Uma das mais conceituadas operadoras logísticas do Brasil obteve melhoria significativa na relação custo x benefício com forte impacto nas operações
A Luft Logistics, uma das mais conceituadas operadoras logísticas do Brasil, experimentou a otimização de suas operações após firmar parceria com a Easy Doc Soluções Integradas.
Fundada em 1975 a operadora logística é composta pelas marcas Luft Agribusiness, Luft Healthcare e Luft Solutions, oferece soluções customizadas e exclusivas para seus clientes nos segmentos de agronegócio, farmacêutico, saúde em geral, e-commerce, varejo, editorial e eletroeletrônicos.
Há mais de 40 anos no mercado, a companhia vem se superando e desenvolvendo soluções cada vez mais inovadores para seus clientes, comprovando assim que é uma empresa líder e diferenciada.
Do papel a era digital
Segundo dados da AIIM (Associação Internacional para Gerenciamento de
Informações e Imagens), 95% das informações que trafegam no mundo estão em
papel e com a Luft Solutions não era diferente.
Gustavo Saraiva, CIO da operadora logística, afirma que parte da
transformação que mudou a gestão dos comprovantes de entrega se deu por meio
da parceria firmada em 2017 com a Easy Doc Soluções Integradas. Ele destaca que
a busca de maior controle, transparência, agilidade da guarda e disponibilização da
informação foi o que fomentou essa parceria. “Percebemos que a Easy Doc poderia
nos oferecer a melhor solução na relação custo x benefício e era exatamente o que
buscávamos. Antes da parceria, nosso processo era exatamente como da grande
maioria no mercado, com o manuseio, separação, organização dos comprovantes
físicos e a guarda em caixas. Posteriormente as caixas eram indexadas em um
sistema e levadas para armazenamento externo, o que demandava muito tempo”.
Para o executivo, o emprego das soluções da Easy Doc trouxe benefícios percebidos na prática: “Principalmente na agilidade, pois além do processo de digitalização dos comprovantes ser prática, rápida e padronizada, ainda descentralizamos o serviço. O processo, antes realizado em um único ponto, hoje é realizado em cada uma das 17 filiais espalhadas pelos estados brasileiros”.
Dentre os benefícios da digitalização logo percebidos pela Luft, destacam-se a facilidade na busca da informação (sistema de indexação); facilidade de acesso, com a possibilidade de acesso remoto e utilização simultânea; preservação e durabilidade do acervo e a transparência das informações.
O CIO da Luft ainda avalia que os benefícios obtidos com a adoção desta solução da Easy Doc são inúmeros e, mais importante, possuem uma característica muito peculiar, que é a fácil replicação com custo extremamente acessível. “O custo x benéfico é notório. Além da agilidade, já que processos que poderiam demorar até 30 dias para serem concluídos, devido a centralização, hoje levam no máximo uma semana. Sem falar da questão da antecipação de receita. Em geral, empresas no nosso segmento recebem pelo volume de entregas e o controle feito de forma automatizada permite que as entregas realizadas, e já com comprovantes digitalizados, sejam faturadas instantaneamente”, descreve Gustavo.
Ele acrescenta o impacto no fluxo de trabalho da Luft: “O impacto é bem positivo e colaborativo. Assim que a área de operações digitaliza o documento, o financeiro já consegue emitir as faturas para a área do atendimento ao cliente, e o próprio cliente já tem acesso as informações e a imagem do próprio comprovante com os dados do recebedor, data, local e carimbo. Tudo muito rápido, confiável e seguro”.
Gustavo ainda ressalta que a solução é de fácil utilização e fácil de replicar. “O processo envolve um scanner, um computador e o software de tratamento da imagem. É possível até digitalizar em lotes o que agiliza ainda mais o trabalho. Existe várias APIs (conjunto de rotinas e padrões de programação para acesso a um aplicativo de software ou plataforma baseado na Web. A sigla API refere-se ao termo em inglês Application Programming Interface, que significa em tradução para o português Interface de Programação de Aplicativos), que possibilitam a integração rápida do sistema de digitalização com os demais sistemas da empresa. No nosso caso, TMS, ERP e a nossa solução web para os clientes, Plataforma Luft Digital”, destaca Saraiva.
O executivo conclui que o projeto executado com a Easy Doc se deu de maneira muito rápida e objetiva. “Nós sabíamos exatamente o que precisávamos e eles são especialistas no assunto. Em dez minutos de conversa com o André Nyilas, CEO da Easy Doc, já estávamos tratando das questões para a contratação. E a não assinatura imediata desse contrato não foi empecilho para o início dos trabalhos. Assinamos o documento só após todos os equipamentos e softwares serem instalados em todas as nossas filiais espalhadas pelo Brasil. Primeiro decidimos qual seria a melhor solução/equipamento, depois tratamos da parte burocrática”, lembra.
Gustavo ainda enfatiza o conhecimento técnico da equipe: “Outro ponto que vale destacar é a área hoje dirigida pelo Fábio Koga, sócio e diretor de operações da Easy Doc, que fez com que a operação se tornasse estável e com credibilidade. O conhecimento técnico e comprometimento nos deu ainda mais certeza de estar com o parceiro certo”, completa o CIO da Luft Logistics.