isso o Decreto 10.278/2020 traz várias orientações no tocante à manutenção e armazenamento dos arquivos digitalizados.

O armazenamento desses dados deve ser feito de forma segura, visando garantir a proteção contra alteração e destruição dos documentos digitalizados, além de segurança da informação caso necessário.

A pergunta que não quer calar: Documentos digitalizados têm validade jurídica e já posso fazer o descarte de documentos em papel após a digitalização?

A resposta é simples e categórica: Sim, para a validade jurídica desde que respeitem as determinações legais e os padrões técnicos de digitalização e sim para o descarte se o documento não tiver valor histórico ou regulado por outras leis, caso contrário, não pode!

Concluindo

Todas essas regulações certamente trouxeram pontos positivos para a transformação digital, sustentabilidade e consciência ambiental, agilidade e redução de custos.

A Easy Doc acompanha diariamente tudo que há de tendência neste mercado e busca sempre agregar valor aos produtos e soluções aderentes a empresas dos mais variados setores focados em facilitar o dia a dia dos processos de negócio e da gestão documental, este é o nosso DNA.

A Easy Doc atende a muitas transportadoras e embarcadores, um documento que demanda muita pesquisa física são os Canhotos de Nota Fiscal e DACTE, com base legal no Decreto 10.278/2020 a Easy Doc tem a solução para dar valor jurídico a estes documentos digitalizados. Não é mais necessário o armazenamento físico deste documento” – comenta André Nyilas, CEO e Fundador da Easy Doc.

Se você quer conhecer mais sobre digitalização de documentos com validade legal, fale com um dos nossos especialistas, eles estão prontos para ajudar você e a sua empresa.

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