Documentos digitalizados têm validade jurídica?

Documentos Digitalizados
Documentos digitalizados têm validade jurídica?

Enquanto falamos bastante sobre transformação digital e todos os impactos positivos que esse processo traz para as empresas, meio ambiente e para os consumidores, principalmente no que diz respeito à segurança da informação e privacidade, uma dúvida nos ocorre: qualquer documento digitalizado tem validade legal? E, ainda, posso descartar todo o meu acervo físico sem me preocupar com eventuais processos judiciais?

É indiscutível como a digitalização de documentos, seja por scanners ou por aplicativos, facilitou a rotina das empresas e dos colaboradores. Em um período de pandemia e necessidades emergenciais de isolamento como o que vivemos, ter acesso à documentação da empresa de forma remota foi e continua sendo imprescindível, mas não podemos deixar o aspecto legal de fora da lista das preocupações.

Se você pensa que a preocupação com a privacidade, segurança e valor legal dos documentos é recente, se enganou, as regulamentações em torno deste assunto existem desde 1995. Depois disso, até 2016, outras cinco leis e/ou medidas provisórias relacionadas foram criadas.

Mais recentemente a Lei da Liberdade Econômica, sancionada em 2019, além de elencar uma série de tópicos a fim de desburocratizar questões relacionadas às atividades econômicas do país, tratou de validar legalmente documentos digitalizados. Seis meses depois de sancionada a lei um decreto foi emitido complementando os requisitos técnicos para esta finalidade.

Ainda tratando de segurança da informação veio a Lei Geral de Proteção de Dados, aprovada em 2018. Após algumas reconsiderações, a LGPD foi sancionada e traz muitas resoluções necessárias em torno da privacidade de dados de empresas e clientes, principalmente no âmbito digital.

Valor legal de documentos digitais

A validade dos documentos digitais, também conhecidos como documentos nato-digitais, foi estabelecida a partir da Medida Provisória 2.200-02, de 24 de agosto de 2001, que já estabeleceu em seu 1º artigo:

Art. 1º Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Em 2012, a Lei 12.682 determinou que documentos digitalizados, armazenados em meio eletrônico passam a ter o mesmo reconhecimento legal que os em papel e manteve a obrigatoriedade do ICP-Brasil

Em 2019, a chamada MP da liberdade econômica (881/2019) – convertida na Lei 13.874/2019 -, estabeleceu o direito de arquivar qualquer documento por meio digital. O documento digital foi equiparado ao documento em meio físico, para todos efeitos legais.

Mas, quais os critérios estabelecidos para isso?

Todas essas Leis e Medidas Provisórias formam um conjunto de regras principais para garantir validade legal aos documentos digitalizados e podemos elencar que um critério principal de referência é perceber o valor histórico desses documentos.

Valor histórico é o que determina a necessidade da guarda também do documento físico, ou seja, o tempo que você precisa armazenar o documento em papel antes de descartá-lo e ficar apenas com o digital.

Mas, qual é esse tempo?

A resposta com certeza não é muito satisfatória, mas a verdade é que depende muito de que tipo de documento que estamos tratando. É por isso que existe a tabela de temporalidade, que determina a necessidade da apresentação física de cada tipo de documento.

Ressaltamos que existem documentos que não têm valor histórico, estes devem permanecer armazenados em meio digital, pelo menos, até o final do período de vigência, ou segundo o que estabelece a tabela de temporalidade.

O armazenamento dos documentos digitalizados

Sabemos que assim como a sala dos arquivos de muitos escritórios estão sujeitos a acidentes, invasões e furtos, a internet também oferece seus riscos, por isso o Decreto 10.278/2020 traz várias orientações no tocante à manutenção e armazenamento dos arquivos digitalizados.

O armazenamento desses dados deve ser feito de forma segura, visando garantir a proteção contra alteração e destruição dos documentos digitalizados, além de segurança da informação caso necessário.

