Especializada em informações sobre novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo, a Revista Information Management publicou uma excelente matéria a respeito de um grande case de sucesso da Easy Doc: a Alpargatas, maior fabricante brasileira de calçados da América Latina.
A Alpargatas precisava de mais agilidade para efetuar o controle de seus canhotos fiscais. Com isso, a Easy Doc entrou com um projeto que expandiu o controle da empresa e digitalizou as notas de maneira rápida em mais de 120 filiais em todo o país.
Todo reconhecimento de receita só é efetivado após a assinatura do cliente no canhoto da nota fiscal, comprovando o recebimento da mercadoria – sem isso, ela não pertence a ele e a receita não vem como resultado para a empresa. Um problema na demora da baixa de recebimento dessas informações fez com que a Alpargatas buscasse um fornecedor que oferecesse maior agilidade nesse processo.
Versatilidade na digitalização de canhotos fiscais
A grande demora no recebimento do canhoto comprovando a entrega para o cliente ocorria por diversos motivos, entre eles a possibilidade de o canhoto ficar em poder da transportadora, pois, como a entrega é feita em todo o território nacional, são usadas diversas transportadoras cooperadas que acabavam não devolvendo corretamente a documentação necessária para a comprovação. Com isso, a informação demorava muito para chegar e a receita do mês era perdida.
Buscando por um maior controle desses comprovantes de entrega, e para atender ao requisito do IFRS (norma internacional de reconhecimento de receita, que só afere a entrega de determinado produto a partir do controle de comprovantes feito pela empresa) e implementar o conceito do OTIF (On Time in Full), foi desenvolvido um processo para digitalizar os canhotos e ter essa informação on-line em um prazo bem menor do que anteriormente, que durava 15 dias, já que, para o pagamento da transportadora, ela guardava os comprovantes até o fechamento da quinzena, e então entregava toda a remessa de uma só vez.
A fim de otimizar o processo, algumas empresas que já trabalham com gestão da informação foram contatadas, e após uma análise minuciosa, a Easy Doc foi contratada, pois apresentou as melhores características técnicas e a melhor solução de equipamentos para esse processo. “Se a empresa vende R$ 10 milhões, e R$ 2 milhões estiverem sem registro de entrega, essa receita não entra como resultado para a empresa”, explica André Nyilas, sócio e executivo da Easy Doc.
Após a definição da Easy Doc para a implantação do projeto, todas as filiais da transportadora receberam treinamento para se adequar ao sistema que seria utilizado. Nyilas ressalta que a implementação e o treinamento remoto se apresentaram como um desafio, devido ao número de unidades.
O projeto desenhado pela Easy Doc consistia em implantar um scanner em cada filial da transportadora que realizava serviços para a Alpargatas de forma descentralizada.
Nos primeiros dois meses, a implantação foi feita nas transportadoras do Sudeste, e depois nas do Nordeste, Centro-Oeste e Sul, resultando na digitalização descentralizada de 124 unidades, com volumetria de três mil notas por dia.
Isso fez com que todo o processo para o recebimento dos canhotos se tornasse mais ágil e contribuiu para que os próprios clientes tivessem acesso aos demais canhotos que retornavam para a empresa.
Anteriormente, os canhotos retornavam para a matriz e a baixa dessas informações era feita manualmente. Nessa ação, o tempo de trabalho foi reduzido significativamente.
“O equipamento utilizado pela Easy Doc também favoreceu a escolha da empresa para a realização do projeto. Ele realiza o processo de forma extremamente versátil e rápida, e lê os canhotos de trás para frente, de forma inversa, ou estando amassados, isso em média de um canhoto ou recibo por segundo”, comenta Ricardo Berger, gerente de Distribuição da Alpargatas.