A pergunta que não quer calar: Documentos digitalizados têm validade jurídica e já posso fazer o descarte de documentos em papel após a digitalização?

A resposta é simples e categórica: Sim, para a validade jurídica desde que respeitem as determinações legais e os padrões técnicos de digitalização e sim para o descarte se o documento não tiver valor histórico ou regulado por outras leis, caso contrário, não pode!

Concluindo

Todas essas regulações certamente trouxeram pontos positivos para a transformação digital, sustentabilidade e consciência ambiental, agilidade e redução de custos.

A Easy Doc acompanha diariamente tudo que há de tendência neste mercado e busca sempre agregar valor aos produtos e soluções aderentes a empresas dos mais variados setores focados em facilitar o dia a dia dos processos de negócio e da gestão documental, este é o nosso DNA.

A Easy Doc atende a muitas transportadoras e embarcadores, um documento que demanda muita pesquisa física são os Canhotos de Nota Fiscal e DACTE, com base legal no Decreto 10.278/2020 a Easy Doc tem a solução para dar valor jurídico a estes documentos digitalizados. Não é mais necessário o armazenamento físico deste documento” – comenta André Nyilas, CEO e Fundador da Easy Doc.

Se você quer conhecer mais sobre digitalização de documentos com validade legal, fale com um dos nossos especialistas, eles estão prontos para ajudar você e a sua empresa.

Transportadoras: a importância de gerenciar os comprovantes de entrega

Sua empresa lida corretamente com o preenchimento e armazenamento dos canhotos que comprovam a entrega?

Comprovantes de entrega e de qualquer espécie, em acordos de qualquer natureza, são essenciais enquanto aparato para garantir a transparência e a segurança para a concretização da negociação em conformidade com tudo o que foi proposto desde o início. Infelizmente, é bastante comum que muitas empresas não deem a devida atenção para estas pequenas garantias e abram brechas para sofrer sanções e prejuízos absolutamente desnecessários.

Preenchimento correto dos canhotos de entrega

O que deve conter nos canhotos de entrega para garantir a sua validade legal? Quem deve preenchê-los? Como armazená-los corretamente para que sejam encontrados sem perda de tempo? Responder a todas essas perguntas e encontrar uma forma ideal de Gestão de Comprovante é um grande desafio para várias empresas.

Em primeiro lugar, é importante esclarecer que: de acordo com a legislação brasileira, o canhoto (comprovante de entrega) precisa conter as seguintes informações: a declaração de recebimento da mercadoria, com a razão social do remetente, a data do recebimento das mercadorias, a identificação e assinatura do receptor e a expressão “nota fiscal”, com seu devido número de ordem.

Os canhotos devidamente preenchidos representam para o vendedor, a prova de que a entrega das mercadorias foi efetivada, pois ele contém a declaração expressa de que o adquirente recebeu as mercadorias constantes daquela Nota Fiscal e a sua assinatura confirma, de forma irretratável, o recebimento.

Armazenamento dos Comprovantes de Entrega

Além disso, os canhotos devem ser armazenados de forma a estarem disponíveis sempre que necessário, seja para a confirmação da efetivação da entrega, do tempo gasto ou qualquer outro dado requerido.

Solução

Devido à existência desta demanda, a Easy Doc desenvolveu uma Plataforma de Gestão Documental com soluções exclusivas para a Gestão de Comprovantes de entrega não somente para transportadores e embarcadores mas, para qualquer empresa ou tipo de documental, visando principalmente a redução de custos, melhoria dos processos e mais segurança, especialmente para contratempos judiciais.

Essa plataforma é completa e permite por meio de diversas soluções, gerir comprovantes e documentos de forma fácil, rápida e segura, na qual você pode acessar os seus canhotos dentro de um software de captura inteligente e intuitivo. Scanners customizados fazem a digitalização automática de até 2000 canhotos em uma hora! Um aplicativo, solução mobile, faz a digitalização do comprovante na ponta, ou seja, no ato da entrega, logo após que o adquirente recebe a mercadoria e assina o canhoto.

Esta estratégia de operacionalização poupa tempo da equipe e evita erros ocasionados por tarefas repetitivas. A plataforma Easy Doc garante a qualidade da imagem, valor legal e segurança em caso de extravio.

Vale salientar que o acompanhamento e a gestão dos documentos referentes às entregas, que, corretamente preenchidos, também fornecem informações relevantes para melhoria de processos e para a segurança da empresa. Afinal, a segunda via do Conhecimento de Transporte Eletrônico e os canhotos de entrega devem ser armazenados por um tempo mínimo de 5 anos, principalmente para consultas fiscais e a eliminação da possibilidade de penalidades como multas.

Volume

O enorme volume destes documentos, especialmente enquanto ainda estão em seu formato físico, quando mal geridos, possuem mais uma desvantagem: expõem dados importantes da empresa e de clientes ao acesso aleatório e, relembrando aqui, o grave risco de extravio, que afeta duramente a reputação de todo o negócio.

Por isso a Easy Doc a partir de um profundo conhecimento de mais de 12 anos em Gestão Eletrônica de Documentos e sobre o dia a dia das transportadoras e suas principais dores, traz para o mercado soluções que trazem mais produtividade, segurança e agilidade para sua operação.

Para conhecer melhor essas incríveis soluções para a Gestão de Comprovantes de Entrega, clique aqui, assista ao vídeo e veja na prática o funcionamento da plataforma, do app mobile e o dos scanners customizados.

Digitalizar Comprovantes de Entrega é a forma mais eficaz de melhorar a Gestão de Canhotos e a Gestão de Entregas

Digitalizar Comprovantes de Entrega
Scanners Customizados

Entenda como o processo pode ser feito de maneira simples e eficiente, melhorando a produtividade da sua empresa e a satisfação de seus clientes

Se em pleno 2020 sua empresa ainda trabalha no modo analógico, você precisa saber que está perdendo tempo e dinheiro em processos que já podem ser feitos em plataformas digitais, como por exemplo, digitalizar comprovantes de entrega, garantindo muito mais praticidade, segurança e agilidade às suas rotinas.

Uma dessas práticas é a gestão de canhotos. Você não precisa gerar gabaritos para digitalizar estes documentos, ou ainda, depender de processos lentos para a gestão de entregas de forma eficiente. Até porque, muitas vezes, no meio de todo o processo de retorno do comprovante de entrega, transporte e entrega de mercadorias, estes papéis acabam se perdendo.

Então, digitalizar comprovantes de entrega é a forma mais eficiente e segura de garantir que toda a documentação não se perca, mas é preciso contar com a ferramenta certa para que o processo seja verdadeiramente eficaz.

Como fazer para digitalizar os comprovantes de entrega?

A solução escolhida para digitalização de canhotos, por exemplo, deve contemplar desde pequenos, até grandes volumes, oferecendo a possibilidade de serem digitalizados no ato da entrega por meio de um aplicativo, em lotes ou individualmente, de forma centralizada ou decentralizada em filiais, centro de distribuição, transportadoras e possuir recursos como: indexação automática, manual, validação nas bases de dados e integração com sistemas TMS, ERP entre outros, para automatizar a baixa de entrega.

Soluções Easy Doc

A Easy Doc possui diversas ferramentas para garantir agilidade, segurança e eficiência em todo o processo de entrega, assegurando que os canhotos e outros documentos ficarão salvos em uma plataforma completamente segura: Easy Doc Capture, nosso software que pode. certamente, ser configurado para digitalização de qualquer tipo de documento, ou seja, torna todo o processo de gestão e controle de documentos e canhotos mais fácil, rápido e seguro, proporcionando maior produtividade.

Digitalize de 500 à 2.000 canhotos por hora, enquanto isso, reduza custos operacionais e, consequentemente, ganhos financeiros.

Como usar

Você pode fazer a captura de documentos em papel para a plataforma digital de diversas formas: diretamente pelo aplicativo Easy Doc Mobile (App de captura e indexação de documentos por smartphones, com rastreabilidade de todo o processo em tempo real), por meio de scanners customizados (a Easy Doc possui um exclusivo e patenteado adaptador de canhotos). Além disso, integrar outros sistemas ao Easy Doc, criando um HUB para capturar seus comprovantes de entrega automaticamente.

Segurança e Autenticidade

Os comprovantes digitalizados pelo Easy Doc Mobile ou Easy Doc Capture, são autenticados para dar valor jurídico ao documento digital. Para esclarecer melhor, após a digitalização, o sistema gera automaticamente um protocolo com a relação dos documentos, indicando o lote e caixa que foram armazenados, permitindo a rastreabilidade e, caso necessário, a localização física dos documentos, ou seja, processos manuais, prejuízos com extravio e retrabalho são desnecessários com o uso do Easy Doc Capture.

Como a gestão eficiente de comprovantes de entrega otimiza o trabalho e as rotinas administrativas das empresas

Gestão eficiente de comprovantes de entrega
Gestão eficiente de comprovantes de entrega

Processos digitais oferecem mais agilidade e segurança para empresas e clientes.

Para que sua a empresa cresça, se desenvolva e tenha o menor número de problemas fiscais e judiciais possível é preciso estar em dia com as obrigações financeiras. Fazer uma boa gestão eficiente dos comprovantes de entrega – de todos os tipos – é fundamental para garantir que esse processo aconteça de maneira efetiva.

Quanto maior o porte da sua empresa, quando se trata de rotinas diárias como transporte, compras, pagamentos, emissões e recebimento de mercadoria etc. maior é o volume de registros (comprovantes) gerados.

Precisamos levar em consideração que guardar esses comprovantes não é suficiente. É preciso também manter uma organização que seja prática, eficiente e permita que você localize o que for preciso de forma fácil, rápida, quando e onde quiser.

Por isso, manter esses documentos apenas no acervo físico pode impactar diretamente a qualidade e até a possibilidade do trabalho, especialmente se você, por qualquer emergência que seja, precise atuar de forma remota.

Como ser eficiente?

Uma forma prática e responsiva para a gestão eficiente de comprovantes de entrega é através da digitalização. Esse processo pode ser na ponta, ou seja, no ato da entrega com um aplicativo ou por scanners customizados, centralizado ou descentralizado em filiais, centros de distribuição, transportadoras ou ainda nos agentes.

Esse trabalho de forma geral vai acompanhado de outras tantas tecnologias e funcionalidades que otimizam não apenas a gestão dos comprovantes, mas o tempo empregado com essa atividade que, nos moldes tradicionais podem ser extraviados e gerar encargos em processos judiciais ou administrativos.

As soluções mais completas oferecem a integração desses comprovantes com softwares de inteligência artificial, capazes de tipificar e extrair, automaticamente, os dados de notas fiscais, canhotos, Dacte’s. Personalizado às regras de negócio de cada operação, facilitando a gestão de processos, acompanhamento em tempo real do status das entregas e dos comprovantes, backup, comprovação legal, armazenamento em nuvem e auditorias.

Então, para obter todas essas facilidades e evitar todos os problemas que a falta de gestão de comprovantes pode causar, você pode contar com um parceiro terceirizado. A Easy Doc oferece várias soluções integradas que garantem a gestão não apenas dos comprovantes, mas de todo o processo de entrega.

Alpargatas: case da Easy Doc é matéria da Information Management

Especializada em informações sobre novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo, a Revista Information Management publicou uma excelente matéria a respeito de um grande case de sucesso da Easy Doc: a Alpargatas, maior fabricante brasileira de calçados da América Latina.

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